紙質(zhì)檔案與電子檔案的保護(hù)差異分析探討

江蕓

摘 要：近年來，隨著社會(huì)信息化程度的不斷加快，電子文件逐漸代替紙質(zhì)文件，從而帶來電子文件與紙質(zhì)檔案并存的管理問題。認(rèn)真分析比較研究電子文件與紙質(zhì)檔案的差異，取長(zhǎng)補(bǔ)短、互為補(bǔ)充，是一個(gè)需要研究的問題。文章主要分析了紙質(zhì)檔案與電子檔案的保護(hù)差異，以供廣大同仁研究探討。

關(guān)鍵詞：電子檔案;紙質(zhì)檔案;保護(hù)差異;對(duì)策

長(zhǎng)期以來，紙質(zhì)文件作為檔案的主要載體被保存、利用。信息時(shí)代的到來，作為信息重要承載形式的檔案存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生了巨大的變化，以紙質(zhì)為主要介質(zhì)的傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)形式正在逐步向以磁盤、光盤等為介質(zhì)的電子檔案存儲(chǔ)形式過渡。在今后相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)時(shí)期內(nèi)，檔案工作將處于紙質(zhì)檔案與電子檔案并存階段。同時(shí)，在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)中，電子文件的整理與保護(hù)是必須涉及的課題。電子文件的載體、載體與信息結(jié)合方式的特殊性對(duì)傳統(tǒng)檔案保護(hù)理論造成了很大沖擊。電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在文件形式上有本質(zhì)的區(qū)別，對(duì)電子文件的保護(hù)技術(shù)也與紙質(zhì)檔案的完全不同，只有弄清楚這些差異，并積極探索并采取相應(yīng)的措施，才能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案建設(shè)的需要。

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案特點(diǎn)分析

電子檔案與紙質(zhì)檔案都是社會(huì)活動(dòng)者真實(shí)活動(dòng)的記錄，具有參考利用價(jià)值，需要存檔備查。所不同的是，電子檔案在記錄方式上有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)。

1.1 信息存儲(chǔ)的高密度性

電子檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)或者載體可為磁盤、光盤、軟盤、硬盤等能夠集文字、圖像、聲音于一體來表達(dá)紙質(zhì)文件無法表達(dá)的信息內(nèi)容，而紙質(zhì)檔案只以紙質(zhì)為載體。無論是磁盤還是光盤，有海量存儲(chǔ)之稱，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間。

1.2 依賴性和不可識(shí)別性

電子檔案是利用計(jì)算機(jī)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)上的檔案，它是電子計(jì)算機(jī)在檔案工作中應(yīng)用的產(chǎn)物，也是檔案現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。電子檔案必須依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)才能識(shí)別出來。然而，紙質(zhì)檔案采用人工可識(shí)讀的記錄符號(hào)，人可以直接讀出。

1.3 信息與載體間的可分離性

就電子檔案而言，信息與載體是可分離的，它可以在不同介質(zhì)間拷貝，其信息可以完全游離于記錄方式和載體之外，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。相對(duì)于電子檔案而言，紙質(zhì)檔案的載體是實(shí)體，具有相對(duì)的穩(wěn)定性，那么，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在承載信息的穩(wěn)定方面仍然處于高優(yōu)勢(shì)狀態(tài)。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案保護(hù)上的差異及對(duì)策分析

2.1 電子檔案與紙質(zhì)檔案保護(hù)上的差異分析

1）檔案介質(zhì)屬性的差異。紙張的纖維素在高溫、高濕、酸、酶等作用下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，如果在保護(hù)過程中，注意不使其發(fā)生化學(xué)反應(yīng)，那么紙質(zhì)檔案的壽命可達(dá)上百甚至千年。電子文件的載體主要是磁性物質(zhì)和光盤，磁性物質(zhì)容易彎曲變形、退磁消磁;構(gòu)成光盤的碲、硒、碳鋁等化合物不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)，在激光熱效應(yīng)下易物化變形，電子文件的壽命一般僅為

5～20年。

2）環(huán)境影響的差異。光線和有害氣體可降低紙張強(qiáng)度，但對(duì)電子文件的破壞力更大，有害氣體在一定條件下腐蝕、破壞磁性載體和光盤，使電子文件信息丟失。光線尤其紫外線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使帶基盤基老化、磁性記錄信號(hào)衰減，影響信息的讀寫效果。

溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是有差異的。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解—氧化反應(yīng)，使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象;電子文件在溫度過高或過低時(shí)，易膨脹或收縮變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)讀寫。

