軍工集團檔案資源整合與共享研究

周向陽

一、軍工集團檔案資源整合與共享的意義

軍工集團作為我國國防工業(yè)的支柱力量，代表了我國最先進的國防科技力量，其檔案資源作為大型軍工集團開展經(jīng)營管理、科研生產(chǎn)的原始記錄，具有門類和領(lǐng)域跨度廣、科技價值含量高、涉密程度深等特點。大型軍工集團檔案資源整合與共享，至少具有三個層次的重要意義：

（1）推動軍工集團檔案管理體系完善和管理水平提升

檔案利用是檔案工作的根本目的，而檔案資源是檔案利用的基本支撐。推動檔案資源整合和共享，涉及檔案資源“收、管、存、用”全流程，是以目標為導(dǎo)向的檔案管理體系整體優(yōu)化與完善，對于推動軍工集團檔案管理水平整體提升有著重要意義。

（2）為軍工集團運營和發(fā)展提供知識支撐

通過檔案資源的整合與共享便于軍工集團通過“檔案流”把控“業(yè)務(wù)流”，通過“檔案流”管窺“管理流”，進而完善企業(yè)管控手段和管理形式，推動企業(yè)經(jīng)營管理水平提升。同時，整合優(yōu)質(zhì)檔案資源，發(fā)揮資源集成優(yōu)勢，為軍工集團經(jīng)營管理、科研生產(chǎn)和改革發(fā)展提供科研參考和決策支撐。

（3）推動國家科技信息資源完善

隨著國家軍民融合戰(zhàn)略的不斷推進，軍工集團檔案資源是軍工科技成果轉(zhuǎn)化、發(fā)揮軍工集團社會效益的重要抓手。推動軍工集團檔案資源整合，對于完善國家科技信息資源，推動國家科技發(fā)展有著重要意義。

二、軍工集團檔案資源整合與共享基本原則

（1）統(tǒng)一管理原則

大型軍工集團總部負責(zé)對本集團檔案資源的整合與共享工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一布置，并確保所接收檔案資源的完整、準確、系統(tǒng)、安全。

（2）分級負責(zé)原則

集團總部、二級單位及其所屬成員單位分別對本單位形成和移交檔案資源的真實性、完整性、準確性、可用性、安全性負責(zé)。

（3）資源共享原則

軍工集團檔案資源管理應(yīng)遵循統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、規(guī)范管理、安全高效的原則，以實現(xiàn)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門、跨系統(tǒng)共享利用。

（4）安全保密原則

軍工集團涉及國家秘密范圍廣、程度深，具有高度的保密特性。在檔案數(shù)字資源的共享利用過程中必須把安全保密原則貫徹始終，避免檔案數(shù)字資源被篡改、損毀或違規(guī)傳遞，造成國家秘密泄露，對國家安全造成危害。

三、軍工集團檔案資源整合與共享整體框架

軍工集團檔案資源整合與共享應(yīng)以制度體系建設(shè)為主導(dǎo)、以檔案資源建設(shè)為核心、以系統(tǒng)平臺建設(shè)為手段、以安全保密體系建設(shè)為保障、以共享服務(wù)體系建設(shè)為目標，構(gòu)建軍工集團檔案資源整合與共享整體框架。

集團總部作為檔案資源整合與共享的牽頭單位，負責(zé)檔案資源整合與共享框架和內(nèi)容的詳細設(shè)計，負責(zé)編制檔案資源整合與共享總體規(guī)劃，明確資源整合與共享的實現(xiàn)路徑，開展集團檔案網(wǎng)絡(luò)部署和數(shù)字檔案館建設(shè)、制度體系建設(shè)，并組織檔案資源整合與共享具體實施。

