運用全過程管理法實現乙烯工程檔案管理創優

華維能

摘 要：本文把全過程管理法，應用于重大項目檔案管理，通過乙烯工程檔案管理的具體實踐，項目檔案管理實現了全過程控制，項目檔案專業驗收得到優秀。

關鍵詞：全過程管理;工程檔案;管理創優

一、背景介紹

（一）項目建設規模大。鎮海煉化100萬噸/年乙烯項目是中國石化、浙江省聯合上報的國家“十一五”重點工程，為目前國內規模最大、國產化率最高的乙烯工程，被列入國家石化產業調整和振興規劃二十項重大建設工程之一。項目總投資 234.97億元，總占地面積為230.09公頃，分東、西、北三個區和廠外工程（原煤、原水、外電），包括10套主要工藝裝置及配套的公用工程，共計76個主項。如此大規模的項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、物資采購、監理及竣工驗收全過程中將形成大量的文字、圖表、聲像等形式的文件，要確保項目文件的完整、準確、系統，檔案部門必須實行項目文件的全過程管理。

（二）項目建設時間跨度長。鎮海煉化100萬噸/年乙烯項目于2006年3月17日獲國務院核準，2006年11月6日開工奠基，2009年12月28日，工程總體建成中交。2010年4月20日，投料試車安全、經濟、一次成功。從項目核準到投料試車成功，時間長達4年，必須對各階段的項目文件進行全程監督，確保檔案的形成、積累、整理、歸檔過程得到有效控制，防止發生項目文件丟失等情況的發生。

二、內涵及主要做法

（一）為了做好乙烯項目檔案管理工作，我們從項目建設初期就提出了項目檔案管理創優目標：（1）項目檔案歸檔率100%。（2）項目檔案準確率100%。（3）項目檔案完整率98%。（4）確保項目檔案安全。（5）項目文件實現全文檢索

（二）項目檔案管理主要做法

1、做好項目檔案管理工作的前期準備。（1）建立組織機構。項目文件管理工作是一項系統工程，需要檔案管理部門協同建設單位、施工單位、監理單位相關人員齊抓共管。在項目建設初期，公司就組建了項目文件組，組成人員除檔案館抽調4人外，同時，招聘了12名勞務人員及3名內退退休人員，共19人;其中7名勞務人員派駐乙烯項目部的主要管理部門，進行項目文件的管理。（2）明確項目文件組職責。項目文件組負責與項目文件和檔案相關的制度修訂;負責乙烯工程基礎設計（含概算）、技術附件、詳細設計、設備文件及工程變更等文件的接收、復印、分發、掃描;負責工程管理性文件、交工技術文件的檢查、接收;負責項目竣工檔案的分類、組卷、數字化加工;負責各類文件的查閱利用;負責對內（項目經理部各管理部門）和對外（設計、施工、監理、設備監造等單位）的項目文件和項目檔案的業務指導工作。（3）明確標準，制定制度。我們本著早抓、抓緊、抓實的原則，在工程項目建設初期，就制定乙烯工程項目文件接收、發放工作管理流程，規范乙烯工程項目文件的接收、發放工作。下發《鎮海煉化100萬噸/年乙烯工程項目交工技術文件編制要求》、《鎮海煉化100萬噸/年乙烯工程監理文件編制要求》、《鎮海煉化100萬噸/年乙烯工程竣工圖編制要求》細化項目文件整理歸檔要求。

2、建立項目檔案管理網絡。乙烯項目建設參與單位、部門多，為確保項目檔案管理工作到位，要求各單位、部門必須配備檔案管理專兼職人員，做好自身形成的項目文件積累、整理、歸檔工作。

3、強化培訓，抓好制度落實。2008年6月14～16日項目文件組與質量控制部共同組織項目工程管理人員及施工、監理、設計等相關人員共300余人，分三期參加了SH/T3503-2007標準《石油化工建設工程項目交工技術文件規定》貫標培訓，2009年6月2日再次組織SH3503-2007培訓，詳細解讀《鎮海煉化100萬噸/年乙烯工程項目交工技術文件編制要求》等項目文件編制細則。通過培訓使項目文件編制移交單位知曉項目文件形成、積累、整理、移交的全過程，確保制度得到落實。

