淺析電子檔案雙軌制向單軌制的轉換路徑及實施策略

摘? ?要：無紙化辦公的發展和新型信息技術的迅猛崛起，使得電子檔案雙軌制向單軌制轉變成為必然。本文結合企事業單位開展電子檔案單軌制的探索與實際，闡釋當前電子檔案工作的業務現狀，指出電子檔案雙軌制向單軌制過渡的轉換路徑及實施策略，最后從技術融合、理念改革、政策保障、人員梯隊等維度總結，以期為實現電子檔案單軌制管理提供可借鑒的參考。

關鍵詞：電子檔案? 雙軌制? 單軌制? 轉換路徑

中圖分類號：G276? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2020）06（b）-0183-02

Abstract：The development of paperless office and the rapid rise of new information technology， It is necessary to change the dual track system to the single track system. In this paper， combined with the exploration and practice of the electronic archives monorail system， Explain the current business situation of electronic archives work， The paper points out the transition path and specific implementation strategy from the dual track system to the single track system， In order to provide a reference for China's electronic archives monorail system management.

Key Words：Electronic archives;Two track system;Monorail system;Transformation path

電子檔案單軌制是指對于由電子設備生成的電子文件，在進行歸檔時只保存電子檔案，而不再生成和保存紙質檔案的歸檔制度[1]。近年，我國一些企事業單位紛紛開展電子檔案單軌制實踐，比如，信息技術較高的國家電網部門、會計部門推廣基于單軌制的電子檔案全流程試點，取得較豐碩的成果，這些探索與實踐推進我國單軌制電子檔案管理的前進步伐。

1? 當前檔案管理工作的雙軌制模式的業務優勢和劣勢分析

目前我國的電子文件管理工作大多遵循“雙套制”即“雙軌制”管理。首先，從檔案管理的業務流程來看，紙質檔案作為一種“備份”與電子檔案同步存在并緊密對接;其次，從檔案的實體管理的信息安全方面來看，電子檔案與紙質檔案相輔相成;最后，為了確保電子檔案高效存儲和憑證作用，電子檔案與紙質檔案彼此雙方形成互補。以上三點是目前我國檔案管理工作采用的雙軌制模式的業務優勢。但是伴隨無紙化辦公的迅速崛起，雙軌制的電子檔案管理的劣勢日益凸顯，主要表現在以下幾個方面：

第一，人財成本增加和資源浪費[2]。通過調研，發現很多單位從文件的制發、生成傳輸到辦理歸檔都是紙質檔案和電子檔案共存，造成紙張浪費、重復勞動、人財成本增加等現象。

第二，管理漏洞的存在。比如，若將電子檔案轉換為紙質檔案時，往往會出現無法顯示領導的批示及公章等重要信息;這必然使得雙套制存在的價值無法有效保留和支撐電子檔案真實性、完整性、有效性，導致電子檔案的元數據問題大打折扣。

第三，“信息孤島”問題。由于轉換技術無法兼容，使得紙質檔案與電子檔案無法互通，另外，也會出現管理人員過于依賴于雙套制，從而降低管理的警惕性和嚴謹性，造成檔案系統整體安全性降低等問題。

因此，檔案學者們紛紛從理論和實踐方面呼吁開展單軌制電子檔案管理，下面著重闡釋雙軌制電子檔案管理向單軌制電子檔案管理的轉換路徑。

2? 雙軌制電子檔案管理向單軌制電子檔案管理的轉換路徑

電子檔案單軌制與新型信息技術緊密相連，以區塊鏈、云計算和虛擬技術等為代表的新一代信息技術是單軌制電子檔案管理的必須技術。

2.1 新型的信息技術的嵌入

（1）區塊鏈技術的核心技術。就是對檔案信息數據的集成與合成。從數據到信息、從信息到知識，從知識到智慧的三維度轉化，通過對檔案信息的前期采集、篩選等提煉出檔案用戶所需要的檔案信息，完成電子文件生命周期的全流程管理，快速滿足用戶的需求。

（2）云計算技術 。云計算背景下，顯然數據只有一份，并且是唯一的，都是保存在“云”端的服務器中，檔案用戶可以很方便的查詢和使用，另外，用戶在使用云端設備的過程中，不用安裝或者升級電腦中的軟件，云端對于這些并沒有指定的要求，用戶只需要打開瀏覽器，就可以方便地享用云端提供的各項服務。用戶既可以通過手機、PAD來查詢，也可以通過普通電腦來查詢和使用。

