關(guān)于公路工程建設(shè)電子檔案工作的探索

李曉群

摘 要：基于信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，公路工程建設(shè)過程檔案管理工作也得到極大的優(yōu)化，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案管理。相比于傳統(tǒng)的公路工程建設(shè)紙質(zhì)檔案管理，電子化檔案的應(yīng)用使得公路工程建設(shè)過程檔案管理工作變得更加智能化，具有極為明顯的優(yōu)勢。本文主要簡要分析了公路工程建設(shè)電子檔案的基本特征以及目前電子檔案工作中存在的主要問題，探討了今后進一步優(yōu)化公路工程建設(shè)電子檔案管理工作的措施。

關(guān)鍵詞：公路工程建設(shè);電子檔案;探索

前言

在信息化時代的背景下，公路工程建設(shè)中檔案管理工作逐步實現(xiàn)了信息技術(shù)的應(yīng)用，電子檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔案。公路工程建設(shè)過程中所涉及到的檔案數(shù)量一般較龐大，紙質(zhì)檔案不僅會占用較大的空間，在保存和管理工作中也存在較大的困難。電子檔案的建立不僅節(jié)約了很多檔案存儲空間，還方便查詢，也便于檔案管理人員及時發(fā)現(xiàn)檔案中異常的部分，及時修正。隨著公路工程項目的不斷增多，電子檔案管理技術(shù)的不斷完善有助于公路工程項目的高效優(yōu)質(zhì)建設(shè)，因此必須了解目前公路工程建設(shè)電子檔案管理工作中的不足之處并進行完善。

1 公路工程建設(shè)電子檔案基本特征

公路工程建設(shè)中電子檔案管理工作具有極為突出的特征，首先所有的電子檔案內(nèi)容都是在實體紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上對檔案內(nèi)容進行電子化、虛擬化。以計算機網(wǎng)絡(luò)為主要載體對大量的檔案信息進行保存，便于用戶隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息查詢。以往在進行公路工程檔案建立工作時，通常需要耗費大量的人力、物力和財力進行檔案信息收集和整理，電子檔案工作極大的縮減了檔案信息整理工作任務(wù)，并且更加便于檔案信息查詢和修改[1]。智能化是公路工程建設(shè)電子檔案工作的一個主要特征，用戶可以更加便捷的查看檔案信息，提高了工作溝通效率。電子檔案雖然相對來說是虛擬的，但是電子檔案的信息依然是真實檔案內(nèi)容的記錄，電子檔案具有檔案的基本特性和功能。

2 公路工程電子檔案管理中的不足之處

近來年，公路工程建設(shè)電子檔案管理工作取得了較為明顯的成果，但是在工作當中仍然存在諸多不足之處，限制電子檔案在公路工程建設(shè)中的進一步應(yīng)用。首先，電子檔案為公路工程建設(shè)檔案管理工作提供了諸多便利之處，但是也正是基于這些優(yōu)點出現(xiàn)了一些不足。電子檔案信息便于查詢與修改，因此對于電子檔案信息的內(nèi)容最大的一個隱患便是易修改性，且很難留下修改痕跡，這就造成了電子檔案信息真實性欠佳[2]。部分公路工程項目的電子檔案管理人員為了自身利益，篡改電子檔案信息，相關(guān)負責人無法對檔案信息的真實性進行鑒別。除了檔案信息真實性欠佳之外，公路工程建設(shè)電子檔案的保密性也有待完善。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相對來說是一個較為開放的環(huán)境，將檔案信息電子化保存于計算機中，依靠網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息傳遞的過程很可能被他人竊取，這為公路工程建設(shè)檔案的安全保密工作造成了極大地威脅。另外，公路工程建設(shè)電子檔案管理工作中，不同的單位所使用的管理軟件并沒有進行統(tǒng)一，不同軟件之間傳遞電子檔案文件很容易造成文件不可識別或者自動攔截等問題，極大地降低了公路工程建設(shè)電子檔案的便利性[3]。

