關于衛生健康檔案管理工作的幾點思考

韓芳

檔案是具有保存價值的各種形式和載體的珍貴歷史記錄，是領導決策的重要依據，是事業發展的重要支撐，也是科學研究、基礎建設等工作的可靠資料。做好檔案管理工作，充分開發利用好檔案資源意義重大。當前，隨著改革的不斷深化和信息技術的快速發展，給衛生健康系統檔案管理和開發利用提出了更高要求，也帶來了前所未有的機遇。下面是筆者從事衛生健康檔案管理工作的幾點思考。

一、領導重視是做好檔案管理工作的首要前提

檔案管理工作，由于其政績性不強，經濟效益不明顯等特點，往往不受重視，尤其是常常被單位或部門的主要領導忽略。事實上，任何一項工作如果得不到領導尤其是主要領導的重視，工作推進落實將大打折扣，甚至舉步維艱，在工作實踐中，也恰恰印證了這一點。就石家莊市衛生健康系統而言，近年來，檔案管理工作取得了顯著成效，12個獨立承擔檔案管理任務的委屬單位，已有11個單位達到檔案管理AAAA等級，占比91.7%，其中石家莊市衛生監督局更是達到檔案管理AAAAA等級，在全市乃至全省處于領先水平。總結回顧，石家莊市衛生健康系統在檔案管理方面，能夠在短短幾年內取得突破性進展，其中最重要的一個因素就是領導重視。一直以來，石家莊市衛生健康委歷任主要領導重視檔案管理工作，始終將檔案管理作為一項重要任務，年年納入年度重點工作臺賬，作為重要考核指標，做到了與其他重點工作同部署、同實施、同考核，為做好檔案管理工作奠定了堅實基礎。分管檔案管理工作的領導高度負責，定期調度檔案管理工作推進落實情況，經常邀請省市檔案局專家開展專業培訓和現場指導，不定期到委屬單位實地調研指導檔案管理工作，每半年選派專人進行檔案管理目標任務落實情況督查，發現問題立行立改，從全系統層面，有力有序推動檔案管理工作沿著良性發展的道路不斷前進。另外，委屬各單位主要領導高度重視檔案管理工作，領導班子專題研究經費保障、檔案室設置、硬件設備配置、軟件系統采購、專業專職檔案人員配備等工作，并專門成立檔案管理工作領導小組，由主要領導親自任組長，定期開會研究，持續推動落實。分管檔案管理工作的班子成員兼任檔案管理領導小組辦公室主任，專門負責抓好檔案管理工作。從領導層面建立完備的組織領導機構，并認真負責、積極主動推動工作落實，是做好檔案管理工作的首要條件。

