探討醫院電子信息檔案管理的風險控制方法

楊怡然

摘 要：電子檔案信息是指利用計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，建立相互關聯的通用電子圖像文件信息集合。近年來，隨著計算機信息技術的應用和發展，電子檔案信息呈現出快速增長態勢，電子檔案信息的收集、保管、傳輸、利用的模式和方法都發生了顯著變化，較傳統介質檔案相比，其面臨的安全風險更為復雜和嚴峻。因此，及時把握電子檔案信息的特點、識別存在的風險，提出相應的風險控制策略，對保護電子檔案信息安全具有積極的現實意義。

關鍵詞：風險控制;電子信息檔案管理;醫院

電子檔案在管理上占有很大的優勢是紙質管理不可比擬的，醫院中的檔案眾多，每項檔案都關系著醫院的服務能力。醫院的管理水平也必須與時俱進，電子檔案的出現恰好滿足了現代醫院的需求。筆者結合自己的工作經驗對醫院的檔案管理進行研究，促進醫院的整體發展水平提升。

1 醫院人事檔案電子信息化建設的重要性

人事檔案電子信息化是醫院人才戰略的重要保障。醫療行業人才的競爭變得愈來愈激烈，人事檔案的電子信息化建設能夠幫助醫院構建集共享與存儲為一體的平臺，促進信息更新速度的不斷提升，這樣，醫院工作人員就能對人才信息進行快速的查詢，提升了工作效率。此外，電子信息化人事檔案的建設還能為醫院人才決策的科學性提供有效的保證，為醫院人才戰略的實施奠定良好的基礎。有利于保障人事檔案信息的完整性與安全性。人事檔案的電子信息化建設能夠實現原始檔案資料的高效處理與存儲，很好地解決了傳統檔案在保存中存在的遺失、磨損等問題。此外，通過電子信息化的人事檔案管理，還能對人事檔案進行授權訪問或者加密處理，提升了檔案的安全性與保密性。有利于促進醫院人事管理效率的提升。電子信息化人事檔案，能夠解決以往檔案管理復雜且難以管理的問題，通過建立電子信息化人事檔案，工作人員能夠在很短的時間內，高效完成人事檔案的管理工作，促進了工作時效性的大幅提升，對于醫院人事檔案管理工作整體水平的提升有著十分積極的意義。

2 醫院電子信息化人事檔案管理存在的問題

1）電子檔案管理系統不完善。在電子檔案管理的過程當中，為了維護數字信息的基本安全，各個部門之間都需要建立相關的法律制度，通過多樣化的特點建立檔案信息以及相關的管理制度，才能夠保證其檔案管理的有效性以及安全性。但是很多醫院針對信息的安全是屬于各個部門之間的職責，而針對其溝通方面卻缺乏一定的安全保護措施，這就造成了數字檔案系統存在著很大的安全隱患。尤其是在電子技術檔案整理以及使用檔案的環境之下，電子檔案的管理系統不完善直接影響了網絡以及數據完整性，從而直接影響了醫院電子檔案信息管理中的安全性。

2）管理人員的能力不足。檔案管理人員能力不足是當前檔案管理中存在的一大問題，檔案信息化管理需要專業的信息技術人才。但是電子檔案管理人員并不是熟知軟件開發或有相關經驗的人群，管理電子檔案的還是以前的紙質管理人員，他們對電子檔案的管理技術并不了解，使得紙質檔案轉化電子檔案的過程非常緩慢。還有部分職業素養不高的管理人員，不能認真對待檔案，導致檔案錄入不完整。

3）硬件設備缺失，技術手段落后。首先，醫院電子檔案因其復雜程度較高，涉及的科室較多，對其進行管理時，需要進行統一的規劃，但是醫院對此資金投入有限，導致硬件設備投入不足，難以進行全面統一的管理，如果分開管理則需要占據更多資源，得不償失。其次，醫院檔案管理人員的管理手段較為落后，并未將智能化軟件應用起來，導致管理效率較低。

