醫(yī)院依法管檔存在問(wèn)題及其策略

張林旺 張璇

一、醫(yī)院依法管檔的現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展不同時(shí)期所形成的具有保存價(jià)值的原始材料，能真實(shí)全面的反映醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程，對(duì)開展科學(xué)研究、人員管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、院志編纂、處理醫(yī)療糾紛等工作有著重要的借鑒和指導(dǎo)意義。按照形成的部門劃分，醫(yī)院檔案一般分為病案、文書檔案、人事檔案、黨員檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、科研檔案、器械檔案、聲像檔案等，檔案的載體日趨多元化。

目前，絕大多數(shù)醫(yī)院對(duì)檔案按照管理體制和組織原則進(jìn)行管理，除專業(yè)檔案外，醫(yī)院檔案實(shí)行統(tǒng)一收集、整理、集中保管，做到能收盡收、能歸盡歸，有效保證醫(yī)院檔案的完整性和延續(xù)性。醫(yī)院針對(duì)檔案管理制定了部分規(guī)章制度和操作規(guī)范，指導(dǎo)檔案工作人員做到檔案的有序、完整和安全;醫(yī)院不定期派出檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)前沿知識(shí)，提升業(yè)務(wù)本領(lǐng)。通過(guò)對(duì)檔案資源的開發(fā)和利用，為醫(yī)院相關(guān)工作的開展提供便捷、有效、及時(shí)的服務(wù)。醫(yī)院檔案管理工作信息化的初步實(shí)現(xiàn)，使得檔案信息錄入和管理更加便利。

近年來(lái)，隨著依法治國(guó)理論體系不斷發(fā)展完善，國(guó)家法制建設(shè)不斷深入，醫(yī)院管理的科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)進(jìn)一步增強(qiáng)，管理標(biāo)準(zhǔn)和水平得到提升，對(duì)醫(yī)院檔案依法管理的要求也持續(xù)提高。應(yīng)該看到，醫(yī)院依法治檔工作中尚存在諸多問(wèn)題亟待解決。解決好這些問(wèn)題，事關(guān)新時(shí)代醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

二、醫(yī)院依法治檔工作存在問(wèn)題

1.醫(yī)院檔案管理制度規(guī)定不完善，依法管檔的依據(jù)比較少

依法管檔，完善的規(guī)章制度是先行條件。醫(yī)院制度文件形成往往具有滯后性，雖然各醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中相繼出臺(tái)了檔案管理的相關(guān)制度規(guī)定，但是由于制度滯后性，造成在檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題后才跟進(jìn)相關(guān)制度，制度形成滯后于現(xiàn)實(shí)需求。醫(yī)院檔案管理制度與醫(yī)院實(shí)際結(jié)合不夠緊密。國(guó)家層面出臺(tái)的《中華人民共和國(guó)檔案法》《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等相關(guān)檔案法律法規(guī)，醫(yī)院在學(xué)習(xí)、貫徹過(guò)程中結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況的程度也不夠，對(duì)相關(guān)法律精神領(lǐng)會(huì)不全面。醫(yī)院檔案管理制度文件不夠系統(tǒng)，醫(yī)院檔案管理制度，如病歷檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案自成體系，尚未很好整合以形成統(tǒng)一的管理體系，這無(wú)形中給依法管檔增加了難度。

2.醫(yī)院依法管檔的組織體系不完善

醫(yī)院檔案管理組織體系不健全，不少醫(yī)院即使建立了管理領(lǐng)導(dǎo)小組卻形同虛設(shè)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，致使檔案管理上投入不足，設(shè)備更新緩慢，場(chǎng)地面積狹小，檔案管理人員配備不強(qiáng);相關(guān)檔案管理組織運(yùn)行不暢，檔案的整理、收集、存檔、保存等環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)不順暢，存在檔案收集、分類難度大，保存不完整，存在泄密、失火、失盜等方面的隱患;檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，不少人員均為非本專業(yè)改行人員，或?yàn)榧媛毰R時(shí)從事檔案管理，工作人員專業(yè)培訓(xùn)缺乏的現(xiàn)象普遍存在。

3.檔案整理人員法律意識(shí)和素質(zhì)不夠高

由于醫(yī)院檔案管理人員往往不是檔案管理專業(yè)出身，多為轉(zhuǎn)崗或者兼職，因而缺乏對(duì)《檔案法》《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)制度的領(lǐng)會(huì)掌握;醫(yī)院對(duì)檔案管理人員的法制教育滯后，較少常態(tài)化地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育、法制教育，造成其對(duì)依法管檔認(rèn)識(shí)不夠;醫(yī)院對(duì)檔案管理人員的獎(jiǎng)懲機(jī)制不健全，對(duì)于遵守相關(guān)法規(guī)制度，依法管檔的管理人員沒(méi)有必要的獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)，對(duì)于泄密、違反檔案管理相關(guān)規(guī)定人員的必要懲治跟進(jìn)不及時(shí)，造成檔案管理人員依法管檔的重視度不強(qiáng)。