3 公路工程建設(shè)電子檔案工作優(yōu)化措施

3.1 健全公路工程電子檔案管理制度

為了最大限度的保障公路工程電子檔案內(nèi)容的真實性，公路工程建設(shè)檔案管理部門必須建立完善的電子檔案管理制度，為電子檔案管理工作提供有效保障。公路工程建設(shè)的檔案內(nèi)容會涉及到工程中的各個部門，面對內(nèi)容龐大信息涉及面廣的電子檔案，如果在檔案信息搜集和整理過程，稍有不慎極易出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錯漏的問題。為了更好地規(guī)范公路工程電子檔案工作，必須依靠完善的管理制度，細化每一個電子檔案工作步驟，加強電子檔案工作各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督工作，對于電子檔案原始記錄信息及時進行備份，方便后續(xù)檢查以及核對工作。

3.2 提高公路工程電子檔案工作水平

傳統(tǒng)的公路工程檔案需要完善的保存條件，電子檔案雖然不占用較大的空間，但是電子檔案管理工作的開展卻依賴于各種現(xiàn)代化設(shè)施以及電子檔案管理系統(tǒng)軟件。為了提高公路工程電子檔案管理工作的效率，要先為檔案管理部門配備配套的各種硬件以及軟件設(shè)施。公路工程建設(shè)檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作態(tài)度以及模式，注重各種電子檔案管理技術(shù)以及電子檔案管理系統(tǒng)軟件的學(xué)習(xí)，盡快適應(yīng)電子檔案工作管理模式。

3.3 優(yōu)化公路工程建設(shè)電子檔案信息安全管理

公路工程建設(shè)電子檔案中的內(nèi)容涉及到不同單位的利益問題，因此對于檔案中的數(shù)據(jù)必須做好安全保密工作。電子檔案更加便于查閱，為了減少和避免檔案借閱過程發(fā)生信息泄露和竊取情況的發(fā)生，不同工程內(nèi)部要制定嚴格詳細的電子檔案安全借閱管理工作，加強對于電子檔案借閱的記錄和監(jiān)督工作。另外，公路工程電子檔案管理工作過程所使用的計算機以及軟件要安裝正規(guī)的殺毒軟件及對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護軟件，傳遞電子檔案文件時進行加密工作，營造一個安全的網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境。

3.4 促進公路工程電子檔案文件一體化管理系統(tǒng)的應(yīng)用

針對目前公路工程建設(shè)不同單位以及部門在開展電子檔案管理工作中，所使用軟件不統(tǒng)一的問題，在后續(xù)電子檔案管理工作中，應(yīng)在國家對于檔案管理工作的要求和原則上，促進公路工程相關(guān)部門以及人員采用電子檔案一體化管理模式。不同部門以及單位在進行電子檔案管理工作時，使用統(tǒng)一的軟件進行信息傳遞和共享可以進一步提高電子檔案管理工作效率。

結(jié)語

公路工程建設(shè)整個項目一般周期較長，對于工程中所涉及到的信息以及數(shù)據(jù)一定要做好及時建檔工作，電子檔案在公路工程建設(shè)的應(yīng)用，使得檔案管理工作變得更加智能化和便捷化，為了確保電子檔案信息的真實性以及安全性必須建立完善的管理制度，監(jiān)督整個電子檔案工作，為公路工程質(zhì)量以及安全建設(shè)提供保障。

參考文獻

[1]陳昭彰.高速公路建設(shè)工程中電子化檔案管理系統(tǒng)[J].中國交通信息化，2020（01）：47+99.

[2]趙敬.淺談如何做好公路工程檔案的收集與整理[J].人民交通，2019（01）：79-80.

[3]馬玲玲.試分析如何提升公路科技檔案管理水平[J].中國管理信息化，2018，21（12）：162-163.