紙質檔案與電子檔案的保護差異分析探討

江蕓

摘 要：近年來，隨著社會信息化程度的不斷加快，電子文件逐漸代替紙質文件，從而帶來電子文件與紙質檔案并存的管理問題。認真分析比較研究電子文件與紙質檔案的差異，取長補短、互為補充，是一個需要研究的問題。文章主要分析了紙質檔案與電子檔案的保護差異，以供廣大同仁研究探討。

關鍵詞：電子檔案;紙質檔案;保護差異;對策

長期以來，紙質文件作為檔案的主要載體被保存、利用。信息時代的到來，作為信息重要承載形式的檔案存儲介質發生了巨大的變化，以紙質為主要介質的傳統檔案存儲形式正在逐步向以磁盤、光盤等為介質的電子檔案存儲形式過渡。在今后相當長的一個時期內，檔案工作將處于紙質檔案與電子檔案并存階段。同時，在數字化、網絡化檔案建設中，電子文件的整理與保護是必須涉及的課題。電子文件的載體、載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案保護理論造成了很大沖擊。電子文件與傳統紙質檔案在文件形式上有本質的區別，對電子文件的保護技術也與紙質檔案的完全不同，只有弄清楚這些差異，并積極探索并采取相應的措施，才能適應現代化檔案建設的需要。

1 電子檔案與紙質檔案特點分析

電子檔案與紙質檔案都是社會活動者真實活動的記錄，具有參考利用價值，需要存檔備查。所不同的是，電子檔案在記錄方式上有許多不同于紙質檔案的特點。

1.1 信息存儲的高密度性

電子檔案的儲存介質或者載體可為磁盤、光盤、軟盤、硬盤等能夠集文字、圖像、聲音于一體來表達紙質文件無法表達的信息內容，而紙質檔案只以紙質為載體。無論是磁盤還是光盤，有海量存儲之稱，這種信息存儲的高密度性可節省檔案的存儲空間。

1.2 依賴性和不可識別性

電子檔案是利用計算機形成的，以代碼形式存儲于特定介質上的檔案，它是電子計算機在檔案工作中應用的產物，也是檔案現代化的重要標志。電子檔案必須依賴于計算機軟、硬件和數據庫及網絡系統才能識別出來。然而，紙質檔案采用人工可識讀的記錄符號，人可以直接讀出。

1.3 信息與載體間的可分離性

就電子檔案而言，信息與載體是可分離的，它可以在不同介質間拷貝，其信息可以完全游離于記錄方式和載體之外，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳輸、便于異地調閱或形成文件。相對于電子檔案而言，紙質檔案的載體是實體，具有相對的穩定性，那么，傳統的紙質檔案在承載信息的穩定方面仍然處于高優勢狀態。

2 電子檔案與紙質檔案保護上的差異及對策分析

2.1 電子檔案與紙質檔案保護上的差異分析

1）檔案介質屬性的差異。紙張的纖維素在高溫、高濕、酸、酶等作用下，可發生水解和氧化反應，如果在保護過程中，注意不使其發生化學反應，那么紙質檔案的壽命可達上百甚至千年。電子文件的載體主要是磁性物質和光盤，磁性物質容易彎曲變形、退磁消磁;構成光盤的碲、硒、碳鋁等化合物不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應，在激光熱效應下易物化變形，電子文件的壽命一般僅為

5～20年。

2）環境影響的差異。光線和有害氣體可降低紙張強度，但對電子文件的破壞力更大，有害氣體在一定條件下腐蝕、破壞磁性載體和光盤，使電子文件信息丟失。光線尤其紫外線能使電子文件載體材料發生光氧化反應，使帶基盤基老化、磁性記錄信號衰減，影響信息的讀寫效果。

溫濕度對電子文件和紙質檔案的影響程度是有差異的。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發生水解—氧化反應，使字跡材料發生擴散、洇化現象;電子文件在溫度過高或過低時，易膨脹或收縮變形，影響激光束精確定位和數據讀寫。

灰塵會給紙張帶來霉菌，使紙張發生粘結而形成“檔案磚”，但可通過修復能夠恢復;而灰塵對電子文件載體的損壞則很難恢復，因為霉菌分泌的酶和有機酸會使磁性載體和光盤數據丟失，使計算機無法讀出原始信息。磁盤、光盤表面如果被劃傷，記錄信息就會被損毀;灰塵中所含的化學成分也會不同程度地引起磁盤、光盤的腐蝕、降解，造成記錄信息丟失。

磁場和機械震動對紙質檔案無任何影響，但它能使電子文件的磁性涂層發生消磁或磁化，從而破壞記錄信號。強烈的機械震動也會影響磁分子的排列次序，影響讀出效果。

3）檔案保護階段的差異。傳統紙質檔案的保護相對來說是階段性的，主要是指檔案入庫以后的保管。電子文件形成的特點決定了它的保護貫穿于電子文件的整個周期，因為電子文件不具備紙質文件的實體性，它依賴運行環境，可不斷被改動，所以電子文件的保護是一個系統工程，從其設計產生開始一直到最后銷毀要全程管理、保護，從電子文件的生命周期之始就要建立各項法規、制度和標準，管理、保護措施貫徹始終。

4）保護技術成熟度的差異。紙質檔案的保護歷史悠久、技術穩定成熟，需要做的是盡善完美的工作。電子文件的保護技術雖不斷發展，但歷史不長，計算機病毒防護技術一直處在不斷動蕩和變化中，病毒破壞、黑客入侵等手段不斷花樣翻新，需要我們不斷探索解決。此外，如何永久地保障電子文件的可存取性，如何解決軟硬件環境的兼容性，如何保障電子文件的原始性和完整性等問題，沒有通用的、永久不變的解決方法，需要不斷研究開發、探索創新，這也是目前“雙套制”盛行的原因。

5）保護費用的差異。紙質檔案的保護費用（庫房費用、維護費用和人工費用等）相對穩定;電子檔案的保護費用比較復雜，主要包括計算機系統的維護費用、載體保護費用、軟硬件環境不斷更新的費用等。和傳統檔案庫房比較，電子檔案庫房的環境條件要求比較高，一次性投入比較高;新型載體壽命有限，需要定期進行復制或轉錄;計算機系統的不斷更新，使文件的可讀性成為難題，不但要投入更新費用還要投入研發轉換費用。

2.2 電子檔案的保護措施

1）做好備份工作。對于由紙質原件生成的電子文件，對應的紙質原件一定要保存好，因為紙的自然壽命要長的多;對于沒有紙質原件的電子文件，可以輸出一套紙質文件保存。另外，無論在什么情況下，電子文件都應拷貝出一套作為備份，單獨保存。

2）研究并制定相應的管理辦法。根據電子檔案儲存載體的特點，制定相應的保管辦法，配套相應的保存設備。定期組織檔案工作人員學習，嚴格按照要求保管，確保存儲載體在自然壽命內不損壞。

3）定期檢查存儲載體。檔案管理人員對載體的使用情況進行詳細記錄，定期對電子檔案儲存載體進行檢查，核查儲存時間和更新時間，對于到達儲存壽命的電子檔案，及時進行更新。

3 結語

總之，在做好傳統的紙質檔案管理工作的同時，充分認識電子檔案管理的優勢，熟練掌握計算機網絡技術、數據庫管理、電子檔案管理及保護技能，與時俱進，不斷提高檔案管理水平。

參考文獻

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