信息化社會檔案信息化的特點及創(chuàng)新對策

吳杰高

摘 要：檔案的信息化建設(shè)，會使得傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生翻天覆地的變化。相較于傳統(tǒng)的存儲方式，信息化時代的存儲將更大，速度將更快，而存儲錯誤幾乎為零。在這樣的前提下，我國大力推廣傳統(tǒng)檔案管理向信息化靠攏，構(gòu)建自動化的信息管理平臺，為單位實現(xiàn)檔案管理信息化打牢基礎(chǔ)。本文就我國檔案管理存在的不足進行探討，并就檔案管理的信息化開展提供思路和方法。

關(guān)鍵詞：信息化社會;創(chuàng)新對策;特點;檔案信息化

1 信息化社會檔案信息化的特點

1.1 檔案信息化建設(shè)的改革性

檔案信息化是推動檔案工作改革的過程，檔案信息化建設(shè)，不是現(xiàn)代技術(shù)手段的簡單應(yīng)用，只對人力起到直接替代作用，而是通過其滲透到檔案工作的各個環(huán)節(jié)和要素中，對檔案管理職能、工作機構(gòu)、人員分工等都發(fā)生作用，從而促進檔案工作實現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變、機構(gòu)改革和管理創(chuàng)新[1]。同時，檔案信息化建設(shè)也改變了傳統(tǒng)的檔案管理方法，在檔案收集、整理、利用、鑒定、開放、公布、統(tǒng)計、銷毀等各個方面都提出了新的課題，都要求管理方式實現(xiàn)根本性轉(zhuǎn)變。另外，檔案信息化建設(shè)涉及的技術(shù)創(chuàng)新與檔案管理觀念、理論、方法等創(chuàng)新交互作用，也推動檔案業(yè)務(wù)工作不斷改革發(fā)展。

1.2 檔案信息化建設(shè)的時效性

檔案信息化建設(shè)是與時俱進、創(chuàng)新發(fā)展過程，隨著科學發(fā)展和技術(shù)進步，檔案信息化的技術(shù)支撐體系，包括硬件和軟件系統(tǒng)都需要更新?lián)Q代，要求檔案管理部門及時組織系統(tǒng)升級，并且要考慮后代系統(tǒng)對前代系統(tǒng)的兼容性。因此，檔案信息化建設(shè)將是持續(xù)演進的長久過程，不能期望做到一蹴而就，也不應(yīng)該保持觀望，坐失發(fā)展良機。檔案信息化是新生事務(wù)，沒有現(xiàn)成的理論，在沒有束縛的優(yōu)勢背景下也同時沒有成熟經(jīng)驗，機遇與挑戰(zhàn)并存，成功與失敗交織，只有按照“三個有利于”的標準，在應(yīng)用實效上下功夫，才能走出符合各自實際的路子。

1.3 檔案信息化建設(shè)的價值性

檔案信息化建設(shè)是提升檔案資源價值的過程，它使檔案信息資源整合和共享成為可能，也使更多、更完整地收集整理檔案信息成為可能，必然會使傳統(tǒng)意義上的檔案館藏結(jié)構(gòu)發(fā)生改變，向更為寬闊的領(lǐng)域拓展。檔案信息資源的開發(fā)利用也因而獲得空前機遇，信息集合效應(yīng)將隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展和人們對檔案認識的深化日益彰顯，檔案信息資源的經(jīng)濟價值、社會價值、文化價值和政治價值等將在資源整合的過程中實現(xiàn)增值，在“死檔案”變成“活資料”的基礎(chǔ)上提供給人們更多的想象空間。

2 檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 對信息化建設(shè)不夠重視

目前有很多單位沒有意識到檔案管理對自身發(fā)展的重要作用，甚至一些管理人員認為檔案管理的成果對單位的發(fā)展不會造成任何影響。因此出現(xiàn)了單位檔案管理的工作目標不明確、工作流程不規(guī)范，從而失去了單位檔案管理的真正職能及作用[2]。也正是因為這種錯誤的認識使很多單位對檔案管理的信息化建設(shè)程度不夠。而且在單位檔案管理部門，中負責人員為了節(jié)省成本，不注重檔案管理的信息化建設(shè)，對其投入的資金、人力和物力都明顯乏力，致使無法支撐完善的信息化體系建設(shè)。

2.2 檔案信息資源的開發(fā)程度不夠

在單位管理工作中信息資源的開發(fā)程度直接影響到人員檔案的完整性和管理質(zhì)量。但是當前大多數(shù)單位對檔案管理缺乏科學合理的信息化設(shè)計規(guī)劃，使信息資源開發(fā)工作存在嚴重問題。首先體現(xiàn)在信息資源的收集不全面，在將人員信息錄入計算機數(shù)據(jù)庫時，只是將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容復(fù)制到電子檔案中，沒有進行實地的調(diào)查和驗證，從而導(dǎo)致部分檔案信息存在不準確的問題。一方面，如果紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損或模糊的現(xiàn)象，管理人員依舊沒有展開調(diào)查，將人員信息錄入數(shù)據(jù)庫后，致使人員檔案信息殘缺，會引發(fā)后續(xù)管理問題;另外一方面，數(shù)據(jù)庫檔案信息重復(fù)性內(nèi)容較多，如果沒有經(jīng)過必要的整合和分析處理，就會造成檔案信息資源混亂，人員資料不全等問題，影響檔案資料的實際利用。

