文書檔案管理的有效策略分析

邢麗麗

[摘 要] 文書檔案工作是一項比較復雜的工作，涉及很多方面，在進行檔案管理工作時需要考慮的因素也非常多。為了提高文書檔案管理的效率需要對各種檔案資料進行收集和整理，方便對檔案資料的加工和利用。新時代背景下，文書檔案管理工作面臨著新的問題，那就是檔案資料的內容在不斷增加，同時又有新的科技為文書檔案管理工作提供強大的技術支持。信息技術的發展和普及改變了傳統文書檔案管理的方法，采用了先進的科學技術，提升了文書檔案管理的現代化程度，促進了我國文書檔案管理工作的規范化水平，提高了檔案資料再利用效率。文章在新時代的背景下對文書檔案管理工作進行了深入研究。

[關鍵詞] 文書 檔案管理 信息技術 管理模式

中圖分類號：D035 文獻標志碼：A

計算機網絡和信息技術的發展為文書檔案管理帶來了新的發展機遇。新時期的社會經濟發展對文書檔案管理工作提出了新要求。要求當前的文書檔案管理工作必須與時俱進，不斷實現管理方式的現代化，促進管理水平的提升。因此，要積極運用先進科學技術和設備來提高文書檔案管理工作的效率和質量，才能夠更好地滿足使用者的需求。

嚴格的檔案管理工作需要對現代化的管理策略進行深入的了解，才能夠更好地利用現代化技術為管理服務，進一步提升檔案管理的水平。文書檔案管理工作隨著時代發展變得越來越重要，需要進一步加強管理工作，充分體現文書檔案本身的價值。不同時代文書檔案的管理具有不同的價值，在進行管理的時候也要跟隨時代的發展特點進行[1]。加強檔案管理工作，要在實踐中不斷探究文檔管理工作中出現的各種問題，及時找出對應的原因，尋找科學的解決策略，從而提升文書檔案管理工作的質量，這就要求不斷完善管理工作，通過科學合理的方式制定完善的科學管理模式，對文書檔案管理工作過程進行全面監督。

一、新形勢下文書檔案管理工作的特點

（一）形式復雜

文書檔案管理工作的內容會隨著社會發展而不斷增加，工作內容會更加繁雜，檔案管理工作需要對文書檔案進行資源的收集和整理，同時還要對這些資源信息進行深層次加工。文書檔案內容通常都是對單位相關事件的記錄，對工作過程中出現的各種信息進行記錄，然后存檔就是文書檔案管理的主要工作內容。對資料進行收集整理以后還要對資料進行分類，按照不同的種類進行整理方便使用。

（二）豐富多樣

社會經濟的發展促進了各行業各單位業務的增多，繼而導致文書檔案材料的增多，不僅是數量在不斷地增加，種類也在不斷地增加，文書檔案的載體也從原來單一的紙質化變成了現在語音以及視頻等多種形式。文書檔案的管理涉及行政管理等多個方面。

（三）標準化和規范化

文書檔案具有非常重要的作用，之所以要進行高質量的管理就是要保證這些資料在需要的時候能夠發揮重要的作用。因此，對于文書檔案的管理需要規范化和標準化。管理人員需要更加仔細和耐心地開展管理工作，采用科學的管理方法進行規范化管理[2]。文書檔案往往都是非常復雜的內容，具有很多工作信息，在管理時具有一定的難度，需要對傳統文書檔案管理工作進行完善和改進，防止傳統管理工作中存在的滯后性對檔案的管理造成嚴重的不良影響，避免管理上的疏忽導致工作效率受到影響，影響后期工作的順利開展。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

文書檔案管理工作經歷了多年的發展，在信息化時代中依然存在很多弊端，這些管理中存在的問題嚴重阻礙了文書檔案管理工作水平的提升。

（一）對檔案管理工作不夠重視

很多單位沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，在開展管理工作時沒有進行有效的宣傳和引導，導致檔案文書管理人員對于管理工作缺乏深刻的認識，在進行管理工作時很隨意，不夠科學合理，沒有積極主動地投入到工作中去。在進行檔案管理時缺乏合理的規章制度對管理工作進行約束和指導，也沒有科學的管理手段，導致很多內容的歸檔信息不夠完整，容易出現信息丟失等問題，對后期的管理工作造成了很多的麻煩，不利于后期檔案的使用，影響了其他工作的順利開展[3]。

