事業單位檔案數字化管理的現狀與對策

何天嬌

摘 要：隨著近幾年我國科技的快速發展，人們步入了信息化時代，各個行業工作也逐步發生變化。檔案管理作為一項復雜且對工作質量、效率要求相對較高的工作類型，也需要結合時代發展，引入先進技術，構建數字化檔案管理模式，以適應時代發展。本文將結合事業單位，對數字化檔案管理工作實踐進行詳細分析，以期為今后開展的有關工作提供寶貴參考與借鑒。

關鍵詞：事業單位;檔案;數字化管理

檔案管理是事業單位管理工作的一部分，在確保組織協調、高效運轉方面發揮著重要的作用。隨著電子信息技術的不斷發展，檔案數字化管理已經成為一種重要的發展趨勢，事業單位工作人員運用計算機網絡技術應對檔案查詢、閱讀來提升工作成效。受多種因素的影響，事業單位檔案數字化管理還存在一系列問題，需要具體問題具體分析，提出相應的解決策略為事業單位的持續發展服務。

1 數字化時代電子檔案管理的必要性

相較于傳統紙質檔案管理模式，電子檔案管理模式的管理成本更低、效率更高。第一，檔案管理人員通過數字化信息技術來管理檔案，可以有效縮減檔案所占據的物理空間，減少人力、物力以及財力消耗。例如，電子檔案只需要保管在硬盤、云儲存等相關的媒介中，而無需考量檔案管理室的物理環境以及化學環境。第二，傳統紙質檔案在查閱、借閱過程中容易發生損毀、遺失，進而給單位造成損失。與此相比，電子檔案管理模式不僅能夠實現快速備份，而且可以更為高效地避免不法分子對檔案進行更改，進而確保檔案信息資源的完整性、真實性以及準確性，提升檔案管理價值。

2 事業單位檔案數字化管理的現狀

2.1 檔案管理人員綜合素質有待提升

一直以來，社會群眾并不重視檔案管理這份工作，整個隊伍存在嚴重的老齡化問題。檔案管理對年輕人缺乏吸引力，年輕人畢業后不愿意從事檔案管理工作，年紀大的檔案管理人員依然保持著陳舊的思想，無法積極適應檔案數字化管理方式，在工作中不能熟練操作計算機設備，對檔案管理系統不熟悉。受傳統思想觀念的影響，檔案管理人員缺乏創新意識，沒有深入挖掘檔案資源，限制了檔案數字化建設與發展進程。

2.2 檔案數字化管理安全意識不到位

通過互聯網技術進行檔案數字化管理工作能夠大幅度提升工作成效，讓檔案管理變得更加方便，但是互聯網的安全一直是業界所擔憂的問題，一旦受到黑客的攻擊，或者計算機受到病毒感染等都會影響到信息安全。由于部分事業單位檔案管理工作是由一些非專業人員承擔，缺乏必要的計算機技術知識，不能全面認識到檔案管理工作，信息安全意識淡薄，導致檔案數字化管理中的一些重要信息存在泄露的風險[1]。

3 加強事業單位檔案管理數字化建設的有效對策

3.1 更新硬件設備

為了更好地實現數字化，事業單位在今后應該根據可動用資金數量，階段性的更新硬件設備，這樣才能夠為數字化發展創造一個良好環境。首先，更新硬件設備應做好原設備上的保存工作，也可以存儲在“云”端，硬件設備更換以后的重新下載。其次，在設備更換完成以后，事業單位必須要對設備進行調試，確保所有的設備都能夠進入正常工作狀態，尤其是計算機，作為數字化檔案實現的主要載體，其性能、安全穩定性關系到數字檔案的上傳、下載、存儲等，必須保障計算機系統安全無漏洞，為個后續開展的各項工作提供充足保障。最后，除了硬件設備本身，事業單位還需要為硬件設備運行提供良好的環境。一方面，針對用于檔案管理的一系列硬件設備，應為其提供專門的房間，并安排專門的人員進行定期打掃，同時，也方便統計檔案查閱人員，避免檔案出現丟失的情況;另一方面，需要定期對這些設備進行檢查，計算機為著重檢查部分，保證硬件軟件都不存在問題。

3.2 創新檔案利用模式，打造檔案共享機制

為了更好發揮電子檔案價值，推動檔案管理工作可持續發展，單位必須要進一步創新檔案利用模式，更新檔案利用的內容。第一，上下級單位之間可以依托于檔案管理系統進行檔案資源共享，提升上下級單位檔案管理工作之間的協調性，避免重復勞動問題的發生。同時，業務關聯單位之間則可以探索檔案共享的合作領域，明確檔案共享的內容，逐步實現從基礎關聯業務的檔案共享到關鍵關聯業務的檔案共享。第二，單位要進一步提升檔案管理人員的共享意識以及開放意識。為此，單位可以邀請相關行業專家舉辦以“檔案共享”為主題的交流活動以及培訓活動，深化檔案管理人員對于檔案共享的認識，提升檔案管理人員的實踐應用能力以及創新能力，夯實檔案共享的

基礎[2]。

3.3 加強存儲介質與設備的安全管理

選擇技術上成熟、質量上靠譜的存儲介質與存儲設備，完成載體更新和數據遷移工作，實現對檔案資源的異地備份。管理檔案數字化系統時，應盡可能的避免因技術升級而出現的文件數據丟失問題。定期備份資料，做好異地保存，采用不同介質和格式異地備份針對檔案資料。為了加強對數字化檔案資源的管理，建議建設規范檔案管理平臺，實現檔案集中管理，減少檔案遺失風險，實現檔案的規范化及開發與利用，通過展開全類型檔案管理，解決企事業單位以往面臨的檔案管理雜亂和存儲的難題。檔案數字化管理系統支持自動化檔案借閱，檔案銷毀流程更加完善，為事業單位信息化發展變革提供了更加高效合理的工作解決方案[3]。

4 結束語

總之，事業單位檔案數字化管理屬于一項基礎性的工作，也是整個組織管理工作的關鍵組成部分。在現階段，要能夠認清事業單位檔案數字化管理的現狀，完善檔案數字化管理制度，加大資金投入來更新技術設備，提升檔案管理人員的綜合素質，從而為事業單位檔案數字化管理打下堅實的基礎。

參考文獻

[1]馬瀟宇.計算機網絡技術在企業檔案管理中的應用研究[J].電腦知識與技術，2020，16（04）：13-14+21.

[2]李梅.探析實現數字化醫療保險檔案管理的策略[J].辦公室業務，2020（03）：125-126.

[3]吳慧君.檔案數字化管理的優勢與不足[J].辦公室業務，2020

（03）：88+90.