2.3 檔案數(shù)據(jù)庫檢索功能落后

在信息化檔案管理模式中，檔案信息通常是儲存在計算機數(shù)據(jù)庫中，但是由于軟件和硬件設(shè)施的功能限制，致使檔案檢索效率低

下[3]。一旦需要對人員檔案或者相關(guān)材料進行調(diào)取時，不能夠及時檢索到所需檔案，影響其他工作效率。而當前單位的檔案檢索方式主要有兩種方式：一是計算機檢索，對于專業(yè)素養(yǎng)不高、計算機知識匱乏的管理人員來說，無法實現(xiàn)快速檢索。另一種就是人工手動檢索，這種方式查找檔案的速度極慢，信息化建設(shè)的成效沒有得到充分體現(xiàn)。而且在單位檔案管理部門中還存在信息化設(shè)備落后、軟件與硬件不適應(yīng)等狀況，導(dǎo)致檔案信息檢索效率極慢，不利于單位檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)。

3 檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新對策

3.1 提高單位對信息化檔案管理的重視程度

首先，管理者要立足于單位的發(fā)展、建設(shè)，充分考慮內(nèi)外部環(huán)境，認識到信息化應(yīng)用到檔案管理工作中的作用和重要性。其次，要認識到檔案管理對于整個單位發(fā)展的積極影響。雖然檔案管理不能夠直接決定單位的收益，但能夠為相關(guān)活動的開展和發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供重要依據(jù)，與單位的各項工作都有密切的聯(lián)系。加強檔案管理信息化建設(shè)，就能夠在一定程度上推動單位的工作效率和質(zhì)量提高。所以必須要確立單位檔案管理的目標，制定規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理工作制度及相關(guān)規(guī)定，將信息化建設(shè)融入制度保障中，提高領(lǐng)導(dǎo)者對信息化檔案管理建設(shè)的重視。另外還要加大資金、人力、設(shè)備投入，促進檔案館信息化，為單位發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

3.2 建設(shè)檔案信息推廣平臺

檔案管理工作需要各部門的積極參與和配合，通過建設(shè)檔案信息推廣平臺能夠進一步加強單位各個部門之間的聯(lián)系和溝通，確保檔案信息資料的完整性和準確性，為信息化建設(shè)奠定有利的基礎(chǔ)。同時利用信息推廣平臺能夠更廣泛收集人員或者活動信息等相關(guān)資料，管理人員審核合格后錄入數(shù)據(jù)庫中，形成電子檔案。能夠最大限度地保障檔案的完整性和真實性，提高檔案利用效率。這一過程需要相關(guān)管理人員能夠樹立數(shù)字化管理觀念，利用專業(yè)信息化知識建設(shè)功能完善的檔案信息推廣平臺，為單位的檔案調(diào)閱、調(diào)用、更改、錄入等提供便利，能夠最大限度地提高檔案信息開放程度。

3.3 引進新設(shè)備，及時更新軟件系統(tǒng)

設(shè)備是檔案管理信息建設(shè)的重要基礎(chǔ)，單位要引進具有先進功能的計算機硬件設(shè)備和智能檢索軟件系統(tǒng)，并且要定期進行維護和升級管理，保障檔案管理信息化建設(shè)能夠不斷地得到優(yōu)化和進步。比如可以將紙質(zhì)檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文本、圖片等形式，促進管理方法的多樣性和實用性。要關(guān)注市場檔案管理軟件、硬件市場，保障管理設(shè)備的先進性，同時單位檔案管理部門內(nèi)部也要加強對檔案信息化的技術(shù)研發(fā)和探索，促使檔案管理信息化建設(shè)與單位自身更加適應(yīng)，從而最大限度地提高檔案利用效率，提高單位的檔案管理質(zhì)量。

4 結(jié)束語

為了實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目的，應(yīng)該在實際工作中引入更加科學的檔案管理方式和先進的檔案管理人才，進行檔案的資源信息共享，用信息化檔案信息存儲方式替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲方式，并注意提高檔案存儲資源開發(fā)的能力。

參考文獻

[1]陶水龍.大數(shù)據(jù)視野下檔案信息化建設(shè)的新思考[J].檔案學研究，2017（03）：93-99.

[2]朱瑜，王冉，程喜.“互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案信息化安全建設(shè)研究[J].檔案學研究，2017（01）：73-76.

[3]馬仁杰，張浩.論社會轉(zhuǎn)型期檔案信息化與檔案信息倫理建設(shè)[J].安徽大學學報（哲學社會科學版），2011，35（01）：145-150.