（二）檔案管理工作缺乏一定的科學性

很多單位進行檔案管理工作時仍然采用的是傳統的管理手段，導致管理效率和質量都非常低下，沒有積極地采用先進的設備投入到文書檔案管理中，缺乏專業性和科學性。日常管理工作中的隨意性使得檔案管理工作變得很混亂，不利于后期的使用。缺乏科學的管理手段和管理方法導致文書檔案資料的保管存在一定的風險，直接影響著后期工作的展開。

三、提升文書檔案管理的策略

（一）提高管理人員的綜合素質

文書檔案管理工作開展是否順利最主要的是取決于管理人員的管理水平，管理人員是否有較高的綜合素質，在開展管理工作時是否積極地投入到管理工作中，這些對于檔案管理工作的順利開展具有重要意義。當今的文書檔案管理工作應當不斷朝著現代化的方向發展，檔案管理的隊伍也應當建設一支現代化的管理隊伍，加強人才隊伍的培訓，提升人才隊伍的專業技能，充分發揮人才隊伍在檔案管理中的專業性，提高檔案管理的水平和質量。首先要加強對人才隊伍的培訓力度，進行現代化設備的使用培訓，讓新一代的管理人員能夠充分利用現代科技帶來的便利進行有效的檔案管理。然后就是在進行招聘的時候需要加強對應聘人員的專業性審核，建立科學的招聘制度，嚴格按照制度執行招聘工作，招收一些具有高素質和高水平的工作人員進行專業的檔案管理工作。為了使檔案管理工作符合現代社會經濟發展的需求，需要不定時地舉行培訓，對管理人員的綜合素質進行全面的提升，在進行各種學習活動中加強管理人員對于檔案管理工作重要性的認識，提升他們對文書檔案管理的責任感，樹立現代化的服務精神和理念。例如，在進行培訓時可以開展一些職業技能應用的比賽，通過賽事活動激發管理人員參與管理的積極性，提高大家的競爭意識。通過不斷地培訓和競爭機制提升大家的管理水平，培養更多的技術型人才，推動檔案管理工作的全面進步[4]。

（二）加大資金投入

加強文書管理工作的現代化建設離不開大量資金的支持，資金的投入也是保障檔案管理工作順利開展的重要物質保障。現代化的管理中應當積極地發揮現代化設備的重要作用，合理利用先進的儀器設備進行文書檔案的管理，促進管理工作朝著多元化、層次化以及多功能化的方向發展，更好地滿足人們對于檔案的使用需求。加大網絡建設方面的資金投入，建設完善的網絡管理體系，通過使用合理的檔案管理軟件提升管理的信息化程度，有利于促進我國檔案管理水平的提升。管理工作效率離不開先進設備的使用，有助于提升檔案資料的利用率。計算機網絡技術具有一定的安全防范措施，通過網絡進行資料的借閱能夠保證資料不會丟失或者損壞，提升了檔案管理的質量[5]。常見的網絡安全管理措施有設置合理的登錄權限以及系統保護密碼。對于電子檔的文檔具有獨特的保護方式，能夠防止信息在瀏覽和傳輸的過程中出現損壞。現在一些管理水平較高的文書檔案管理工作中常用設備有文字錄入設備以及掃描設備。這兩樣設備能夠將紙質版的資料直接轉錄成為電子版資料存放在電腦上，大大提升了資料的安全性，使得我國的文書檔案管理更加規范化和信息化，提升了文書檔案管理工作的利用價值。

四、結語

隨著計算機信息網絡技術的不斷發展和普及，越來越多的單位會將在文書檔案管理工作中運用這種先進的技術，能夠有效滿足社會經濟發展的需求。現代化檔案管理工作需要通過強化現代化的管理機制進行保障，建立和完善相關的管理制度，通過制度保障管理工作的順利開展，充分利用先進的科技作為管理的手段，提升管理的水平和質量。

參考文獻：

[1]趙一榮，梁媚.大數據時代高校文書檔案電子化建設研究[J].山西檔案，2019（04）：109-113.

[2]李媛.大數據下文書檔案管理及其信息化應用[J].智庫時代，2019（24）：294，296.

[3]李麗.文書檔案管理信息的電子化應用分析[J].電子世界，2019（07）：170-171.

[4]潘挺.淺談辦公室文書檔案的管理及常見問題[J].辦公室業務，2018（15）：20，25.

[5]吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].企業改革與管理，2016（05）：194.