現代企業檔案管理現狀及改進措施研究

崔嵐

摘 要：檔案管理是企業管理中的重要性的一環，嚴謹著記錄企業從成立到壯大，在我國，很多企業檔案管理仍處在不成熟階段，不重視、不專業、不規范，與企業發展速度不匹配，不滿足企業自身發展的客觀需要。本文從當前企業檔案管理歷史發展、現存問題及改進措施等方面進行論述，旨在為企業檔案管理更加程序化、專業化、科學化發展盡一份力。

關鍵詞：企業;檔案管理;改進措施

一、簡述我國企業管理制度發展歷程

1.建國后計劃經濟時期——檔案體制初現雛形。建國后我國各領域長期處于高度集中下的計劃管理模式，通過集中且管理模式為我國檔案管理奠定地基。宏觀方面表現為全國檔案工作將“集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于國家各項工作的利用”確立為基本原則;微觀方面表現為當時體制環境下，政府與企業是上下級關系，企業內各部門直接與政府對應部門對口設置，檔案管理以歸口管理模式，各部門直接接受政府上級對應部門的指導。

計劃經濟時期促進了我國企業檔案體制初現雛形，但歸口管理模式導致企業各部門檔案管理各自指定，缺乏統一管理，專業化、科學化有所欠缺。

2.計劃經濟轉型期——走向規范化、科學化。經過計劃經濟第一階段檔案管理宏觀模式的完善，我國企業檔案管理開始向程序化、專業化、科學化發展，這期間企業普遍業務水平、操作能力大幅提升，形成一套較為完善的檔案制度體系。檔案管理主動權從外部主管機關向檔案行政管理部門遷移，從“以條為主”向“以塊為主”轉化，以因地制宜為指導思想要求各地檔案行政管理部門幫助企業逐步建立集中統一管理的檔案管理工作體制。

3.社會主義市場經濟時期——回歸企業回歸市場。在全國經濟從計劃經濟向社會主義經濟改革大趨勢下，“國退民進”政府職能部門和企業的關系從管理走向監管，企業檔案管理的責任和權利順理成章的開始回歸企業，自主權掌握到了企業手中。自主不等同于任性，企業需根據自身實際情況，在遵守國家檔案相關法規、符合所有權歸屬并結合自身規模及管理方式情況下，制定與之對應的檔案管理制度。[1]

首先，企業檔案管理從集中向分散式管理發展，其次外包模式也逐漸形成，委托社會相關服務機構進行企業相關檔案管理業務。檔案管理正式回歸企業回歸市場。

二、現今企業檔案管理現狀及存在問題分析

1.部分企業對檔案工作重視程度欠缺。部分企業盲目注重主營業務發展，忽視企業檔案管理工作，導致檔案管理的基本配套規章制度、人員配置以及措施不足，淡化企業檔案建設和管理。企業上層管理人員對企業檔案管理的淡化和漠視，人力物力欠缺和資金配置嚴重不足，直接導致其企業內部檔案管理員工喪失責任感、工作積極性不強，最終影響了企業檔案管理的程序化和專業化。[2]

2.管理秩序混亂。由于重視程度不夠，相當多的企業檔案管理秩序較為混亂，缺乏專業、科學、規范的檔案管理規章和流程。在實際工作中的具體體現為：第一，在企業檔案管理工作上考核弱化，信息收集不完整，資源利用率嚴重不足;第二，整理不到位，由于管理崗位人員頻繁變動，未經過完整培訓即上崗，導致企業檔案管理沒有較為穩定統一的工作標準，影響了企業檔案管理的科學性和有效性。[3]

3.管理方式不與時俱進。企業檔案管理應隨著時代發展不斷改進，緊隨時代不斷改進。在信息化時代的背景下，很多企業檔案管理還未配置計算機管理，以傳統人工形式進行歸檔和整理，現代化程度不夠。尤其在中小企業，計算機管理普及更低，嚴重影響了相關工作效率，更不利于相關檔案資料全面且高效的查找，形成了檔案現代化普遍不高，未能做到與時俱進。

三、針對企業檔案現存問題改進探討

1.完善企業管理檔案制度。把企業檔案管理工作放到企業日常管理重要一環，是改善當前企業檔案管理的前提。企業檔案就像一部史書，見證企業的發展歷程，是企業的榮辱史。所以應提高將企業檔案工作完善、細化，制定完整的規章制度、工作流程以及考核標準，切實的將企業的檔案管理重視起來。企業應為檔案管理建立領導小組，指定切實可行的年度目標;搭配相關完整的工作制度、管理要求、督促力度;公司給與充足的資金、設備、培訓支持。簡而言之，就是公司企業領導對檔案工作高度重視;檔案管理部門既要爭取人、財、物的支持，更要加強檔案管理的人員管理、行動標準、檢查力度，提高企業檔案管理整體水平。

2.完善加強企業檔案管理制度。為使得企業檔案管理更加高效，企業應當實行可行且嚴謹的檔案管理制度，并不斷修正完善相關規章制度。嚴謹的制度對于改善企業檔案管理現狀及其重要。企業應該以《檔案管理整理規則》為依據，制定符合自身實際情況的規章制度，在實際工作中逐步對已經建立的企業檔案管理制度不斷改進，確保自身企業檔案檔案管理制度可以做到與時俱進，符合國家標準。同時，根據國家檔案管理保護相關規定和指導意見，企業要做好檔案設備配套的資金投入，設置專門的存放庫房，配備好防盜、防火、防潮、防有害生物等必要設施尤其對特殊載體檔案采取有效的安全防護措施重點保護。

3.緊跟時代，加強檔案信息化建設。全球化背景下，信息技術不斷更新、計算機再檔案管理中起到的作用越發重要，更成為促進企業檔案管理工規范化、現代化的重要途徑，為檔案管理正常開展提供了保障。企業若想提高企業檔案管理水平，就應緊跟時代，加大資金投入、引進先進的檔案管理技術和設備，開發相應檔案管理信息技術系統，從而提高檔案管理的專業性、科學性以及規范性。

在現代科技的推動下，信息化計算機技術已經逐步普及到企業檔案管理中。企業應當本著“加強上層建設、加強制度管理、加強信息建設”的原則，提升企業檔案管理在企業中的地位。具體應從管理規章制定及落實、人才儲蓄和培養、工作模式改良和考核等方案不斷學習改進。只有清楚深刻的認識到企業檔案管理的重要性的企業才能更好的推動企業檔案管理的進步和發展。

參考文獻：

[1]朱明慧.淺析我國企業檔案管理體制— —制度發展歷程[J].機電兵船檔案，2015（04）：30-32.