人事檔案審核在檔案管理中所起的作用

苗雅淇

[摘 要] 我國(guó)正處于轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵時(shí)期，人事檔案管理是不可忽視的內(nèi)容之一，人們對(duì)人事檔案管理工作提出了全新的要求。在此背景條件下，為滿足這一要求，檔案管理人員就必須重視人事檔案審核工作。只有不斷加強(qiáng)對(duì)人事檔案的審核管理，才能提升檔案管理效果，文章也將針對(duì)該內(nèi)容進(jìn)行深入研究。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案審核 檔案管理 作用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，管理的好壞對(duì)企業(yè)帶來(lái)的影響不言而喻。因此，在企業(yè)發(fā)展中，要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，并讓企業(yè)在發(fā)展中有可靠的信息檔案為支持，就必須提高檔案管理質(zhì)量。其中，人事檔案審核工作就是實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量提升的途徑之一。人事檔案審核工作在檔案管理中的有效開展不僅有利于確保檔案工作的保密性，而且有利于對(duì)人事檔案管理人員的保護(hù)。由此可見，加大對(duì)檔案管理中人事檔案審核工作研究十分重要。而針對(duì)該內(nèi)容，筆者將先分析人事檔案審核工作的起因與內(nèi)容，再闡述人事檔案審核所帶來(lái)的積極作用，最后給出強(qiáng)化人事檔案審核工作的具體措施，促使檔案管理效率有所提升。

一、人事檔案審核的起因與內(nèi)容

（一）起因

企業(yè)在檔案管理中之所以要開展人事檔案審核工作，其原因主要在于：當(dāng)前的人事檔案管理中，普遍存在著個(gè)人人事檔案的入檔材料不齊全問(wèn)題，并且存在著無(wú)法對(duì)最新材料進(jìn)行及時(shí)收集、個(gè)別檔案材料手續(xù)不完整以及沒有明確記載基本信息的現(xiàn)象[1]。而這一系列不良現(xiàn)象若得不到有效解決，勢(shì)必將給人事檔案管理與應(yīng)用帶來(lái)諸多不便。基于此，為了完善人事檔案管理信息，提高人事檔案管理質(zhì)量，人事檔案管理人員應(yīng)以有關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，對(duì)人事檔案進(jìn)行了審核。

（二）內(nèi)容

通過(guò)對(duì)人事檔案館的深入分析可知，認(rèn)識(shí)檔案管理涉及的內(nèi)容非常多。因此，認(rèn)識(shí)檔案審核所包含的內(nèi)容也就較多。但從整體角度出發(fā)，可將人事檔案審核內(nèi)容大致分為五個(gè)部分：第一，對(duì)人事檔案材料的完整性進(jìn)行審核，在此過(guò)程中同樣需要重視對(duì)人事材料內(nèi)容真實(shí)性與客觀性的審核；第二，需要對(duì)人事檔案材料有關(guān)手續(xù)是否完善進(jìn)行審核；第三，對(duì)人事檔案中是否存在混裝或少裝等情況進(jìn)行審核；第四，對(duì)人事檔案整理是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范要求進(jìn)行審核[2]；第五，對(duì)認(rèn)識(shí)檔案材料進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，針對(duì)不足的地方提出并做改進(jìn)，進(jìn)而在保證人事檔案完整性的同時(shí)，提高檔案信息的真實(shí)性。

二、人事檔案審核帶給檔案管理的作用

在企業(yè)單位人力資源管理上，人事檔案具有非常廣泛的作用。主要可體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，人事檔案不僅可以作為用人單位對(duì)人才進(jìn)行考察的主要依據(jù)，而且可以作為澄清個(gè)人問(wèn)題的重要憑證。其次，人事檔案可以作為開發(fā)人才、使用人才的重要手段。總之，人事檔案自身所具備的原始記錄與歷史性這一系列特征，都是保證人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮重要作用的基礎(chǔ)。基于此，在檔案管理中開展有效的人事審核工作所起到的積極作用主要可表現(xiàn)兩個(gè)方面。一方面，有助于檔案工作保密性的提升，便于人事部門對(duì)檔案資料的查閱，并在最大程度上實(shí)現(xiàn)人事檔案管理水平的提升；另一方面，能夠在對(duì)人事檔案人員信息進(jìn)行有效保護(hù)的同時(shí)，提高人事檔案信息的統(tǒng)計(jì)水平，特別是對(duì)于事業(yè)單位而言[3]。由此可見，人事檔案審核的存在非常重要。但縱觀近年來(lái)人事檔案審核工作的開展可知，審核中仍存在有許多問(wèn)題，其主要可表現(xiàn)在：審核意識(shí)不強(qiáng)，審核人員并沒有意識(shí)到自身工作的重要性，在審核的過(guò)程中沒有切實(shí)做到去偽求真；檔案信息出現(xiàn)不一致的情況，導(dǎo)致檔案資料不是缺乏就是出現(xiàn)錯(cuò)誤，最終影響到了檔案管理效率。