4.醫(yī)院檔案整理體系尚未建立完善的協(xié)同機(jī)制，檔案質(zhì)量不穩(wěn)定

醫(yī)院檔案種類較多，涉及科室較多，各科室負(fù)責(zé)收集整理檔案材料的人員素質(zhì)不一，對(duì)于《文件材料歸檔范圍及保管期限表》理解程度不統(tǒng)一，造成移交到檔案室的文件材料質(zhì)量參差不一，標(biāo)準(zhǔn)混亂，對(duì)后續(xù)的檔案分類、整理及歸檔工作造成難度。醫(yī)院各相關(guān)科室沒(méi)有落實(shí)專人負(fù)責(zé)文件材料的收集和整理，各個(gè)科室的檔案管理人員缺少統(tǒng)一法規(guī)教育培訓(xùn)，加之溝通協(xié)調(diào)不夠，進(jìn)一步增加了醫(yī)院檔案依法管檔、統(tǒng)一管理的難度。

三、對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院依法管檔工作中存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

1.建立健全醫(yī)院檔案管理制度，使檔案工作有法可依

依法管檔，必須有法可依、有法可循。醫(yī)院要根據(jù)新時(shí)期檔案工作管理要求，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，把檔案管理制度建設(shè)當(dāng)做工作重點(diǎn)來(lái)抓，有預(yù)見性地制定出臺(tái)檔案管理制度規(guī)定。根據(jù)《檔案法》《檔案文件整理規(guī)則》制定符合醫(yī)院實(shí)際的制度規(guī)定，逐步形成檔案管理工作制度體系，建立必要的監(jiān)督制約機(jī)制，以制度規(guī)范工作、約束行為，嚴(yán)格檔案依法管理的工作機(jī)制和流程。統(tǒng)籌醫(yī)院檔案管理相關(guān)制度，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，避免出現(xiàn)各類檔案“各自為政”的現(xiàn)象。

2.設(shè)立專門組織機(jī)構(gòu)，明確機(jī)構(gòu)職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度規(guī)定，履行依法管檔責(zé)任

依法管檔要有法必依。強(qiáng)化醫(yī)院依法管檔工作領(lǐng)導(dǎo)小組責(zé)任落實(shí)，真正發(fā)揮指導(dǎo)督促作用，把各項(xiàng)檔案制度規(guī)定落到實(shí)處。從領(lǐng)導(dǎo)層面入手，強(qiáng)化檔案法治教育，增強(qiáng)依法管檔意識(shí)。與醫(yī)院工作同部署、同考核，定期開展檔案工作抽查督導(dǎo)工作，對(duì)于檔案工作中違反相關(guān)法律法規(guī)、制度規(guī)定的行為嚴(yán)肅追責(zé)問(wèn)責(zé)，督促整改到位。明確工作小組內(nèi)各科室職責(zé)，理順相關(guān)關(guān)系，做好檔案收集、移交、整理、督導(dǎo)檢查等工作的協(xié)調(diào)配合。加大專門檔案管理人才培養(yǎng)力度，加強(qiáng)工作技能學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，全面提高檔案專業(yè)素質(zhì)。

3.開展法制教育培訓(xùn)，提高檔案工作人員法規(guī)素養(yǎng)

邀請(qǐng)醫(yī)院法律顧問(wèn)為檔案工作人員講解《檔案法》等相關(guān)法律，引起檔案工作人員對(duì)依法管檔的重視。派出人員參加檔案專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)科學(xué)的依法管檔經(jīng)驗(yàn)，轉(zhuǎn)變檔案工作認(rèn)識(shí)，在工作中提高檔案法律素質(zhì)。加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案工作人員的法制教育，不定期舉辦檔案依法管理專題培訓(xùn)，宣傳解讀檔案相關(guān)法律、法規(guī)、政策制度，增強(qiáng)法治意識(shí)。定期開展檔案工作考核，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，把守法、尊法、用法作為重點(diǎn)考核內(nèi)容，使檔案法治意識(shí)入腦入心。由淺入深地樹立檔案工作人員的依法管檔意識(shí)，促進(jìn)醫(yī)院依法管檔工作的持續(xù)深入實(shí)施。

4.理順檔案管理工作協(xié)同機(jī)制，健全完善開發(fā)利用體系

（1）各科室協(xié)同配合，理順檔案依法管理程序

檔案工作的開展離不開各科室的協(xié)同配合，從文件形成、收集整理、歸檔保管、借閱登記等多個(gè)環(huán)節(jié)都需要多個(gè)部門配合協(xié)調(diào)。醫(yī)院應(yīng)站在全局的高度，指導(dǎo)出臺(tái)全院性文件，要求各科室按照醫(yī)院檔案管理相關(guān)規(guī)定，積極配合檔案收集整理工作，保證檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的順暢、高效。各科室要高度重視檔案管理工作，認(rèn)真梳理文件材料，真正做到各項(xiàng)資料收集齊全;嚴(yán)格檔案材料的篩選整理，保證文件資料的真實(shí)性;按照類目做好檔案材料的分類整理，便于查找借閱;借閱時(shí)做好登記，對(duì)于借閱時(shí)間較長(zhǎng)的檔案要及時(shí)問(wèn)詢。

（2）做好檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)升級(jí)，依法推進(jìn)信息化服務(wù)

醫(yī)院實(shí)行檔案管理系統(tǒng)信息錄入和管理，大大減輕了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率和準(zhǔn)確率，緩解了聲像檔案、電子檔案等多元化載體的儲(chǔ)存壓力。應(yīng)當(dāng)指出，依法保障網(wǎng)絡(luò)信息安全是依法治國(guó)必不可少的組成部分，要定期對(duì)醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)開展維護(hù)升級(jí)，有效提高系統(tǒng)安全系數(shù)，促進(jìn)檔案管理不斷向數(shù)字化、信息化、安全化邁進(jìn)。

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作者單位：河北省榮軍醫(yī)院