智能會(huì)議管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

於維祿

摘 要 為了提高智能會(huì)議管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的科學(xué)性和有效性，全面促進(jìn)會(huì)議的管理效率，本文對(duì)智能會(huì)議管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用進(jìn)行研究，首先闡述智能會(huì)議管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和功能，繼而分析其設(shè)計(jì)原則和設(shè)計(jì)思路，力圖通過對(duì)智能會(huì)議管理系統(tǒng)的研究，優(yōu)化管理系統(tǒng)，簡化會(huì)議流程，提高會(huì)議組織效率和管理效率。

關(guān)鍵詞 智能會(huì)議系統(tǒng);會(huì)議管理;互聯(lián)網(wǎng);應(yīng)用

長期以來，傳統(tǒng)會(huì)議模式在企業(yè)會(huì)議中占據(jù)主要地位，傳統(tǒng)會(huì)議模式以紙質(zhì)會(huì)議文件為主要工具，會(huì)議管理復(fù)雜且效率低。當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的快速發(fā)展為智能會(huì)議管理提供了良好的發(fā)展與實(shí)施環(huán)境，智能會(huì)議能有效化解傳統(tǒng)會(huì)議模式的弊端與不足，切實(shí)提高會(huì)議管理效率。因此，如何設(shè)計(jì)與優(yōu)化智能會(huì)議管理系統(tǒng)，利用智能系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，高效管理會(huì)議全程成為當(dāng)前面臨的重要問題。

1 智能會(huì)議管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)與優(yōu)勢(shì)

1.1 智能會(huì)議管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)

首先，通過應(yīng)用智能會(huì)議系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)參與人員的功能。智能識(shí)別參會(huì)人員的出勤率、準(zhǔn)時(shí)率，智能計(jì)算參會(huì)人數(shù)與缺席人數(shù)，識(shí)別與統(tǒng)計(jì)過程簡單，統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確。其次，通過應(yīng)用智能會(huì)議系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)信息共享功能?；ヂ?lián)網(wǎng)可輕松實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)與信息的共享，如騰訊會(huì)議系統(tǒng)的會(huì)議模式，一方通過共享屏幕則全部參會(huì)人員即可看到會(huì)議資料，實(shí)現(xiàn)信息共享。同時(shí)，會(huì)議參與者可結(jié)合自身實(shí)際需求，重新編輯調(diào)整數(shù)據(jù)信息，以滿足自身需求。再次，通過應(yīng)用智能會(huì)議系統(tǒng)，可打破時(shí)空的限制，通過互聯(lián)網(wǎng)連接技術(shù)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程會(huì)議，且提供穩(wěn)定的會(huì)議環(huán)境，有助于參會(huì)人員充分交流討論，使會(huì)議條件更加便捷，擺脫地點(diǎn)和時(shí)間的束縛。同時(shí)，通過應(yīng)用智能會(huì)議系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)會(huì)議紀(jì)要功能。不同類型的會(huì)議需要形成準(zhǔn)確詳細(xì)的會(huì)議紀(jì)要，全面反映會(huì)議過程、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議決議等。傳統(tǒng)模式下，會(huì)議要點(diǎn)及會(huì)議資料均需要人工后期處理，不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出現(xiàn)會(huì)議信息失真的問題，不利于會(huì)議管理。智能會(huì)議管理系統(tǒng)則可實(shí)現(xiàn)會(huì)議文件和會(huì)議要點(diǎn)的準(zhǔn)確記錄，長期保存，有效避免會(huì)議重要信息的遺漏。

1.2 智能會(huì)議管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

智能會(huì)議管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是兼容性好。系統(tǒng)接口兼容，智能會(huì)議系統(tǒng)的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)可與多種類的數(shù)據(jù)通信接口進(jìn)行充分整合，使用環(huán)境穩(wěn)定，且支持多種類型的設(shè)備和機(jī)型。二是操作簡單性。智能會(huì)議系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)之一是操作簡單，容易維護(hù)。雖然系統(tǒng)內(nèi)部構(gòu)造復(fù)雜，零部件繁多，但使用操作簡單明了，充分考慮了人性化要素，具有極為簡潔優(yōu)化的人機(jī)交流界面，且日常維護(hù)簡單，不需要復(fù)雜的計(jì)算機(jī)及編程技術(shù)，只需按照系統(tǒng)提示逐步操作即可，畫面清晰，指令明確。三是靈活性。智能會(huì)議管理系統(tǒng)具有靈活性，主要在系統(tǒng)功能、模塊設(shè)計(jì)等方面具有靈活性，可適用于不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，還可根據(jù)會(huì)議用戶的特點(diǎn)和需求實(shí)現(xiàn)即時(shí)調(diào)整，調(diào)整方式簡單快捷，能夠最大限度滿足會(huì)議參與者個(gè)性化需求。

2 智能會(huì)議管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)原則與設(shè)計(jì)思路