集團各層級成員單位是檔案資源整合與共享的具體實施和實現(xiàn)單位，通過做好單位內(nèi)部檔案資源建設(shè)，不斷提高檔案數(shù)字化程度，積極開展單位內(nèi)部檔案制度體系建設(shè)，規(guī)范檔案業(yè)務(wù)開展，確保檔案資源質(zhì)量。同時，根據(jù)集團總部統(tǒng)籌部署，將檔案資源移交集團總部統(tǒng)一管理，提高集團資源集成度，以更好地發(fā)揮檔案價值和作用。

四、軍工集團檔案資源整合與共享實現(xiàn)路徑

（1）以制度建設(shè)為先導(dǎo)，統(tǒng)一檔案資源建設(shè)標準

軍工集團層級復(fù)雜，成員單位數(shù)量較多，主營業(yè)務(wù)和產(chǎn)品存在較大差別，產(chǎn)生的檔案信息資源種類多樣，格式標準不一，給檔案資源整合和共享帶來不小阻礙。軍工集團內(nèi)部應(yīng)從數(shù)字檔案館建設(shè)、電子檔案系統(tǒng)移交技術(shù)規(guī)范、目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)與著錄細則、電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范、電子檔案移交與接收辦法、電子檔案備份技術(shù)規(guī)范等方面統(tǒng)一檔案資源的分類編號規(guī)則、數(shù)據(jù)著錄規(guī)范和檔案數(shù)字資源元數(shù)據(jù)規(guī)范，以方便集團檔案資源平臺與下屬單位檔案管理系統(tǒng)之間進行數(shù)據(jù)傳輸。

（2）以資源建設(shè)為核心，明確資源整合基本模式

軍工集團的成員單位作為相對獨立的經(jīng)營單位，其自身檔案資源具有一定的體系和獨特性。檔案資源整合與共享的基礎(chǔ)是集團各單位首先做好自身檔案資源建設(shè)，豐富檔案資源種類、數(shù)量和質(zhì)量，才能為資源整合與共享奠定基礎(chǔ)。因此，軍工集團應(yīng)以國家檔案局10號令為標準，統(tǒng)一部署各成員單位的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限》擬制審批工作，完善各成員單位自身檔案資源體系建設(shè)，并研究構(gòu)建檔案資源整合基本模式，明確移交要求、移交方式、移交接收對象和移交范圍。移交范圍主要包括榮譽類檔案、重大活動類檔案、重大科研項目類檔案、重點產(chǎn)品類檔案、知識產(chǎn)權(quán)類檔案、固定資產(chǎn)投資項目檔案、企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案、其他具有保存和開發(fā)利用價值檔案等。檔案元數(shù)據(jù)應(yīng)當與檔案數(shù)字資源一起移交，并滿足準確性、完整性、可用性、安全性等檢測要求，檢測合格后方可移交。

（3）以數(shù)字檔案管理平臺建設(shè)為手段，構(gòu)筑集團檔案信息網(wǎng)絡(luò)

軍工集團地域跨度廣，檔案資源整合與共享將以數(shù)字檔案館建設(shè)為核心手段，主要為電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)滿足集團和各成員單位檔案管理需求，符合國家檔案局《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》要求，不僅滿足傳統(tǒng)載體檔案管理要求，更支持電子文件歸檔和電子檔案管理，通過電子文件“四性”檢測，具備“單軌制”管理能力。集團電子檔案管理系統(tǒng)可采用分布式布局方式，依托集團總部和各成員單位信息設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施分布式布置應(yīng)用系統(tǒng)和存儲系統(tǒng)，以統(tǒng)一的檔案應(yīng)用系統(tǒng)平臺，確保檔案資源格式和標準統(tǒng)一，便于資源整合和共享。

