《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第八章? 企業(yè)檔案信息化建設(shè)

二、電子文件的歸檔要求

8.2.2? 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)與電子文件一并歸檔。

電子文件的元數(shù)據(jù)（ metadata）指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。而背景信息（ context）則指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。由于電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息對(duì)維護(hù)電子文件真實(shí)性和憑證性有著重要的作用，而非通用格式的電子文件生成和閱讀都要借助專用軟件，因此這一條重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)電子文件歸檔時(shí)應(yīng)注意將元數(shù)據(jù)、背景信息以及生成非通用電子文件格式的軟件等“一并歸檔”。

8.2.3? 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。電子文件通用格式見(jiàn)GB/T 18894第6章。

由于電子文件對(duì)軟硬件有特殊要求，因此“易于識(shí)讀、遷移”就成為衡量電子文件歸檔后能否有效利用的重要指標(biāo)。所謂“易于識(shí)讀”，是指歸檔的電子文件能夠在通用的軟硬件環(huán)境下打開(kāi)并閱讀。所謂“遷移（ migration）”，是指將源系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過(guò)程。“易于遷移”也是指電子文件遷移方法和過(guò)程能夠在通用系統(tǒng)中進(jìn)行。要做到“易于識(shí)讀、遷移”，必須在電子文件歸檔時(shí)使用通用格式。

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）規(guī)定：文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式;掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式;視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式;音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

8.2.4? 電子文件應(yīng)經(jīng)鑒定、整理、審核后歸檔。電子文件的整理、鑒定與歸檔要求參見(jiàn)GB/T 17678.1和GB/T 18894。

8.2.5? 加密的電子文件歸檔時(shí)一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說(shuō)明文件一并歸檔。

8.2.6? 文件形成部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。

按照《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T 17678.1-1999）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）的規(guī)定，對(duì)電子文件的歸檔、整理和鑒定的要求是：

1.歸檔要求

（1）文件形成部門(mén)或信息管理部門(mén)應(yīng)定期把經(jīng)過(guò)鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門(mén)移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。

（2）在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)對(duì)歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。檢測(cè)內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無(wú)病毒感染等。

（3）加密的電子文件歸檔時(shí)一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說(shuō)明文件一并歸檔。

（4）文件形成部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。

（5）歸檔的電子文件由形成部門(mén)負(fù)責(zé)整理、編輯，并按要求寫(xiě)入光盤(pán)，檔案部門(mén)予以協(xié)助、指導(dǎo)。

2.整理方法

歸檔電子文件以件為單位整理。

（1）同一全宗內(nèi)的文書(shū)類電子文件按照年度——保管期限——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或保管期限——年度——機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等分類方案進(jìn)行分類。

（2）產(chǎn)品研制或工程設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的電子文件應(yīng)以產(chǎn)品型號(hào)、研究課題或建設(shè)項(xiàng)目為單元按電子文件類別分別保管。

①圖形、圖像類文件按產(chǎn)品隸屬或分類編號(hào)順序排列，由幾個(gè)產(chǎn)品組成的復(fù)雜產(chǎn)品，按總體、分系統(tǒng)、單機(jī)排列;建設(shè)項(xiàng)目按設(shè)計(jì)、施工、結(jié)構(gòu)、維護(hù)管理等順序排列。

②數(shù)據(jù)文件按計(jì)算、試驗(yàn)、設(shè)計(jì)等屬類進(jìn)行整理。同一屬類文件按自然形成規(guī)律排列。

③文本文件按文件及表格文件、軟件說(shuō)明等屬類進(jìn)行整理。

④計(jì)算機(jī)程序按形成時(shí)間順序排列。

（此部分未完待續(xù)）