新形勢下人力資源和社會保障檔案管理工作分析

劉宏亮 何靜 陳峰

摘 要：人力資源與社會保障檔案管理之間存在密切關系，因此需要做好檔案管理工作。檔案管理內容繁多，需要對個人信息進行準確收集，隨后對信息整理，最終完成檔案管理工作。不過，目前人力資源與社會保障檔案管理中存在較多問題，主要為檔案管理部門缺乏完整的管理制度、檔案管理部門設施比較落后、缺乏檔案管理相關人才導致檔案管理工作未得到有效發展。因此，為了促進新形勢下人力資源與社會保障檔案管理工作的開展，需要不斷完善相關管理制度、更新相關設施和創新技術、培養專業人才，重視檔案管理工作、樹立統一的數據庫標準。本次研究對人力資源和社會保障局檔案管理發展現狀進行分析，并提出改善措施，具體研究結果如下。

關鍵詞：新形勢;人力資源;社會保障檔案管理

檔案管理涉及內容比較廣泛，工作量比較大，工作人員在實際工作中一旦出現問題，將會對個人造成損失，最終導致嚴重后果，所以需要做好檔案管理工作。

1 人力資源和社會保障局檔案管理發展現狀與問題

1.1 檔案管理單位缺乏完整的管理制度

根據相關研究結果顯示，多數人力資源與社會保障局均采用傳統管理方式，該種管理方式不能夠準確對個人信息進行收集，整體管理不夠嚴謹。并且隨著社會經濟的不斷發展，信息更新速度不斷加快，該種傳統的管理方式已經不適用于新形勢的發展[1]。此外，檔案管理部門不具備完善的管理制度，導致管理人員檔案管理意識低下，未充分認識到檔案管理工作的重要性，缺乏工作積極性。在實際檔案管理工作中，稍有不慎就會出現管理問題，導致信息泄露，嚴重將會引發財產損失。因此，為了促進人力資源、社會保障局檔案管理工作有效順應時代的進步，需要對檔案管理單位制度進行完善，管理方式進行創新。并對各個管理環節內容進行規范，并對檔案管理人員實施專業性的培訓。

1.2 單位設施落后

人力資源與社會保障局檔案管理工作內容復雜，進而導致管理人員日常工作量繁多。工作人員在實際工作中既要對信息進行準確收集，還需要對信息進行全面分析，最后信息全面整合處理，由相關部門統一管理。其檔案中包含了個人每個階段的信息，對個人學業、工作等具有重要影響。因此，要求檔案管理人員在每個檔案管理環節，均不能出現差錯[2]。不過，部分地區檔案管理單位設施比較落后，對人力資源、社會保障局檔案管理工作造成不良影響，比較容易出現信息混亂、錯誤狀況。此外，相關設施落后導致檔案信息無法共享，導致人力資源部門不能夠以檔案作為依據，工作難度也隨之增加。

1.3 缺乏檔案管理相關人才

人力資源與社會保障局檔案管理部門缺乏檔案管理相關人才，導致檔案管理得不到有效發展，比較容易出現檔案管理問題，給個人造成損失。主要因為檔案管理局還在使用傳統管理模式，其檔案管理人員為非專業人員，綜合素質、文化水平相對較低，導致管理工作質量較低，不利于檔案管理工作的進步與發展[3]。

2 人力資源和社會保障局檔案管理工作方法

2.1 完善相關管理制度

為了人力資源、社會保障局檔案管理工作的開展，需要不斷完善相關管理制度。需要對檔案管理人員所學專業、個人素質以及工作能力進行評估，對其進行綜合考慮將其分配至合適的工作崗位中[4]。一方面，可以減少檔案管理問題，另一方面，可以在一定程度上提升工作人員積極性，使其以飽滿的熱情投入到工作中。此外，還需要對傳統管理模式中存在的問題進行改進，并吸取其管理中存在的優點，與新的檔案管理模式相互融合，最終達到取其精華去其糟粕的效果，進而使人力資源與社會保障局檔案管理工資符合社會發展。

2.2 更新相關設施和創新技術

為了人力資源、社會保障局檔案管理工作的開展，需要不斷更新相關設施和創新技術。可以將先進的技術引進到檔案管理工作中來，利用計算機設備對信息進行收集、分析、整理以及統一管理，進而減少檔案管理問題，避免因工作人員疏忽引發的工作錯誤[5]。目前，我國科學技術不斷發展，可以將信息化技術、數字化等技術融入檔案管理中，還可將檔案信息進行備份處理，有效避免信息丟失。因此，需要相關部門將創新檔案管理技術高度重視起來，采用信息化管理方式。

2.3 培養專業人才，重視檔案管理工作

為了人力資源、社會保障局檔案管理工作的開展，需要不斷培養專業人才，重視檔案管理工作。需要檔案管理部門定期組織檔案管理人員進行培訓，通過培訓提升管理技能、學習新的管理方法，使其認識檔案管理工作的重要性，提升管理意識，降低管理錯誤發生率。此外，還需要從大學生、勞動人民入手，大力宣傳檔案管理知識，改變其原有的檔案管理理念，進而促進檔案管理工作的開展。

2.4 樹立統一的數據庫標準

依據檔案管理調查結果顯示，人力資源、社會保障局檔案管理中最為嚴重的問題為資源無法共享。因此，為了實現資源共享，需要樹立統一的數據庫標準。只有建立統一的數據庫標準，才可以有效避免信息收集、整理混亂狀況。此外，檔案管理人員專業水平、綜合素質低下也進一步加大了工作難度，使用統一數據庫可以有效降低因工作人員疏忽引發的損失，最終提升檔案管理質量。

3 結束語

根據上文所述可知，人力資源、社會保障局檔案管理需要符合新形勢下社會經濟的發展，而檔案關乎每個人的經濟利益，需要將檔案管理工作高度重視起來。通過完善相關管理制度、更新相關設施和創新技術、培養專業人才，重視檔案管理工作、樹立統一的數據庫標準，促進檔案管理發展。

參考文獻

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