事業(yè)單位檔案管理信息化建設路徑探究

張宇峰

摘? 要：經(jīng)濟社會的高度發(fā)展與社會技術的進步，促進了信息技術的發(fā)展。隨著網(wǎng)絡技術的普及，每一個行業(yè)都發(fā)生了變化。事業(yè)單位在管理過程中，檔案管理是其重要的組成部分。但是現(xiàn)在的檔案管理還處在傳統(tǒng)管理模式中，工作效率低下，工作人員的結構知識老化，難以適應新型社會的發(fā)展。在信息化背景下，需要借助信息化技術實現(xiàn)檔案管理的轉型，在根本上轉變管理模式。所以，事業(yè)單位要做好信息化的建設，提高事業(yè)單位檔案管理的質量。

關鍵詞：信息技術；事業(yè)單位；檔案管理；管理模式

引言：

在網(wǎng)絡時代下，實行檔案管理的信息化已經(jīng)非常有必要。如今事業(yè)單位的內部結構不斷改革，其競爭壓力也越來越大，只有做好信息化的建設，才能提高檔案管理的質量，滿足復雜的市場變化要求。在具體的管理過程中，事業(yè)單位要充分利用信息技術的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案資料的共享，提高檔案資源的利用率。同時，管理人員還要認識到管理中的不足，通過信息技術彌補傳統(tǒng)人工管理的缺點，提高檔案管理的整體效益。

一、目前事業(yè)單位檔案管理中的不足

檔案管理是事業(yè)單位工作的一個分支，不過受傳統(tǒng)思想的影響，在實際的管理中管理水平低下，管理效益難以提升，影響了單位的發(fā)展。首先，事業(yè)單位的領導人員沒有認識到檔案管理的重要性，他們認為檔案管理是對各種資料進行簡單的機械化整理，與信息技術無關。這種思想導致檔案管理模式落后，管理機制沒有及時更新。在信息技術的發(fā)展下，檔案管理必須要結合計算機、大數(shù)據(jù)等技術進行管理，但是這些技術與設備都需要資金的投入，部分單位因資金緊張放棄了信息技術的應用，其管理距離信息化的要求還相差甚遠。其次，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高。在管理中，部分工作人員沒有信息技術方面的知識，他們的管理知識還停留在以前，導致檔案管理工作無法進行創(chuàng)新。部分工作人員甚至不具備這方面的專業(yè)知識。種種原因導致檔案管理信息化難以實現(xiàn)，檔案信息保存方式落后，經(jīng)營模式缺乏創(chuàng)新，還延續(xù)著紙質化的管理模式，無法實踐信息資源的有效整合。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的策略

（一）轉變思想，重視檔案信息化建設

事業(yè)單位在檔案管理中，要認識到檔案信息化建設的意義。一方面，領導要轉變思想，重視檔案信息化的建設，對工作人員展開基本的培訓，讓工作人員在培訓中掌握這方面的知識^[1]。同時，單位領導要采取必要的措施，結合單位的實際，了解信息化建設的內容，確保單位人員能應用信息化技術進行檔案管理。另一方面，要建立信息化的管理機制，保證檔案管理的制度化與規(guī)范化，立足單位內部的實際問題，完善檔案管理信息化的制度。在管理過程中，對檔案的使用、查閱都要有嚴格的規(guī)定；并完善績效考核模式，采取合理的獎懲機制調動工作人員的積極性，讓他們主動參與到檔案信息化建設中。制度的完善是促進檔案管理信息化的有力途徑，只有單位領導重視起來，通過合理的制度約束，才能發(fā)揮信息技術對檔案管理的作用，充分利用檔案資源。

（二）搭建平臺，做好信息化設備建設

信息技術的發(fā)展對設備的依賴性比較強，若想提高檔案管理的質量，必須要做好設備方面的建設。在硬件方面，單位有自己的信息管理平臺，在硬件引進中，要結合檔案管理的職能，完善硬件環(huán)境，確保檔案管理的有效性。在實踐過程中，單位要引進計算機等設備，讓工作人員能夠結合實踐，提高管理技能，把檔案信息化建設嚴格落實到位^[2]。在軟件方面，單位要開發(fā)相關的軟件系統(tǒng)，設計信息管理的功能模塊，借助信息軟件，實現(xiàn)檔案資源的有效整合。檔案管理工作人員要結合信息化的技術特點，在管理中把提高檔案管理效益放在首要位置。如今，信息技術的發(fā)展已經(jīng)拓展到各行各業(yè)中，事業(yè)單位在檔案管理中要做好設備方面的建設，為實現(xiàn)檔案信息化建設打好基礎。

（三）做好人才建設，提高人員能力

在事業(yè)單位檔案信息化建設中，必然會涉及到先進的技術操作知識，如果工作人員的素質不高，很難適應檔案信息化的建設工作。因此，在檔案信息化建設中，要做好人才方面的建設工作^[3]。除了對工作人員采取培訓活動外，還要做好人才招聘工作。在招聘過程中，要注重綜合型人才的引進，提高單位招聘標準。不僅要關注其專業(yè)能力，還要重視計算機等技術的使用能力。事業(yè)單位在人才引進方面，既要重視檔案管理的理論知識，還要重視工作人員信息技術方面的素養(yǎng)。只有將兩者結合起來，在各個方面做好建設，才能推動事業(yè)單位檔案管理的信息化建設，提高管理質量。

三、結束語

檔案管理的信息化建設依賴于現(xiàn)代網(wǎng)絡系統(tǒng)與計算機技術。因此，在實際的工作中，單位領導要重視網(wǎng)絡系統(tǒng)與計算機技術的建設，引進先進的設備。同時要提高工作人員的素質，調動他們的積極性，做好培訓，督促他們更新知識結構，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

參考文獻

[1]? 王春霞. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設路徑探討[J]. 卷宗，2018，000（027）：109.

[2]? 王賀名. 探討加強事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的主要路徑[J]. 辦公室業(yè)務，2019，000（009）：52-52.

[3]? 劉佳. 對分析事業(yè)單位檔案管理存在的問題及加強人事檔案管理信息化建設的思考[J]. 時代報告：學術版，2012（2）：9-9.