淺談如何加強(qiáng)體育賽事電子檔案管理

宋婷婷

秦皇島市作為舉辦過奧運(yùn)會(huì)和亞運(yùn)會(huì)的體育名城，每年開展的體育活動(dòng)約110余項(xiàng)，產(chǎn)生了大量檔案資料。隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)的發(fā)展，檔案載體也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)向電子數(shù)碼方面發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子檔案。目前秦皇島市體育局保存有體育賽事電子檔案光盤200余張、音像資料500GB，真實(shí)記錄和再現(xiàn)了體育賽事的整個(gè)過程與各方面情況，在指導(dǎo)、協(xié)調(diào)全市競(jìng)技、群眾體育活動(dòng)，組織運(yùn)動(dòng)員赴全國(guó)各地參加比賽，主辦、承辦各項(xiàng)大型體育賽事，全面貫徹實(shí)施全民健身計(jì)劃等方面發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。為了加強(qiáng)對(duì)體育賽事電子檔案的管理，形成了一套完整體系和制度，充分發(fā)揮檔案作用為賽事服務(wù)。

一、領(lǐng)導(dǎo)重視，建立健全各種管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓，建立健全科學(xué)的管理制度對(duì)加強(qiáng)檔案工作意義重大。一是明確分管領(lǐng)導(dǎo)，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案管理工作，并將檔案工作列入議事日程。對(duì)檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、庫(kù)房建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、所需經(jīng)費(fèi)等方面發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)研究解決。二是制定符合單位檔案特點(diǎn)的檔案管理辦法并納入機(jī)關(guān)管理制度中。建立了文件收集歸檔制度，檔案保管、整理、利用、保密、統(tǒng)計(jì)、利用和鑒定銷毀、檔案庫(kù)房管理、電子檔案管理等專項(xiàng)制度。制定了符合本單位特點(diǎn)的檔案歸檔制度，以保證歸檔文件的齊全、完整。由于制度完善，檔案工作做到了有法可依，有章可循，逐步實(shí)現(xiàn)了依法治檔。三是明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、保管、利用。局里明確一人負(fù)責(zé)檔案工作，其他社團(tuán)設(shè)置一名兼職人員負(fù)責(zé)本部門體育賽事檔案工作。遇到重大賽事，則直接派人全程參與收集。四是實(shí)行績(jī)效管理，制定明確的崗位績(jī)效目標(biāo)。明確職責(zé)和任務(wù)及完成時(shí)限，保證賽后及時(shí)收集、歸檔，確保檔案齊全完整，并進(jìn)行規(guī)范整理，最后由局檔案室統(tǒng)一保管。并將此項(xiàng)內(nèi)容作為工作人員的評(píng)先及獎(jiǎng)懲依據(jù)。

二、增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高服務(wù)理念

檔案意識(shí)，是指人們對(duì)于檔案和檔案工作在國(guó)民經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)生活各個(gè)方面所起作用、所處地位的認(rèn)識(shí)。檔案意識(shí)的強(qiáng)弱，直接影響著人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)程度。一是結(jié)合檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作，將檔案工作納入議事日程，得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，使檔案工作準(zhǔn)確清晰、健康發(fā)展。二是領(lǐng)導(dǎo)帶頭做好體育檔案資料的歸檔工作，將外出參加外地舉辦賽事的活動(dòng)手冊(cè)、宣傳資料以及采集到的視頻資料及時(shí)交檔案部門作為檔案資料進(jìn)行保管。三是樹立“為國(guó)守史、為黨管檔”意識(shí)。每年利用國(guó)際檔案日及法制宣傳日，開展《檔案法》宣傳教育，提高社會(huì)的檔案意識(shí)。通過舉辦展覽、培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)、交流經(jīng)驗(yàn)等方式提高工作人員的檔案意識(shí)，增強(qiáng)從事檔案工作的自豪感和榮譽(yù)感。

三、完善設(shè)備設(shè)施，提供物質(zhì)保障

秦皇島市體育局十分重視體育賽事電子檔案工作，為電子檔案的保管提供強(qiáng)有力的物質(zhì)保障。一是按照電子檔案管理要求設(shè)立專門的檔案室，并按照庫(kù)房“八防”標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格進(jìn)行管理。二是配備與各部門相互兼容的計(jì)算機(jī)及操作系統(tǒng)，保證歸檔的電子文件有效識(shí)別。三是購(gòu)置檔案柜、空調(diào)、防磁柜、消毒機(jī)等設(shè)施設(shè)備，專門用于聲像、電子檔案的保管。

