互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代如何有效提高職業(yè)學(xué)校檔案管理工作

張秀慧

【摘要】當(dāng)前，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正呈現(xiàn)迅猛發(fā)展態(tài)勢(shì)，社會(huì)已全面邁入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，“互聯(lián)網(wǎng)+”思維成為各個(gè)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的必備思維。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代既為職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作帶來(lái)了全新的改進(jìn)機(jī)遇，又使得職業(yè)學(xué)校在開(kāi)展檔案管理實(shí)踐時(shí)面臨著一系列不同以往的挑戰(zhàn)，唯有把握機(jī)遇、直面挑戰(zhàn)，職業(yè)學(xué)校才能有效地提高自身管理各類(lèi)檔案的水平與能力，進(jìn)而最大限度地發(fā)揮檔案管理工作在輔助決策、促進(jìn)整體管理工作水平提升等各個(gè)方面的積極作用。為此，本文主要在分析當(dāng)前職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中所存在的與互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代不相適應(yīng)的問(wèn)題的基礎(chǔ)上，探討職業(yè)學(xué)校在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代獲得檔案管理水平提升的具體策略，希望能夠提供有價(jià)值的借鑒。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代;職業(yè)學(xué)校;檔案管理工作;提高策略

檔案管理工作是職業(yè)學(xué)校整體管理工作中的重要一環(huán)，對(duì)于職業(yè)學(xué)校綜合管理能力和辦學(xué)競(jìng)爭(zhēng)力提升而言，意義顯著。高質(zhì)量的檔案管理工作，能夠使職業(yè)學(xué)校的各項(xiàng)管理與決策活動(dòng)更具科學(xué)性和針對(duì)性，推動(dòng)職業(yè)學(xué)校各項(xiàng)事務(wù)正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)。伴隨以大數(shù)據(jù)、云儲(chǔ)存、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等為代表的新興信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，當(dāng)今時(shí)代已是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，為與時(shí)代發(fā)展同步，職業(yè)學(xué)校必須及時(shí)更新檔案管理理念，對(duì)當(dāng)前檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)分析，清楚地認(rèn)識(shí)其中與互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代不相適應(yīng)的部分，并采取有效措施解決這些不符合互聯(lián)網(wǎng)思維的問(wèn)題、彌補(bǔ)存在的諸多不足，力求自身檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代得到創(chuàng)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平與能力的進(jìn)一步提升。

一、當(dāng)前職業(yè)學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）管理模式陳舊落后，缺乏信息化管理意識(shí)。現(xiàn)階段，從整體上看，許多職業(yè)學(xué)校的檔案管理模式仍然停留于人工收集、整理、歸檔、分類(lèi)及查閱調(diào)用檔案的陳舊落后階段，不僅效率低下，而且難以保證檔案材料的真實(shí)性、難以保證檔案存儲(chǔ)的安全性。究其原因，主要是因?yàn)殡m然當(dāng)前大部分職業(yè)學(xué)校都已開(kāi)始探索實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合的有效路徑，但在實(shí)際的檔案管理實(shí)踐之中，檔案管理人員仍然缺乏信息化管理意識(shí)，不能找準(zhǔn)信息技術(shù)與檔案管理工作之間存在的契合點(diǎn)。一些管理人員信息素養(yǎng)嚴(yán)重不足，甚至不能熟練操作信息化檔案管理系統(tǒng)，因而信息化檔案管理流于形式，導(dǎo)致檔案管理水平較差、效率較低。

（二）未能形成健全制度，檔案管理隨意性較強(qiáng)。制度具備規(guī)范和約束人的行為的作用，健全的檔案管理制度是職業(yè)學(xué)校檔案管理工作得以有序高效開(kāi)展最為重要的保障。然而，目前許多職業(yè)學(xué)校都未能形成完善的檔案管理制度、沒(méi)有以制度的形式規(guī)范檔案管理流程、沒(méi)有建立檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（尤其缺乏檔案數(shù)字化和信息化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)），這就導(dǎo)致管理人員在開(kāi)展檔案管理實(shí)踐時(shí)規(guī)范性與統(tǒng)一性嚴(yán)重不足，而主觀隨意性較強(qiáng)，由于檔案工作人員主觀層面因素而導(dǎo)致檔案管理工作呈現(xiàn)紕漏的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給檔案管理工作和學(xué)校整體工作開(kāi)展造成了極其嚴(yán)重的負(fù)面影響。信息化檔案管理是一項(xiàng)高度標(biāo)準(zhǔn)化的工作，健全制度和科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的缺乏，嚴(yán)重阻礙著職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作水平在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代得到提高。