在設(shè)計(jì)原則上，智能會(huì)議系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)應(yīng)遵循可靠性原則、靈活性原則、可擴(kuò)展性原則等。首先要確保智能會(huì)議系統(tǒng)有強(qiáng)大的技術(shù)和設(shè)備性能支撐連續(xù)性、高強(qiáng)度的會(huì)議負(fù)荷，優(yōu)化系統(tǒng)性能和穩(wěn)定性，保證其支持多種環(huán)境下連續(xù)使用，避免出現(xiàn)損壞和無法使用的現(xiàn)象。其次，在靈活性原則方面，要從以下三個(gè)方面保證系統(tǒng)使用的靈活性，一是確保智能會(huì)議系統(tǒng)使用者在不同環(huán)境下可穩(wěn)定進(jìn)入會(huì)議，參與會(huì)議;二是可根據(jù)會(huì)議具體類型，合理調(diào)整會(huì)議的形式和相關(guān)細(xì)節(jié)，滿足多種形式的會(huì)議需求;三是滿足不同設(shè)備型號(hào)和軟件硬件的使用，如不同系統(tǒng)的手機(jī)和電腦。

在設(shè)計(jì)思路上，智能會(huì)議系統(tǒng)的主要組成部分包括客戶端、服務(wù)器、手持移動(dòng)終端、影像設(shè)備等。客戶端的主要服務(wù)對(duì)象是參會(huì)各主體人員，參會(huì)各主體通過客戶端接受會(huì)議邀請(qǐng)，進(jìn)入會(huì)議，參與會(huì)議研討，并實(shí)現(xiàn)會(huì)議信息的記錄、查閱。服務(wù)器處于智能會(huì)議系統(tǒng)的中心位置，在數(shù)據(jù)收集、處理、分析等方面進(jìn)行高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為會(huì)議的正常有序進(jìn)行提供強(qiáng)大的后臺(tái)保障。手持移動(dòng)終端則是指手機(jī)電腦等可移動(dòng)便攜式服務(wù)終端。影像設(shè)備在智能會(huì)議系統(tǒng)中十分必要，會(huì)議視頻，屏幕共享和一些會(huì)議文件、資料的展示均需要影像設(shè)備的輔助來實(shí)現(xiàn)。

3 智能會(huì)議管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)踐

基于智能會(huì)議管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)、功能及設(shè)計(jì)思路，本文從會(huì)議規(guī)劃、會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制、會(huì)后歸檔等會(huì)議過程出發(fā)設(shè)計(jì)了以信息管理平臺(tái)為核心的智能會(huì)議管理系統(tǒng)，并對(duì)其基本組成和構(gòu)架設(shè)計(jì)進(jìn)行分析說明。

首先，建立統(tǒng)一智能會(huì)議信息管理平臺(tái)。平臺(tái)以信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)軟件設(shè)備為依托，還有多個(gè)子系統(tǒng)可供拓展訪問，并實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的安全訪問方式，為參與者提供優(yōu)質(zhì)的信息訪問服務(wù)。

其次，建立兩個(gè)體系，即信息安全體系和質(zhì)量服務(wù)體系。其中信息安全體系全方位保護(hù)會(huì)議、數(shù)據(jù)及參會(huì)者信息安全，防止信息泄露或被惡意竊取。質(zhì)量服務(wù)體系則實(shí)現(xiàn)開發(fā)全流程的標(biāo)準(zhǔn)化，以滿足參會(huì)者對(duì)質(zhì)量管理和參會(huì)體驗(yàn)的要求。

再者智能會(huì)議管理系統(tǒng)中應(yīng)包括基礎(chǔ)設(shè)施層、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層、業(yè)務(wù)支撐層、業(yè)務(wù)處理層、客戶端應(yīng)用層等五個(gè)管理層模塊以實(shí)現(xiàn)會(huì)議各個(gè)流程階段的順利進(jìn)行。

在會(huì)議規(guī)劃階段，參會(huì)者和主會(huì)者可通過智能會(huì)議管理系統(tǒng)申請(qǐng)會(huì)議，上傳會(huì)議主題和各種會(huì)議資料，規(guī)劃會(huì)議時(shí)間安排，確定會(huì)議形式，并合理設(shè)置調(diào)整智能系統(tǒng)的功能。在會(huì)議準(zhǔn)備階段，則通過系統(tǒng)向各位參會(huì)者發(fā)送會(huì)議通知，并設(shè)置會(huì)議提醒。在會(huì)中管理階段，則組織人員電子簽到，確認(rèn)參會(huì)人員，上傳會(huì)議資料，開展會(huì)議討論，做好會(huì)議記錄。在會(huì)后歸檔階段則通過系統(tǒng)自動(dòng)記錄功能，對(duì)系統(tǒng)中的會(huì)議資料進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)和分析，然后上傳至系統(tǒng)，方便參會(huì)人員會(huì)后及時(shí)查閱。

4 結(jié)語

綜上所述，智能會(huì)議管理系統(tǒng)在現(xiàn)代會(huì)議管理中具有非常重要的作用，其在提高會(huì)議管理效率，促進(jìn)會(huì)議過程科學(xué)化、規(guī)范化、信息化、便捷化方面具有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，與傳統(tǒng)會(huì)議模式相比，智能會(huì)議管理系統(tǒng)無疑是互聯(lián)網(wǎng)與會(huì)議管理相結(jié)合的優(yōu)秀產(chǎn)物，具有無可比擬的優(yōu)勢(shì)。因此要科學(xué)設(shè)計(jì)智能會(huì)議管理系統(tǒng)，并不斷優(yōu)化系統(tǒng)性能，推廣智能會(huì)議管理系統(tǒng)在企業(yè)會(huì)議中的應(yīng)用。

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