多查 多思 多改

張英輝

今年以來，隨著省檔案館“業務提升年”各項工作的順利推進，《河北省檔案館指南》的修訂工作已全面啟動。編寫好《檔案館指南》是省館業務建設總體規劃，也是國家檔案局業務測評提出的整改要求。全宗介紹作為《檔案館指南》的基礎，是《檔案館指南》的重點和主要部分，沒有高質量的全宗介紹，編寫出高水平的《檔案館指南》就無從談起。省檔案干部培訓中心承擔了24個全宗介紹的編寫任務。經過編寫省直有關單位的全宗介紹，談以下幾點粗淺體會：

一是多查。在編寫全宗介紹過程中堅持多查，有多方面的原因。一方面，每個單位在它成立、撤銷或更改等機構演變過程中，都會留下相應的文字材料，有的保存齊全、完整，查找起來比較容易。但也有相當一部分，由于機構變動頻繁，檔案整理基礎較差，編寫起來就需要多查多找。如河北省省直某個單位的全宗，一本目錄，永久、長期、短期的攙雜在一塊，排列不按組織機構、不按年代、也不按類別，該單位主要職責的文件，經反復查找后，才在全宗的最后一卷找到。又如在編寫河北省國稅局、地稅局全宗介紹時，發現只有1994年以后的檔案資料，查找幾遍，也沒有找到立檔單位機構沿革和全宗歷史方面的材料，詢問在稅務工作的朋友，也是一知半解，說不清楚。我先試著在國家稅務局官網進行查找，找到這樣一段文字：1949年11月，政務院確定建立副部級稅務總局，由此，才弄明白稅務機構的成立時間。我又在河北省國家稅務局官網查找有關我省稅務機構的歷史沿革，但沒有找到有價值的信息。檔案是歷史的真實紀錄，因此在全宗介紹中所引用的資料，都必須真實可靠，經過認真考證，符合歷史的實際。為此，經過多方聯系溝通，終于在《稅務志》的資料上有了新的發現：河北省的稅務機構和管理體制大致分為兩個時期：一是財稅合設與分設時期。1970年2月，河北省成立財金局，設稅務組負責全省稅收工作。二是稅務系統垂直管理時期。1989年3月，省政府下發《關于堅持依法治稅強化稅收管理的通知》，決定自1989年1月1日起，全省稅務系統實行上級稅務機關和同級政府雙重領導，以稅務系統垂直領導為主。1994年，河北省實行分稅制財政管理體制，在這種條件下將過去的稅務局分為國家稅務局和地方稅務局。由此，經過多方查找，終于明白了國稅局、地稅局館藏檔案為什么沒有1994年以前獨立的檔案資料。

在編寫全宗介紹時堅持多查還有另外一個原因，有些立檔單位不注意保持檔案的完整性，向省檔案館采取選擇性、有保留地移交檔案造成的，遇到這些問題，解決的辦法只能是通過多調卷，或是通過查找省編辦有關文件進行論證，所以，幾乎每寫一篇全宗介紹，都不得不多查多看很多資料。

二是多思。編寫全宗介紹對我來說，是一項新工作，做起來困難很多。經過學習全宗介紹方面的基本知識，掌握了全宗介紹大都有立檔單位的歷史沿革、檔案的完整程度和整理情況、檔案的主要內容等組成。

在編寫全宗介紹的過程中，我了解到，有的立檔單位，檔案數量龐大，如果按照常規的編寫方法，該單位的全宗介紹編寫下來就會產生很大的篇幅。對反映立檔單位主要職能和活動的檔案要力求精練、簡明。因為一個單位往往有多項主要職能，每年的工作重點不同，若將反映主要職能的檔案詳細介紹，勢必會增加全宗介紹的篇幅，易使利用者只見樹木，不見森林，難以從整體上利用檔案、分析檔案，給利用者帶來查詢上的不便，就不會起到應有的作用。只有既反映立檔單位某一主要職能，又具有全省、全國影響的歷史事件或知名人物（如館藏的建國初期發生在我省的劉青山、張子善案件，被稱為新中國第一大案），或具有地方特色和重要科研價值的檔案，或館藏年代久遠和特殊載體的檔案，才作為重點詳細介紹。

在編寫某單位的全宗介紹時，還發現有的單位案卷標題不能準確揭示檔案內容，甚至出現錯字漏字，忽略了某些需要歸納的重要的東西;有的證明同一件事的文件被分散在幾個案卷中，特別在歷次政治運動中保留的檔案，幾經反復，組卷時難免混亂，而檔案內容介紹又要求編寫者提供準確的查檔線索，因此工作中就需要認真加以思考和權衡，除了認真翻閱每一個案卷全宗目錄外，還應多調閱一些案卷，力求深入檔案，較為徹底的了解檔案內容。

在全面了解檔案內容的基礎上，就需要對其準確總結、科學分類（綜合類、黨務人事類、業務類、財務類等等），才能使這些材料眉目清楚、主次分明，讓利用者一目了然。因此，在全宗介紹編寫中更要重視思考，只有深刻而全面的思考，才會有新的發現，才有可能避免許多可以避免的失誤。

三是多改。有人可能會說“寫全宗介紹有什么，不就是查查目錄，把有關的文件資料摘抄下來么，湊到一塊就大功告成了么。”誠然，摘抄是必要的，但摘抄只是全宗介紹編寫過程中的最基礎的準備工作，只是給編寫工作提供必要的依據和參考，從編寫到成品全宗介紹，中間需要投入大量的、復雜的勞動。這些勞動主要包括：從大量的目錄或案卷中選擇摘抄出可以利用的部分，章節內容的增加和刪減、語意表達的反復修改等等，最終形成經得起利用者和歷史的檢驗的全宗介紹。

結合省檔案館去年開展的“解放思想、創新機制、轉變作風、提升能力”大討論活動的成果轉化，作為全宗介紹的編寫者，只有牢固樹立為利用者服務的思想，站在利用者的角度對已完成的全宗介紹經常“回頭看”，仔細品一品，打開思路，既要控制一般性、重復性內容，也要確保重點內容不遺漏，力求用最準確和精煉的語言去表述，只有堅持反復多閱讀、多思考、多修改，才會使全宗介紹符合邏輯、言簡意賅。

作者單位：河北省檔案館