二、軟硬件完善是做好檔案管理工作的堅實基礎

建設符合檔案管理標準的現代化軟硬件環境是檔案存放、管理、利用等最基礎的保障和支撐，必須從財力物力等方面予以保障。一是重點抓好檔案用房建設。當前，由于醫院檔案部門所產生的信息數據日益龐大、類型多樣，不僅涵蓋了醫院的歷史和當前各項管理工作，同時還包括了特色業務檔案，如住院病歷、門診記錄、科研教學、基建等檔案。因設備設施和存放空間受到極大限制，無法滿足存放要求，造成部分檔案沒有實現集中管理，為了改變這一現狀，石家莊市衛生健康委從檔案用房選址入手，按照建設標準，從房屋面積、承重、三分設、長期發展空間、防水、防潮等多方面，向委屬各單位提出了明確要求，并重點盯辦落實，各單位克服業務用房緊張的情況，積極配合，委機關和12個委屬單位均選配了建筑面積符合標準的檔案室，從根本上解決了檔案業務用房面積不足這一頑疾，為將來檔案管理留足了發展空間。二是全面完善內部設施。為了使檔案管理規范有序，形成標準化和程序化，近年來，石家莊市衛生健康委在各委屬單位資金預算合理范圍內分批分期推進，提升了檔案庫房、電腦硬件設施，信息系統軟件裝備等，逐步完成了檔案保管設施更新換代，90%以上的單位都設計采購安裝了標準的密集架，為檔案集中管理提供了有力支撐。另一方面，統一規定委屬各單位按照檔案室管理“十防”要求，配備相關設備，淘汰不達標的設備設施，全部更換為符合標準的設施，為檔案長期保存和開發利用提供了堅實保障。三是加快推進檔案管理信息化。當前，社會已步入“互聯網+”的時代，石家莊市衛生健康委主動適應社會信息化、網絡化、電子化的趨勢，把檔案信息化建設納入單位信息化建設總體規劃，逐步加快檔案管理信息化進程，加大檔案數字化力度，大力推進存量檔案數字化，增量檔案電子化。衛生系統病歷檔案查找利用較頻繁，涉及病歷檔案的人員多、范圍廣，鑒于此，2017年督促獨立承擔檔案管理任務的直屬單位組織統一招標，完成了檔案管理信息系統采購、安裝和使用，基本實現了各門類檔案快速查詢圖像數據庫，部分單位實現了檔案信息的全管控、全服務和智能化。提升了檔案現代化管理水平，為打造信息資源中心，進一步規范電子文件歸檔，積極推進文檔一體化，把檔案工作延伸至文件產生源頭，實現對電子文件的前端控制、集中保存創造了條件。通過推進檔案電子化發展，使得檔案開發利用率也大幅提升，利用者可以通過網絡，利用檔案信息資源，為深化檢索、查詢利用提供更大的便利，檔案作用和價值也得到極大發揮，并且提高現有各門類檔案資源的社會利用效益，促進資源的可持續利用，為促進事業發展發揮更加突出的作用。

三、建立專業的檔案工作者隊伍是做好檔案管理工作的關鍵因素

檔案管理專業性較強，需要專職人員予以保障，從各方面提升檔案工作者的專業水平，促進傳統技能與新技能的融合。從近年來石家莊市衛生健康系統檔案管理取得的成效來看，凡是達到AAAA及以上等級的單位，均配有2-3名專職檔案管理人員，而且從事檔案管理工作平均達到5年以上，經驗豐富、熟悉工作、精通業務，熱愛檔案管理工作，在檔案室建設、檔案室管理、檔案管理、檔案信息化、達標升級等方方面面發揮了中流砥柱作用。另外，各單位在配備專職檔案管理人員的同時，每個處室（科室）均至少明確1名檔案管理兼職人員，負責本處室（科室）檔案收集、整理、歸檔等工作，并協助檔案專職人員做好檔案信息化、達標升級等工作，在檔案管理工作中發揮著不可替代的作用。正是因為石家莊市衛生健康系統檔案專兼職人員配備齊整，形成檔案網格式管理，整體素質較高，業務能力突出等關鍵因素，為檔案管理工作不斷提檔升級提供了強有力的保證。

四、機制健全是做好檔案管理工作的重要保障

檔案管理涵蓋一個單位的所有部門，涉及環節多，牽扯面廣，如果沒有有效的工作機制和健全的工作制度作為保障，檔案管理工作將很難保證其延續性、科學性、高效性和規范性。石家莊市衛生健康系統從委機關到直屬單位，多年來在檔案管理工作推進過程中，不斷摸索完善管理制度和工作機制，形成了從檔案管理機構、管理網絡到職責分工，從檔案分類、預立卷、收集、整理、立卷歸檔到檔案移交、保管、借閱、利用、銷毀、信息化，從總的檔案管理制度到會計、基建、科研等專項管理制度等，每一項工作制度、工作機制專門集印成冊，檔案領導小組、檔案專職人員、檔案兼職人員、科室主要管理人員等人手一冊，并開展定期培訓和制度掌握情況考核，促進有關人員掌握檔案管理工作制度，為做好檔案管理工作提供了重要保障。

作者單位：石家莊市急救中心