（三）信息技術(shù)較為落后，未能構(gòu)建專(zhuān)業(yè)化系統(tǒng)。當(dāng)前，許多職業(yè)學(xué)校的信息化檔案管理系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)性嚴(yán)重不足，主要表現(xiàn)為功能不夠完備、操作不夠便捷及信息系統(tǒng)無(wú)法共享（如學(xué)校的OA系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)等都無(wú)法跟檔案系統(tǒng)對(duì)接，無(wú)法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)互聯(lián)和信息共享）等方面。其中，檔案管理系統(tǒng)無(wú)法與其他類(lèi)型信息資源管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接的問(wèn)題尤為突出，直接導(dǎo)致在需要將其他類(lèi)型信息材料歸入檔案以實(shí)現(xiàn)內(nèi)容更新時(shí)，往往需要采取人工手動(dòng)輸入的方式來(lái)進(jìn)行，造成時(shí)間和精力的極大耗費(fèi)。究其原因，主要在于職業(yè)學(xué)校轉(zhuǎn)化應(yīng)用信息技術(shù)的能力較差，沒(méi)有充分實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作的深度融合，因此大部分職業(yè)學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)都只有簡(jiǎn)單的目錄搜索功能，未能最大限度地發(fā)揮信息技術(shù)在材料歸檔、檔案分類(lèi)與調(diào)用等工作中的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)。此外，許多職業(yè)學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)封閉性較強(qiáng)且數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)混亂，因而對(duì)于新興技術(shù)的應(yīng)用造成了很大的阻礙，許多新興信息技術(shù)要想轉(zhuǎn)化應(yīng)用到職業(yè)學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)之中，往往需要較長(zhǎng)的周期。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代職業(yè)學(xué)校提高檔案管理工作水平的具體策略

（一）加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)思維指導(dǎo)檔案管理。檔案管理理念對(duì)于檔案管理模式和檔案管理實(shí)效有著直接影響，因此職業(yè)學(xué)校要想有效地克服陳舊落后檔案管理模式局限性。首先必須加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理理念更新，以互聯(lián)網(wǎng)思維作為檔案管理的指導(dǎo)思維，從而為“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的信息化管理模式打下良好基礎(chǔ)。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”并不是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和檔案管理工作的簡(jiǎn)單相加，這一模式所追求的是將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)思維深入滲透到檔案管理工作的具體環(huán)節(jié)之中，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理活動(dòng)的優(yōu)化，提升管理效率。其中，互聯(lián)網(wǎng)思維是一種創(chuàng)新思維，具體到檔案管理領(lǐng)域，它要求檔案管理人員主動(dòng)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理方式及手段，使檔案管理具備互聯(lián)網(wǎng)實(shí)時(shí)共享和互聯(lián)互通的優(yōu)勢(shì)特征。為此，職業(yè)學(xué)校應(yīng)著力打破因循守舊的檔案管理模式，增強(qiáng)工作人員的信息化管理意識(shí)，鼓勵(lì)檔案管理人員在管理實(shí)踐中積極主動(dòng)地應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)展開(kāi)創(chuàng)新實(shí)踐，同時(shí)注重幫助他們了解信息化檔案管理平臺(tái)的各項(xiàng)核心功能、掌握信息化檔案管理平臺(tái)的各項(xiàng)基礎(chǔ)操作，有效鍛煉他們的檔案信息化管理能力。

（二）建立完善制度，保障信息化檔案管理有序進(jìn)行。為保障檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行，職業(yè)學(xué)校必須站在全局的高度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，做好頂層設(shè)計(jì)，將改善檔案管理工作質(zhì)量上升為一項(xiàng)發(fā)展戰(zhàn)略，建立完善的檔案管理工作制度，以制度的形式將不同類(lèi)型檔案（人事檔案、學(xué)生檔案、教學(xué)檔案等）的具體管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范管理流程確定下來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，確保同一類(lèi)型的檔案嚴(yán)格按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行信息化錄入，從而確保計(jì)算機(jī)能夠?qū)n案信息進(jìn)行高效處理。與此同時(shí)，職業(yè)學(xué)校應(yīng)在檔案管理制度中明確不同檔案管理人員的具體職責(zé)，并建立與之相應(yīng)的檔案管理工作人員績(jī)效考核機(jī)制與獎(jiǎng)懲機(jī)制，以此嚴(yán)格保證他們按照檔案管理的規(guī)范流程和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)展開(kāi)工作，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)。對(duì)于嚴(yán)格遵守檔案管理制度的工作人員，應(yīng)給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，以此進(jìn)一步提高他們的工作積極性，為其他檔案工作人員樹(shù)立榜樣;對(duì)于因其主觀因素出現(xiàn)重大失職的工作人員，則應(yīng)按照制度規(guī)定進(jìn)行懲處，警示其他檔案工作人員。