3 醫院電子信息檔案管理的風險控制方法

1）加強資金投入的力度。醫院的人事檔案資料能夠推動人事管理工作的順利有序開展。在大數據時代下，醫院要想確保人事檔案管理工作的順利開展，就需要根據《全國檔案系統信息化建設實施綱要》的具體規定與要求，擴大醫院人事檔案管理信息化建設的資金投入，結合信息化建設的具體要求，對配套的軟硬件設備進行及時的更新，為人事檔案管理工作的開展奠定好物質基礎。真實性與完整性是人事檔案的兩個關鍵性指標，要對信息設備進行充分的應用，構建系統的人事管理信息系統，詳細記錄醫院職員的各種信息資料，在保證人事檔案準確、真實、全面的基礎上，促進其實用性的不斷提升，使檔案信息的查閱更加方便快捷。這些信息化平臺的建立與完善都需要資金的支撐。

2）完善醫院電子檔案的管理制度。加強醫院的電子信息化的檔案管理，需要在電子檔案管理過程當中建立完善的制度，將檔案的信息采集、整理、分類、歸檔、保存以及使用等一系列的流程進行相應的管理職責的分工，能夠針對各個科室管理的檔案進行統一的管理分配權限，使得醫院的檔案管理制度能夠保護其信息安全，在維護信息安全意識的過程當中能夠樹立信息安全的觀念并建立保密完制度，從而有效開展數字檔案信息安全的教育，通過一系列的課程培訓，能夠在新的時代背景之下完善信息檔案的管理方式。

3）及時清理檔案和定期檢查。醫院的檔案管理的復雜性，使得檔案管理工作人員要提高自己的專業素養，尤其是針對電子檔案管理當中出現的基本問題要及時地解決，在日常的檔案工作中，增進自己的專業技能，適應新時代電子檔案管理存在的挑戰，通過新的理念以及新的方法推動信息化電子檔案的建設，更好地服務群眾。因此，這就需要在電子檔案信息的過程當中能夠進行定期的檢查，及時針對管理當中出現的基本問題要進行確認，從而能夠保證其檔案的完整性。而完善的信息檔案管理程序可以提高在網絡背景之下，社會信息管理當中的真實性、可靠性以及安全性，使得在為人民群眾服務的過程當中更好地實現其自身的價值。

4）強化網絡安全技術。電子檔案相較于傳統檔案而言具有諸多優點，如電子檔案信息不需要人工識別，減少檔案處理過程中的人工誤差;電子檔案保存在網絡中，對檔案信息具有較高的保密性;電子檔案依托于非紙質介質，可以實現介質與載體之間的分離等等。目前電子檔案在醫療信息化和電子政務領域應用較為廣泛。針對醫院的電子檔案信息，關系著患者的隱私以及基本的信息內容。因此，針對檔案的丟失以及被損壞的基本情況需要對于電子信息進行加密或者權限的設置，一方面防止黑客以及病毒的攻入，同時也要防止信息的損壞，從而在備份的情況之下能夠完善其信息的有效性并加強和保障信息的安全，這就需要醫院能夠建立相應穩定的網絡環境，保證電子檔案信息安全。通過一定的安全性使得數字電子檔案能夠長期保存，建立和提供外部的硬件設施，保證醫院的電子檔案管理安全不受威脅，從而提升電子檔案管理系統。

4 結束語

綜上所述，醫院電子檔案管理對大數據存儲的延伸應用，可以促進電子檔案管理的發展。但實際當中，很多醫院在人員、制度、數據庫建設方面依然存在一定問題，導致大數據未能發揮出真正的作用。因此，醫院想要進一步提升電子檔案管理工作的質量，必須要改善傳統管理意識，培養優質的管理人才隊伍，加強對檔案數據庫的開發，制定完善的管理制度。

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