4、實行合同化管理。公司明確項目檔案必須實行合同化管理，在簽訂合同（協議）時，要有專門條款規定項目文件歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間;應在條款中明確預留合同費用的3%～5%，待乙方單位移交合同（協議）所約定的文件材料并經檔案管理部門驗收合格后再予結清。

5、實行交工技術文件與工程建設質量同步控制

組織質量大檢查。在進行工程質量大檢查時，同時對相關單位的項目文件材料形成、積累情況進行檢查，對檢查出來的問題要求各單位舉一反三，限期整改。

按照DMD-20000-JY-055《乙烯工程交工技術文件整編協調會紀要》的要求，土建單位的交工技術文件應于2010.4.30前完成預整理并送審。目前仍有不少土建單位（含樁基單位）仍未送審，特別是樁基施工單位送審工作進展特別緩慢：上海第一海洋僅送審了1個主項——聚丙烯裝置樁基交工文件，上海浦高也只送審了一個主項——全廠工藝及供熱外管，而浙江伊麥克斯全部沒有送審。請各土建單位（含樁基單位）抓緊做好預整理，并送監理、工程管理部審查。

下一步我們將重點就土建單位交工技術文件的送審情況作詳細通報。

安裝單位亦應按《乙烯工程交工技術文件整編協調會紀要》抓緊做好預整理和送審工作。

（4）、監理單位應加強對交工技術文件的審查工作，不能只簽名不審查或不認真審查。審查情況亦將是我們今后通報的一項主要內容。

針對通報內容，我們建議控制部予以適當考核。

（5）、表揚：對第三方檢測單位——中國石化工程質量監測中心提出表揚：該單位負責的第三方檢測交工文件（共74冊）已完成送審、整理組卷、掃描，于5月12日完成歸檔工作。

6、強化監理公司對項目文件質量的控制。（1）施工準備階段項目文件質量控制。監理人員在參加施工圖會審和設計交底的同時，重點做好施工組織設計和施工技術方案等項目文件的質量控制。在工程開工前，要督促施工單位嚴格按審批程序履行技術方案報審工程，檢查確認與單位工程相關的技術方案全部報審后，方予簽署開工報告，由此實現對施工準備階段項目文件材料的有效控制。（2）施工過程項目文件質量控制。監理人員要通過審查施工單位的工序報驗材料和隱蔽工程報驗材料實現對工程竣工文件質量實施控制。在工序報驗和隱蔽工程報驗時，施工單位必須同時提供反映工程實際情況的見證材料，經監理工程師實測，確認工程實體同見證材料數據基本一致后，方予簽字確認，準予進入下道工予或準予工程隱蔽。（3）工程材料項目文件的控制。工程材料（包括工程材料、設備、配件）的文件主要包括質量證明文件和抽檢復驗文件兩部門。由于未經材料報驗審查合格的工程材料一律不得進入施工現場，監理工程師通過審查工程材料報驗材料和參與材料取樣見證，對工程材料的文件實施有效控制。（4）竣工圖質量控制?？⒐D是工程項目文件的重要組成部分，必須真實反映工程實際情況。專業監理工程師和項目部總監理工程師在工程竣工交工前，必須對竣工圖履行審查責任，并分別簽字確認竣工圖和工程實際一致，確?？⒐D編制質量。

7、抓好項目文件數字化工作。乙烯項目文件數字化的總體目標是實現除密級檔案外的全部項目文件數字化，為實現這一目標主要抓好以下幾方面的工作。

（1）明確數字化的具體要求。電子文件要求是紙質文件的掃描件，存貯格式是帶壓縮的tif 、jpg、pdf 格式。其中多頁的文件必須存貯為tif、pdf格式。掃描分辨率一般要求為200dfi，采用單色普通（灰度）掃描，對于個別字跡圖樣不清的可采用加深色度或提高分辨率等手段提高掃描質量掃描件要求頁面整潔、文字、圖樣、頁號清楚，部分橫向書寫頁面要求旋轉到位，便于提供查閱利用。掃描文件的內容應與紙質檔案文件的內容完全一致，對于竣工文件（包括施工文件、監理文件、竣工圖）的掃描件數應與卷內目錄所列件數保持一致。