（三）提高技術(shù)水平，打造專(zhuān)業(yè)化信息檔案管理平臺(tái)。唯有具備良好的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)轉(zhuǎn)化應(yīng)用能力，職業(yè)學(xué)校才能真正在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理并獲得檔案管理工作水平提升。為此，職業(yè)學(xué)校應(yīng)加大對(duì)于檔案管理工作的資金和技術(shù)支持力度，為檔案管理工作部門(mén)購(gòu)置高性能計(jì)算機(jī)，打造專(zhuān)門(mén)的信息化檔案辦公室，保證檔案管理工作人員能夠在良好的信息化辦公環(huán)境中開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理工作，進(jìn)一步激發(fā)他們的互聯(lián)網(wǎng)思維創(chuàng)新靈感。與此同時(shí)，職業(yè)學(xué)校應(yīng)積極與專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)企業(yè)展開(kāi)合作，引入計(jì)算機(jī)企業(yè)的先進(jìn)技術(shù)和模式，結(jié)合自身檔案管理現(xiàn)狀和需求，打造符合本校實(shí)際、功能完備、操作便捷、能夠與本校的其他信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)對(duì)接和互聯(lián)且具備高度開(kāi)放性的專(zhuān)業(yè)化信息檔案管理平臺(tái)，將信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用落到實(shí)處，切實(shí)提高檔案管理效率。職業(yè)學(xué)校應(yīng)注意使新興互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，比如應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)判斷檔案信息真實(shí)性、通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行分析和挖掘得出數(shù)字模型;應(yīng)用云儲(chǔ)存技術(shù)，安全備份檔案內(nèi)容等。此外，職業(yè)學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)水平，避免檔案信息被惡意竊取、篡改或是損毀。

（四）提高人員素質(zhì)，內(nèi)部培訓(xùn)與外部招聘有機(jī)結(jié)合。檔案管理工作人員既是檔案管理工作的實(shí)踐操作者，也是運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維對(duì)檔案管理工作展開(kāi)創(chuàng)新的主要人群。因此，職業(yè)學(xué)校應(yīng)著力充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的檔案管理主體性，打造一支高效檔案管理隊(duì)伍，以此推動(dòng)檔案管理水平提升。一方面，職業(yè)學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)工作，邀請(qǐng)信息化檔案管理領(lǐng)域的專(zhuān)家、學(xué)者以及其他率先實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”模式的學(xué)校中的檔案管理工作人員為本校檔案管理人員展開(kāi)培訓(xùn)工作，以此幫助他們理解和掌握信息化檔案管理的基本理念和方法，促使他們主動(dòng)配合信息化檔案管理改革工作并有效鍛煉他們的檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐能力;另一方面，職業(yè)學(xué)校應(yīng)通過(guò)外部招聘的方式，引入兼具檔案管理專(zhuān)業(yè)背景、良好檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及高度信息素養(yǎng)的高素質(zhì)檔案管理人才，為檔案管理隊(duì)伍注入新鮮活力。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，基于檔案管理工作在促進(jìn)職業(yè)學(xué)校管理能力、決策能力及綜合辦學(xué)競(jìng)爭(zhēng)力提升方面的積極作用，職業(yè)學(xué)校應(yīng)敏銳地把握住互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代為檔案管理工作所創(chuàng)造的新機(jī)遇，將各項(xiàng)新興信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入檔案管理之中，切實(shí)提高檔案管理工作水平。為此，職業(yè)學(xué)校需正視當(dāng)前所存在于檔案管理工作中管理模式陳舊落后、信息化管理意識(shí)不足、缺乏健全制度和專(zhuān)業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)及管理人員綜合素質(zhì)不足等不符合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代要求的問(wèn)題，通過(guò)落實(shí)在檔案管理工作中滲透互聯(lián)網(wǎng)思維、健全檔案管理制度、提高信息技術(shù)轉(zhuǎn)化應(yīng)用能力及增強(qiáng)檔案管理人員綜合管理素養(yǎng)這些措施，推動(dòng)檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代實(shí)現(xiàn)同步，加快檔案管理信息化與智能化進(jìn)程，從而有效獲得檔案管理工作水平的提高。

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