三、提升人事檔案審核的具體措施

由上述可知，人事檔案審核在檔案管理中發(fā)揮的積極作用不言而喻。在當(dāng)前社會(huì)轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵時(shí)期，面對(duì)審核工作存在的問(wèn)題要想實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提升，就必須采取有效措施加強(qiáng)人事審核工作[4]。具體實(shí)施步驟如下：

（一）重視人事檔案審核，完善人事檔案管理體系

在該過(guò)程中，檔案管理人員可從三個(gè)方面實(shí)施。首先，從思想出發(fā)意識(shí)到人事檔案管理的重要性，并在人事檔案管理體系完善上積極發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用。其次，完善人事檔案審核制度。事業(yè)單位需要從自身發(fā)展實(shí)際情況出發(fā)，制定適應(yīng)于自身發(fā)展的人事檔案審核制度，讓人事檔案審核得以規(guī)范化。具有的人事檔案審核工作下，審核人員必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行，進(jìn)而在將制定的規(guī)章制度落實(shí)在實(shí)處的同時(shí)，避免人事檔案中出現(xiàn)造假或材料不完善的情況。最后，重視人事檔案審核隊(duì)伍的建設(shè)。在審核隊(duì)伍建設(shè)上首先需要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人事檔案審核人員的培訓(xùn)，其次需在條件允許的情況下引進(jìn)專業(yè)的人事檔案審核人員，進(jìn)而保障檔案的真實(shí)性，提高檔案管理效率。

（二）在檔案管理中落實(shí)人事檔案審核工作

首先，做到保持檔案材料的真實(shí)性與完整性[5]。不管是人事檔案審核人員，還是管理人員，為在實(shí)際工作中保證檔案材料的真實(shí)性與完整性，就必須提高他們的專業(yè)能力。與此同時(shí)，在實(shí)際工作中，審核人員與人事人員必須做到實(shí)事求是，為人事檔案審核提供便利與大力的支持。而這就要求檔案管理人員與審核人員做好人事檔案收集工作，對(duì)更新后的人事信息進(jìn)行及時(shí)收集，并且需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。其次，需要對(duì)已經(jīng)收集到的人事材料進(jìn)行細(xì)致甄別，并逐步進(jìn)行審核，切實(shí)做到去偽存真。其中若存在有缺失或者是不對(duì)的地方應(yīng)做好相應(yīng)記錄。最后，重視人事檔案管理中的信息化檔案建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為現(xiàn)代化社會(huì)的代名詞之一。在人事檔案審核上，應(yīng)充分利益時(shí)代優(yōu)勢(shì)，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)提高審核工作與檔案管理效率。在實(shí)際檔案管理中，人事部門可通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的充分利用，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)有人事檔案資源的整合，可利用該技術(shù)為人事檔案管理構(gòu)建一個(gè)符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展需求的電子平臺(tái)。這樣不僅可以提高認(rèn)識(shí)檔案管理效率，而且可以提高認(rèn)識(shí)檔案管理的利用率。

（三）完善認(rèn)識(shí)檔案審核工作中的機(jī)制建設(shè)[6]

要想在做好人事檔案審核工作的同時(shí)，提高人事檔案管理工作水平，檔案審核人員就必須將審核成果貫穿在整個(gè)工作環(huán)節(jié)中，并且需要建立長(zhǎng)效人事檔案管理工作機(jī)制。基于此，首先需要做的就是對(duì)人事檔案材料的收集渠道進(jìn)行優(yōu)化，并且需要在保證渠道正確的基礎(chǔ)上，從多方面、多層次著手利用先進(jìn)手段拓展人事檔案材料收集渠道。其次，需要建立一個(gè)防范機(jī)制，起到預(yù)警作用。對(duì)此，作為人事檔案管理中的管理人員就必須提高思想意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層同樣需要加強(qiáng)對(duì)針對(duì)的規(guī)劃設(shè)計(jì)，對(duì)有關(guān)管理制度進(jìn)行完善，進(jìn)而促使人事檔案審核機(jī)制的長(zhǎng)效發(fā)展[6]。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在多元化發(fā)展的今天，人事檔案審核是企業(yè)檔案管理中不可缺少的一部分，人事審核得到了人們的高度重視。通過(guò)上述對(duì)該方面內(nèi)容的深入研究可知，人事檔案審核的存在不僅有利于提升檔案管理效率，而且有利于檔案工作保密性能的提升。因此，面對(duì)當(dāng)前人事檔案審核中可能存在的問(wèn)題，必須采取有效措施加強(qiáng)人事審核檔案工作。

參考文獻(xiàn)：

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