淺談互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

董洋洋

摘要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷更新，目前已經(jīng)進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各行各業(yè)都逐漸應(yīng)用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。對(duì)于檔案管理而言，有效的使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以大大提升管理工作的效率。因此，本文分析了在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代當(dāng)中，檔案管理所面對(duì)的機(jī)遇，并且分析了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理所面臨的一些挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);檔案管理;機(jī)遇;挑戰(zhàn)

現(xiàn)階段，隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和人們生活以及工作息息相關(guān)，特別在工作過程當(dāng)中，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用可以更好的處理和存儲(chǔ)，進(jìn)而大大提升檔案管理的效率。然而，我們從當(dāng)前情況可以分析，我國(guó)許多企業(yè)在使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來管理檔案的過程中，都還存在許多問題，其嚴(yán)重對(duì)檔案管理的質(zhì)量以及效率產(chǎn)生影響。所以，深入分析互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案管理所面對(duì)的挑戰(zhàn)已經(jīng)迫在眉睫。因此，本文分析了在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代當(dāng)中，檔案管理所面對(duì)的機(jī)遇，并且分析了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理所面臨的一些挑戰(zhàn)。

一、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理的機(jī)遇

在企業(yè)當(dāng)中，檔案的管理尤為重要。它不但可以給管理人員的工作帶來強(qiáng)有力的參考，還能夠給企業(yè)的重要決策帶來支持。使用傳統(tǒng)手段來進(jìn)行檔案管理工作將會(huì)降低檔案管理人員工作效率，另外隨著企業(yè)規(guī)模越來越大，企業(yè)的員工也逐漸增多，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)也逐漸變多。在這種情況下，要管理的檔案也越來越多，其對(duì)檔案管理人員而言將會(huì)存在比較繁重的任務(wù)。在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代當(dāng)中，其給檔案的管理工作帶來比較大的機(jī)遇。它主要表現(xiàn)在了下面幾點(diǎn)：

1.對(duì)技術(shù)手段進(jìn)行不斷豐富

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理單一的手段進(jìn)行了根本改變，對(duì)管理技術(shù)手段進(jìn)行不斷的發(fā)展。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠更好的完成數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)、檢索以及輸入。當(dāng)要應(yīng)用其中一個(gè)檔案的時(shí)候，不能通過人工來一一翻閱檔案，其能夠直接在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)當(dāng)中來對(duì)需要的信息進(jìn)行檢索。這對(duì)檔案管理人員而言可以大大減小工作的強(qiáng)度。除此之外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不但能夠?qū)?shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲(chǔ)，還能夠?qū)σ纛l、視頻等進(jìn)行存儲(chǔ)，其存在多樣化的存儲(chǔ)形式。

2.拓展服務(wù)空間

伴隨著社會(huì)的快速發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)逐漸走向多元化，檔案管理的信息量得到了顯著增加，如果使用傳統(tǒng)的檔案管理方法，將會(huì)占用非常大的存儲(chǔ)空間，與此同時(shí)還會(huì)增加管理成本。而如果將檔案信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，不僅可以節(jié)約空間，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，還能夠完成對(duì)海量信息的存儲(chǔ)與管理，大大節(jié)約了存儲(chǔ)成本與管理成本。通過使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的遠(yuǎn)程服務(wù)，便于備案。

3.提高檔案時(shí)效

在新時(shí)期，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理可以明顯提高檔案的時(shí)效性，這也是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案管理帶來的最明顯的優(yōu)勢(shì)。由于社會(huì)在不斷進(jìn)步，企業(yè)的發(fā)展也在不斷變革，很多檔案內(nèi)容隨著時(shí)間的推移需要發(fā)生相應(yīng)變化，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以快速對(duì)檔案進(jìn)行更新，相比紙質(zhì)檔案來說更新速度更快，準(zhǔn)確性更高，并且隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，未來檔案管理的時(shí)效性將更加明顯。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

1.開放共享理念對(duì)組織結(jié)構(gòu)挑戰(zhàn)

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，檔案數(shù)據(jù)開放共享需要有著三個(gè)特點(diǎn)和要求。第一，零距離。檔案部門以及用戶間變?yōu)榫€上的零距離，從以往檔案單位單一方面的信息開發(fā)管理轉(zhuǎn)變成用戶個(gè)性化定制的檔案信息。所以，檔案數(shù)據(jù)生產(chǎn)線需要對(duì)應(yīng)出現(xiàn)變化。第二，中心化。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代能夠更好的完成分布式的管理，不管為組織內(nèi)部還為組織外部，所有的人都能夠利用第三方平臺(tái)來獲得以及繼承世界數(shù)據(jù)資源以及創(chuàng)業(yè)資本，其服務(wù)于一定數(shù)量用戶群體。除此之外，國(guó)家政策大力支持，進(jìn)而出現(xiàn)了許多微型的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)群體。所以，管理形態(tài)也受到比較嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

2.二位一體的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)開發(fā)模式的挑戰(zhàn)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)表現(xiàn)出生產(chǎn)者與開發(fā)者二位一體的發(fā)展趨勢(shì)，即每個(gè)人都是檔案數(shù)據(jù)的生產(chǎn)者，也可以是檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)者。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，再加之可穿戴設(shè)備的流行，每個(gè)人本身就是一個(gè)數(shù)據(jù)生產(chǎn)中心。如果說檔案就是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的原始記錄，人們?cè)诿看纬鲂小⑦\(yùn)動(dòng)、工作、醫(yī)療等活動(dòng)中產(chǎn)生的信息將被完整地記錄下來，最后由大數(shù)據(jù)平臺(tái)組成一個(gè)個(gè)特殊的小型檔案“庫(kù)房”。與此同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)的生產(chǎn)者也可以是檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)者，比如，每個(gè)人都可以對(duì)自己的微博、微信和博客等賬號(hào)數(shù)據(jù)進(jìn)行創(chuàng)建、編輯、發(fā)布和推廣等操作，檔案數(shù)據(jù)分散在虛擬化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，可自由生產(chǎn)，可自由管理，也可自由流通。

3.海量的信息用戶對(duì)服務(wù)方式的挑戰(zhàn)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案工作不斷融入經(jīng)濟(jì)、社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域之中，檔案數(shù)據(jù)開放成為社會(huì)利益驅(qū)動(dòng)下最大的公眾訴求。在商業(yè)管理領(lǐng)域，擁有有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)意味著擁有強(qiáng)大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力;在公共管理領(lǐng)域，政府機(jī)構(gòu)積累的海量數(shù)據(jù)成為無法估量的價(jià)值源泉;在信息服務(wù)領(lǐng)域，高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)是新媒體競(jìng)相引入的主要內(nèi)容源之一。與此相適應(yīng)，檔案服務(wù)對(duì)象從原先有特定查檔需求的個(gè)體擴(kuò)大至政府部門、企事業(yè)單位、社會(huì)組織和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)者等海量用戶群體，服務(wù)質(zhì)量要求也隨之提升到數(shù)據(jù)分析、個(gè)性化定制和對(duì)接用戶需求等層次。

三、結(jié)論

總之，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，對(duì)于檔案管理工作來說，只有明確自身存在的問題，轉(zhuǎn)變管理理念，同時(shí)積極引進(jìn)先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能真正提高檔案管理水平，使檔案管理工作滿足企業(yè)以及社會(huì)的發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)：

[1]李雪瑩.探析互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].現(xiàn)代營(yíng)銷（經(jīng)營(yíng)版），2018（6）：53.