灰塵會(huì)給紙張帶來霉菌，使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”，但可通過修復(fù)能夠恢復(fù);而灰塵對(duì)電子文件載體的損壞則很難恢復(fù)，因?yàn)槊咕置诘拿负陀袡C(jī)酸會(huì)使磁性載體和光盤數(shù)據(jù)丟失，使計(jì)算機(jī)無法讀出原始信息。磁盤、光盤表面如果被劃傷，記錄信息就會(huì)被損毀;灰塵中所含的化學(xué)成分也會(huì)不同程度地引起磁盤、光盤的腐蝕、降解，造成記錄信息丟失。

磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無任何影響，但它能使電子文件的磁性涂層發(fā)生消磁或磁化，從而破壞記錄信號(hào)。強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁分子的排列次序，影響讀出效果。

3）檔案保護(hù)階段的差異。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護(hù)相對(duì)來說是階段性的，主要是指檔案入庫以后的保管。電子文件形成的特點(diǎn)決定了它的保護(hù)貫穿于電子文件的整個(gè)周期，因?yàn)殡娮游募痪邆浼堎|(zhì)文件的實(shí)體性，它依賴運(yùn)行環(huán)境，可不斷被改動(dòng)，所以電子文件的保護(hù)是一個(gè)系統(tǒng)工程，從其設(shè)計(jì)產(chǎn)生開始一直到最后銷毀要全程管理、保護(hù)，從電子文件的生命周期之始就要建立各項(xiàng)法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，管理、保護(hù)措施貫徹始終。

4）保護(hù)技術(shù)成熟度的差異。紙質(zhì)檔案的保護(hù)歷史悠久、技術(shù)穩(wěn)定成熟，需要做的是盡善完美的工作。電子文件的保護(hù)技術(shù)雖不斷發(fā)展，但歷史不長(zhǎng)，計(jì)算機(jī)病毒防護(hù)技術(shù)一直處在不斷動(dòng)蕩和變化中，病毒破壞、黑客入侵等手段不斷花樣翻新，需要我們不斷探索解決。此外，如何永久地保障電子文件的可存取性，如何解決軟硬件環(huán)境的兼容性，如何保障電子文件的原始性和完整性等問題，沒有通用的、永久不變的解決方法，需要不斷研究開發(fā)、探索創(chuàng)新，這也是目前“雙套制”盛行的原因。

5）保護(hù)費(fèi)用的差異。紙質(zhì)檔案的保護(hù)費(fèi)用（庫房費(fèi)用、維護(hù)費(fèi)用和人工費(fèi)用等）相對(duì)穩(wěn)定;電子檔案的保護(hù)費(fèi)用比較復(fù)雜，主要包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的維護(hù)費(fèi)用、載體保護(hù)費(fèi)用、軟硬件環(huán)境不斷更新的費(fèi)用等。和傳統(tǒng)檔案庫房比較，電子檔案庫房的環(huán)境條件要求比較高，一次性投入比較高;新型載體壽命有限，需要定期進(jìn)行復(fù)制或轉(zhuǎn)錄;計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不斷更新，使文件的可讀性成為難題，不但要投入更新費(fèi)用還要投入研發(fā)轉(zhuǎn)換費(fèi)用。

2.2 電子檔案的保護(hù)措施

1）做好備份工作。對(duì)于由紙質(zhì)原件生成的電子文件，對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)原件一定要保存好，因?yàn)榧埖淖匀粔勖L(zhǎng)的多;對(duì)于沒有紙質(zhì)原件的電子文件，可以輸出一套紙質(zhì)文件保存。另外，無論在什么情況下，電子文件都應(yīng)拷貝出一套作為備份，單獨(dú)保存。

2）研究并制定相應(yīng)的管理辦法。根據(jù)電子檔案儲(chǔ)存載體的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的保管辦法，配套相應(yīng)的保存設(shè)備。定期組織檔案工作人員學(xué)習(xí)，嚴(yán)格按照要求保管，確保存儲(chǔ)載體在自然壽命內(nèi)不損壞。

3）定期檢查存儲(chǔ)載體。檔案管理人員對(duì)載體的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期對(duì)電子檔案儲(chǔ)存載體進(jìn)行檢查，核查儲(chǔ)存時(shí)間和更新時(shí)間，對(duì)于到達(dá)儲(chǔ)存壽命的電子檔案，及時(shí)進(jìn)行更新。

3 結(jié)語

總之，在做好傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作的同時(shí)，充分認(rèn)識(shí)電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫管理、電子檔案管理及保護(hù)技能，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高檔案管理水平。

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