（3）虛擬技術。在電子檔案單軌制管理中，虛擬技術能夠提高用戶參與的積極性，檔案館通過運用虛擬技術鼓勵用戶參與建檔，并創造平臺提供檔案信息服務。利用虛擬技術開發利用檔案信息資源，將豐富的館藏檔案資源展現給用戶，虛擬現實技術必將為單軌制背景下的檔案服務帶來全新亮點。

2.2 知識管理的嵌入

檔案工作的最終目的是最大限度地滿足利用者的需求，而知識管理能夠對檔案信息資源二次開發，這與檔案管理的最終目的—利用不謀而合。對信息的高濃度壓縮、萃取，是單軌制電子檔案管理所有服務對象的需求，例如，知識管理可以幫助政府在收集文檔的同時，通過全文檢索功能篩選以政府政務活動為單位的每一篇文檔的關鍵信息，在歸納的同時做到總結，將有關內容做以注釋鏈接，真正做到全文檢索智能分析，把檔案人員從復雜枯燥的檔案編輯中解放出來，檔案人員無需再查找紙質檔案進行編研，知識管理可以代替檔案人員對隱性知識進行加工提煉，進而滿足利用者的政務需求。

3? 雙軌制電子檔案管理向單軌制電子檔案管理的保障策略

3.1 呼吁相關政策、制度和法律的出臺

遵循《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）、《電子文件管理暫行辦法》等規章制度，并呼吁各單位結合自身實際制定《電子檔案單軌制實施辦法》等業務制度，同時應形成電子檔案立法與相關法律的無縫對接，建立科學的理論體系，使其不斷地標準化、制度化、法律化。

3.2 構建安全保障策略

電子檔案單軌制過程中，嵌入數據鏈等相關信息技術后，必然增加信息檢索、信息傳輸的速度，提高檔案工作效率，那么如何確保電子檔案的真實性、完整性和可靠性，安全保障一般體現在管理和技術兩個層面，強化網絡和信息安全管理，主要利用云平臺來分級管理檔案數據，對于核心數據庫和涉密檔案，主要采用與外界相隔離的核心平臺進行存儲;對于非核心檔案與公開信息，主要利用公共云平臺進行存儲共享;二是對檔案進行電子化識別，實現全面監控，利用物聯網感知技術確保檔案不出現非正常移動。以江蘇省太倉市檔案館為例，該館每一卷檔案都被粘貼上電子標簽，如同人們的“第二代身份證”，電子標簽記錄了檔案的身份信息，可以自動獲得檔案的相關數字信息，完成實體檔案與數字檔案實時轉換，從而實現檔案的物聯網管理，使實體檔案更加安全。

3.3 加強人員梯隊建設

首先，要求檔案人員具有很強的信息處理能力和編研能力。這種能力不僅僅需要大數據的歸納和總結，更需要人為的操作和邏輯的加持。其次，要求檔案人員有很強的創新意識和極強的學習能力。區域鏈、云計算、大數據、無紙化辦公管理等技術接踵而至，不能要求檔案人員全部掌握其開發過程，但要求檔案人員懂得其運行原理，能夠及時地在開發和使用過程中提出需求，才能更好地制定出適合電子檔案單軌制建設和運轉的各種應用系統。同時要長期建立與政府機構、高校、科研院所和企業中的相關專家學者的合作，充分發揮檔案專家學者在電子檔案單軌制管理建設中的咨詢顧問作用，提高檔案人員的知識水平。

4? 結語

電子檔案單軌制管理的全面實現不是一蹴而就的，是擺在我們每一個檔案工作者面前長期而艱巨的任務[3]，它涉及到技術融合、管理理念改革、法律和制度保障、人員梯隊等方方面面問題，它關系到檔案信息的永久保存，因此必須審時度勢、循序漸進地完成雙軌制到單軌制的轉變，讓我們共同展望“純電子記憶”時代的到來。

參考文獻

[1] 沈欣瑜.電子檔案“單軌制”背后的電子文件管理思想轉變[J].檔案管理，2017（6）：33-36.

[2] 張北建，馮文博，安琪.電子文件管理的單軌制管理實現路徑[J].機電兵船檔案，2020（2）：83-85.

[3] 任漢中.話說檔案那些事（九）：單軌制，想說愛你不容易[J].檔案管理，2019（6）：75-76.

作者簡介：王北雁（1980，3—），女，漢族，遼寧新民人，本科，館員，研究方向：檔案管理及檔案信息化。