同時，依托軍工集團統(tǒng)一的國密網(wǎng)絡(luò)和商密網(wǎng)絡(luò)布局，構(gòu)筑集團檔案信息網(wǎng)絡(luò)。在國密網(wǎng)和商密網(wǎng)各部署一套電子檔案管理系統(tǒng)，定期將商密網(wǎng)數(shù)據(jù)移交至國密網(wǎng)，在國密網(wǎng)內(nèi)實現(xiàn)集團檔案資源的集中統(tǒng)一管理。對于國密網(wǎng)和商密網(wǎng)同時覆蓋的單位，將電子檔案管理系統(tǒng)部署在國密網(wǎng)上，該單位職工可根據(jù)密級和需要查閱涉密或非密檔案數(shù)據(jù);對于僅有商密網(wǎng)覆蓋的非涉密單位，將電子檔案管理系統(tǒng)部署在商密網(wǎng)上，該單位職工僅可根據(jù)需要查閱非密檔案數(shù)據(jù)。

（4）以安全保密為保障，確保系統(tǒng)平穩(wěn)資源安全

軍工集團涉密范圍廣、涉密程度深，檔案資源作為軍工集團經(jīng)營管理和科研生產(chǎn)過程結(jié)果的原始記錄，往往涉及國家秘密。構(gòu)建“人防、技防、安防”三位一體的安全保密工作體系，確保電子檔案管理系統(tǒng)運行平穩(wěn)和檔案資源保管安全。

一是要嚴格按照相關(guān)保密標準規(guī)范，完成電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)，確保無系統(tǒng)漏洞，加強系統(tǒng)防護，在經(jīng)過國家保密測評后，才能上線使用，開展檔案資源移交與接收工作;二是要做好檔案資源備份，采用符合國家標準的備份介質(zhì)，發(fā)揮軍工集團地域跨度廣的優(yōu)勢，開展本地備份和異地備份，對電子檔案管理系統(tǒng)主要運行程序、數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)等進行備份，并進行應(yīng)急演練;三是要做好檔案資源共享利用中的權(quán)限控制，軍工集團檔案資源整合后，對檔案利用需求進行分級分類管理，要對發(fā)起人的密級、隸屬單位、崗位職務(wù)、業(yè)務(wù)類別、知識產(chǎn)權(quán)要求等進行全面限制，不能僅僅依據(jù)單一標準，例如密級符合就開放利用權(quán)限，真正做到最小化涉密檔案資源知悉范圍，確保國家秘密安全。

（5）以共享服務(wù)為目標，創(chuàng)新檔案資源利用方式

檔案資源共享和利用是檔案資源整合的根本目的，創(chuàng)新檔案資源利用服務(wù)方式，才能最大化檔案資源價值。在提供目錄類檢索、全文檢索、在線瀏覽、在線下載、離線利用等傳統(tǒng)被動檔案利用方式基礎(chǔ)上，深入挖掘檔案資源價值。檔案資源整合后，檔案資源的數(shù)量、質(zhì)量和覆蓋程度躍升，能夠為檔案創(chuàng)新編研提供豐富的素材。要利用大數(shù)據(jù)、云計算等先進技術(shù)，挖掘全集團檔案利用需求特點，有針對性地開展檔案專題編研工作?？梢詮摹凹夹g(shù)、人物、活動”三個維度開展檔案編研，展現(xiàn)軍工集團艱苦奮斗、科技興軍、保衛(wèi)國防的光輝歷程，增強企業(yè)凝聚力與向心力。

同時，要緊跟網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展潮流，利用搜索引擎、數(shù)據(jù)分析、機器學(xué)習(xí)等技術(shù)，去除被動的“物的傳遞”，實現(xiàn)主動的“信息的傳送”，甚至是“知識的傳達”。建立點對點服務(wù)、面對面服務(wù)，實現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路，用戶少跑路”，建立智能化檔案資源共享服務(wù)手段和體系化、專業(yè)化的檔案資源服務(wù)模式，為軍工企業(yè)科研生產(chǎn)提供堅強的支撐。

參考文獻：

[1]譚銘志.大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息服務(wù)與創(chuàng)新研究[J].檔案時空.2017（06）

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作者單位：中國電子科技集團有限公司