大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理

趙欣

[摘 要] 如今，已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)全新的時(shí)期，互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展也帶動(dòng)了各行各業(yè)的改革，在事業(yè)單位的電子檔案管理中，也呈現(xiàn)出了多樣化趨勢(shì)。但是，從目前的狀況來(lái)看，事業(yè)單位檔案數(shù)量也變得越來(lái)越多，由于煩瑣的工作難免會(huì)出現(xiàn)管理不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象。因此，為了確保檔案管理的有效性，必須順應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，從而給事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行提供條件。文章就對(duì)大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理進(jìn)行分析，以供參考。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)背景 事業(yè)單位 電子檔案信息化管理

中圖分類號(hào)：G642.3 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案管理工作在近年來(lái)越來(lái)越受重視，事業(yè)單位檔案管理是部門的日常工作，伴隨著一系列檔案管理體系的建立和完善，也給事業(yè)單位檔案管理提出了更高的要求。但是，在事業(yè)單位檔案實(shí)際管理過程當(dāng)中，還存在一些問題，必須加以改善，融入全新的信息化管理理念，才能提高檔案管理質(zhì)量。

一、當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度亟待完善

事業(yè)單位當(dāng)前已經(jīng)融入了信息化管理，但從整體上來(lái)說(shuō)，在電子檔案信息化管理工作中缺乏完善的管理制度，這一問題主要是因?yàn)楣芾碛^念陳舊導(dǎo)致的，當(dāng)前這一階段，事業(yè)單位檔案管理制度還存在管理缺位的現(xiàn)象。不少事業(yè)單位都還沒有制定完善的信息化管理規(guī)章制度，使得管理人員在工作時(shí)不知道該怎么合理的管理，這很容易導(dǎo)致管理結(jié)果事倍功半。再加上電子檔案信息化管理理念在事業(yè)單位中并沒有融入多長(zhǎng)時(shí)間，在制度方面還存在不成熟的情況，這會(huì)嚴(yán)重制約檔案管理效率和質(zhì)量，同時(shí)，這也是事業(yè)單位檔案管理中亟待解決的現(xiàn)狀[1]。

（二）管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

在對(duì)檔案管理提出新要求之后，事業(yè)單位也力求改革傳統(tǒng)管理方式，我國(guó)也制定出了一些檔案管理政策，事業(yè)單位為了響應(yīng)新要求，也開始做出整改工作。新管理要求需要事業(yè)單位把原來(lái)的檔案管理工作方式進(jìn)行優(yōu)化，組建專門的檔案管理部門，聘請(qǐng)專業(yè)的管理人員負(fù)責(zé)管理檔案工作，也需將原來(lái)的紙質(zhì)管理變?yōu)殡娮訖n案管理。但是，從事業(yè)單位實(shí)際的管理現(xiàn)狀來(lái)看，單位并沒有完全實(shí)現(xiàn)這些要求，只是做到了其中一部分，在引入電子信息管理后也沒有將其優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，這也是因?yàn)闄n案管理工作沒有得到足夠重視導(dǎo)致的。并且，再加上管理檔案的人員流動(dòng)性比較大，使得管理人員無(wú)法合理的調(diào)配工作時(shí)間，而新入職的檔案管理人員又沒有經(jīng)過培訓(xùn)就上崗了[2]。不僅如此，在事業(yè)單位當(dāng)中還有一種常見的現(xiàn)象就是，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，管理人員的主要工作并不是檔案管理，每天除了處理檔案管理之外，還有其他領(lǐng)域工作需要做。而大部分的工作時(shí)間都放在自身原本工作上，只是抽一小部分時(shí)間用來(lái)處理檔案管理工作，這不但會(huì)降低檔案管理的效率，還導(dǎo)致原本的工作質(zhì)量削弱，因此還需做出合理的調(diào)整。

（三）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

在事業(yè)單位電子檔案信息化管理過程當(dāng)中，雖然和以前相比較，重視程度有了一定的提升，但在管理時(shí)依舊會(huì)有很多影響因素，使得事業(yè)單位放松了管理力度。并且，事業(yè)單位的信息化管理意識(shí)不強(qiáng)，這會(huì)嚴(yán)重制約檔案管理進(jìn)度。當(dāng)意識(shí)沒有得到升華時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)業(yè)績(jī)高于管理的思想，而這種思想在大數(shù)據(jù)背景下早已不適用，不但不會(huì)提高檔案管理質(zhì)量，反而還會(huì)削弱電子信息化管理的作用和價(jià)值[3]。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理策略

（一）加強(qiáng)檔案管理安全性

事業(yè)單位電子檔案信息化管理，需通過有效的途徑來(lái)建設(shè)，才能提高檔案管理的安全性，事業(yè)單位要深刻意識(shí)到電子信息化管理的作用以及檔案管理本身存在的意義，并將兩者進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，提高管理效果。如今，人們正處于大數(shù)據(jù)背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)等已經(jīng)得到了大力推廣，其蹤跡已經(jīng)涉及了各行各業(yè)，事業(yè)單位檔案管理也應(yīng)引入新興技術(shù)，從而改變傳統(tǒng)管理手段。但在引入技術(shù)的同時(shí)，事業(yè)單位也應(yīng)關(guān)注其中存在的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提前預(yù)測(cè)和掌握，并制定出有針對(duì)性的解決方案，以此來(lái)有效加強(qiáng)電子檔案信息化管理安全性。與此同時(shí)，為了提高管理效率，當(dāng)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，還可以使用進(jìn)優(yōu)盤、內(nèi)存卡等設(shè)備，這些設(shè)備有著非常大的便捷性，但也有著一定的風(fēng)險(xiǎn)性[4]。為了降低風(fēng)險(xiǎn)性，提高安全性，事業(yè)單位需重視數(shù)據(jù)儲(chǔ)存可靠性，要求檔案管理人員要時(shí)刻提高警惕，對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備定期殺毒，避免數(shù)據(jù)丟失等問題的出現(xiàn)。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