（2）落實項目前期文件、管理性文件的數字化工作。乙烯項目前期文件、管理性文件合計近4000卷（冊），現有檔案館人力無法完成數字化工作。檔案館通過對青島煉化、海南煉化、達州天然氣等中石化兄弟企業的調研，向公司提出了乙烯項目檔案數字化等部分業務外包的請示。經公司同意，外包業務選擇淄博盈益、洛陽凱達、青島元果三家單位進行招投標。進行綜合評標，確定淄博盈益中標，從事相關項目文件數字化工作。

8、把好進館項目檔案質量檢查關。截止2012年2月15日，乙烯項目檔案合計歸檔1萬7佰余卷，乙烯管理性文件640盒，計7009件，基本完成歸檔工作。面對如此量大、時間緊的檢查工作實際，為確保乙烯項目檔案管理創優，主要做好以下幾方面的工作：

（1）配備好檢查人員。檔案館抽出骨干5人，與乙烯項目文件組人員共同做好檢查工作。檔案館人員主要負責材料、設備質量證明文件的檢查，乙烯項目組人員主要負責其它交工技術文件的檢查。

（2）統一檢查標準。檢查人員內部統計標準，以SH/T3503《石油化工建設工程項目交工技術文件規定》、《鎮海煉化100萬噸/年乙烯工程項目交工技術文件編制要求》、《鎮海煉化100萬噸/年乙烯工程監理文件編制要求》、《鎮海煉化100萬噸/年乙烯程竣工圖編制要求》為依據，做到檢查有理有據。

9、把好項目檔案著錄質量關。為達到項目檔案管理創優，要求項目檔案驗收前，全部完成案卷級、文件級著錄工作。根據檔案館人員實際，項目檔案著錄工作全部外包給淄博盈益檔案服務公司，檔案館負責質量檢查、進度控制工作。

三、實施效果

（一）項目檔案歸檔完整、準確、系統。經過3年多來乙烯項目檔案的全過程管理，公司乙烯項目檔案管理工作取得了較好效果。至2012年1月底，除公司綜合辦公樓項目、行政車庫及停車場、填平補齊項目因未竣工外，其余乙烯項目73個子項檔案已全部歸檔，達到預期目標。

（二）項目文件實現全文檢索，充分發揮項目檔案作用。乙烯項目文件除未完工項目、密級文件外，已全部完成數字化工作，部分已上傳公司檔案管理系統，利用者可實現網上全文檢索，極大方便了檔案利用。項目檔案在公司生產、經營等各項工作中起到了重要作用。生產準備部門利用設計圖紙和設備文件，編制了試車方案、崗位操作法、設備維護手冊及相關的培訓手冊等，確保了裝置試車的組織及安全運行。同時，還為乙烯各專項驗收、資產交付、國家審計、工程質量檢查、總部《石油化工建筑工程概算指標》編制、黨組巡視等有乙烯相關的重大活動提供了大量的檔案文件。另外在項目審計中，審計人員以項目文件為依據為公司節省了大量建設資金，如：扣回乙烯東區樁基工程款項23.82萬元、核減乙烯東區廢渣填埋場項目工程款86萬元，這些都離不開項目檔案的憑證作用。

專家組認為：

（1）乙烯項目檔案管理公司領導重視，機構健全;

（2）乙烯項目檔案管理早介入，把握主動，積極履行乙烯項目文件的管理職能，進行了全過程管理;

（3）檔案管理職能明確，項目文件來源清晰，各部門檔案管理職責明確;

（4）項目貫標培訓到位，確保了項目歸檔案卷的質量;

（5）項目檔案數字化工作比較到位;

（6）項目檔案在施工、生產、設備維護等各項工作中發揮了較大作用。

參考文獻

[1] 《中國石化建設項目檔案驗收細則》中石化辦公廳.

[2] 《中國石化檔案管理辦法》中石化辦公廳.