四、科學(xué)分類，規(guī)范管理

為規(guī)范管理每年產(chǎn)生的大量體育賽事檔案，首先進(jìn)行科學(xué)分類。按照比賽項(xiàng)目結(jié)合年度的整理方法對(duì)體育賽事檔案進(jìn)行分類，并劃分保管期限。整理過程中遵循檔案的形成規(guī)律，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。其次將整理好的檔案分門類錄入計(jì)算機(jī)，錄入時(shí)嚴(yán)格按照著錄規(guī)范進(jìn)行，確保不漏項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)檢索，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，提高了查全率、查準(zhǔn)率。同時(shí)按照檔案信息化要求，對(duì)非電子檔案進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)資源共享。再次按照檔案的內(nèi)容及載體分類保存。按照文件、照片、影片、光盤及實(shí)物等分類保存。最后，電子檔案至少制作兩套，一套用于封存保管，一套用于平時(shí)利用。同時(shí)對(duì)入庫(kù)的電子檔案每?jī)赡赀M(jìn)行一次抽檢，抽檢率要不低于40%，確保發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)補(bǔ)救。

五、發(fā)揮參考作用，為社會(huì)服務(wù)

檔案工作的最終目的就是為了利用。體育賽事電子檔案是重大體育活動(dòng)過程中直接形成的具有保存價(jià)值的錄音、錄像等，真實(shí)記錄了比賽的各個(gè)環(huán)節(jié)。由于賽事電子檔案客觀真實(shí)、體積小攜帶方便、可以多次復(fù)制并反復(fù)利用也不損失其原貌的特點(diǎn)，可以隨時(shí)隨地滿足多人同時(shí)對(duì)同一檔案的需求，提高檔案的利用率，最大限度發(fā)揮檔案的作用。

秦皇島市體育局在進(jìn)行大型賽事組織之前，都調(diào)取往年的比賽錄音、錄像，詳細(xì)分析各環(huán)節(jié)設(shè)置的特色及應(yīng)注意改進(jìn)的問題，吸取比賽中的教訓(xùn)，總結(jié)相關(guān)重大體育賽事舉辦經(jīng)驗(yàn)，制定更加完備的賽事工作計(jì)劃，達(dá)到事半功倍的效果。如2018年秦皇島國(guó)際馬拉松暨全國(guó)馬拉松錦標(biāo)賽，查閱前幾年馬拉松賽事電子檔案資料，參考之前馬拉松賽前準(zhǔn)備、賽中運(yùn)營(yíng)及賽后收尾工作，掌握有效數(shù)據(jù)，制定《2018年馬拉松總體工作方案》《目標(biāo)責(zé)任分解表》《倒排工期表》，為此次馬拉松成功舉辦打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

利用賽事電子檔案進(jìn)行宣傳。我們利用賽事電子檔案制作成宣傳片，在電視、微信、微博等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上播放。通過真實(shí)再現(xiàn)賽事過程中的各種奮勇拼搏、激勵(lì)人心的場(chǎng)景，來豐富和拓展秦皇島體育名城的內(nèi)涵，成為宣傳賽事、擴(kuò)大賽事影響力的有利武器。為推介秦皇島，宣傳秦皇島起到了很好的社會(huì)效果。

六、加強(qiáng)體育社團(tuán)管理，規(guī)范賽事活動(dòng)檔案

秦皇島市體育局按照體育社團(tuán)發(fā)展的總體要求，推進(jìn)“放管服”改革，實(shí)現(xiàn)行政監(jiān)管、誠(chéng)信自律與社會(huì)監(jiān)督有效結(jié)合。制定體育社團(tuán)賽事管理辦法，加強(qiáng)業(yè)務(wù)主管單位對(duì)社團(tuán)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)活動(dòng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和賽事的跟蹤管理。不斷完善賽事活動(dòng)管理體制和運(yùn)行機(jī)制，保證賽事檔案歸檔齊全完整。利用檔案服務(wù)“體育+”和“+體育”，推動(dòng)體育與文化、旅游、衛(wèi)生、教育、健康、養(yǎng)老等深度融合，促進(jìn)體育與相關(guān)領(lǐng)域形成相互包容、相互融合的發(fā)展新格局，助推沿海強(qiáng)市、美麗港城和國(guó)際化城市建設(shè)。

體育賽事電子檔案就是為了更好地服務(wù)賽事，提高賽事水平。在如何加強(qiáng)賽事檔案管理和服務(wù)理念上不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，以適應(yīng)新形勢(shì)下體育賽事電子檔案的管理。

作者單位：秦皇島市體育局