當(dāng)前是科學(xué)技術(shù)發(fā)展十分快速的時(shí)代，很多行業(yè)中都應(yīng)用進(jìn)了科學(xué)技術(shù)加以輔助，事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案信息化管理時(shí)，也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)大數(shù)據(jù)背景，合理使用大數(shù)據(jù)技術(shù)加以管理，以信息化來(lái)改革以往管理方式。但是，事業(yè)單位需注意的是，當(dāng)檔案管理引入信息化手段后，還必須加強(qiáng)管理人員專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。由于在信息化技術(shù)沒有引入之前，所有的管理人員都是使用的傳統(tǒng)方法進(jìn)行管理，對(duì)于新技術(shù)并不了解，只有在集中培訓(xùn)之后，才能夠加強(qiáng)管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)。一方面，事業(yè)單位需要通過定期培訓(xùn)、組織學(xué)習(xí)以及考核等方式提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過提高招聘要求，保證檔案管理人員綜合素質(zhì)和信息化水平；另一方面，在事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理過程中，檔案管理的工作量非常大，這會(huì)導(dǎo)致他們喪失了一定的工作積極性，管理人員也會(huì)感到壓力倍增。所以，在改革的過程當(dāng)中，單位還必須明確員工工作細(xì)則，做到工作分配均勻，根據(jù)管理人員的實(shí)際工作任務(wù)來(lái)計(jì)算績(jī)效，從而激發(fā)管理人員的工作熱情和積極性。事業(yè)單位需建立一支專門負(fù)責(zé)檔案管理工作的隊(duì)伍，從而解決管理空缺這一現(xiàn)狀。當(dāng)隊(duì)伍建成后，再在部門內(nèi)部制定一個(gè)獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于表現(xiàn)較好，管理中沒有出現(xiàn)過差錯(cuò)的管理人員適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于管理效率極其低下的人員給予批評(píng)，并激發(fā)其管理積極性，讓管理人員主動(dòng)參與到檔案管理工作中來(lái)。對(duì)于新上崗的管理人員，必須在經(jīng)過考核的前提下上崗，只有這樣，才能確保管理人員職業(yè)素質(zhì)符合檔案信息化管理要求[5]。除此之外，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作普遍呈現(xiàn)出老齡化局面，大多數(shù)的管理人員年齡都較大，為了緩解這一現(xiàn)狀，單位應(yīng)改善激勵(lì)機(jī)制，吸引更多年輕血液匯入單位，優(yōu)化管理人才結(jié)構(gòu)，更能促進(jìn)事業(yè)單位電子檔案信息化管理的順利發(fā)展。

（三）提高檔案日常管理質(zhì)量

事業(yè)單位要想在整體上提高檔案信息化管理質(zhì)量，還需重視日常管理工作的有效落實(shí)。在管理過程當(dāng)中，任何一個(gè)小的差錯(cuò)都可能給檔案造成損傷，尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理中會(huì)涉及諸多設(shè)備。當(dāng)管理設(shè)備發(fā)生故障的時(shí)候，如果檔案沒有提前保存，那么就會(huì)導(dǎo)致檔案丟失。因此，事業(yè)單位還需加強(qiáng)檔案管理設(shè)備的養(yǎng)護(hù)和維修。檔案信息化管理的達(dá)標(biāo)和升級(jí)對(duì)于增強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理意識(shí)有著很大的幫助[6]。與此同時(shí)，事業(yè)單位還必須制定出相應(yīng)的管理制度，促使管理人員的管理是科學(xué)合理化的。一方面，管理工作需要完善和建立規(guī)章制度，讓每一個(gè)管理步驟都符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求；另一方面，檔案管理要實(shí)現(xiàn)高效有序歸檔，逐漸構(gòu)成綜合性的檔案管理系統(tǒng)，并結(jié)合現(xiàn)代科技手段，增強(qiáng)對(duì)于硬件設(shè)備的引入，對(duì)于已經(jīng)老化了或時(shí)常出現(xiàn)故障的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)的更新?lián)Q代，確保檔案信息化管理的有效性。

三、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)背景下，雖然事業(yè)單位具備了電子檔案信息化管理理念，但在實(shí)際管理過程中依舊存在很多問題，如檔案管理制度亟待完善、管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)等。為了提高管理有效性，事業(yè)單位可以通過加強(qiáng)檔案管理安全性、提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及提高檔案日常管理質(zhì)量等，達(dá)到管理要求，并進(jìn)一步增強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案信息化管理意識(shí)，提升管理效率。

參考文獻(xiàn)：

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[3]劉明陽(yáng).大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下事業(yè)單位檔案信息化管理分析[J].黑龍江檔案，2019（03）：68.

[4]呂焱.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（07）：49.

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[6]李霞.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位電子檔案信息化管理探討[J].中國(guó)管理信息化，2018，21（04）：161-162.