大數據背景下事業單位檔案管理效率提升策略分析

梁英波

摘 要：事業單位是國家管理下對社會發展有直接影響的單位，涵蓋的類型多種多樣，而當前的時代對事業單位的效率提出了更高的要求。為此，事業單位需要借助現代先進的技術以提升自身的管理和運行效率，而檔案作為事業單位記載信息的載體，提升檔案管理的效率是提升事業單位運行效率的前提。

關鍵詞：大數據;事業單位;檔案管理;優化措施

近年來，我國的信息化技術水平日漸成熟，大數據技術的應用為檔案管理能力的提升開辟了新的發展思路和途徑，尤其在大數據時代，檔案管理領域引入大數據等先進技術無疑會為檔案管理發展帶來全新的機遇。

1 大數據時代事業單位檔案管理中存在的問題

1）人員觀念意識淡薄。大數據時代的來臨使得處理大量的數據集成為可能，而很多企業和個人也看中了大數據技術的優勢，開始利用大數據技術處理檔案等文件信息，大幅提升了管理效率。但事業單位由于長期受國家的管理，其內部人員在進行工作時普遍以穩定性優先，因此并不傾向于頻繁的使用先進的技術，因此我國很多事業單位在大數據時代依舊在使用傳統的方式管理檔案數據。但隨著檔案數據的增加，這種傳統的管理方式將逐漸難以適應大量檔案的管理工作。此外，事業單位的性質使得在其中應用先進檔案管理技術顯得非常困難，特別是對于部分保密性質較強的單位來說，出于保密需求，這些單位往往會較為抗拒使用信息技術進行檔案的管理。

2）檔案信息開發程度較低。對檔案信息的利用的有效途徑是開發檔案中的資源，在大數據時代，將檔案信息利用大數據進行管理的有效方式也是對檔案信息進行開發，只有充分的開發才能夠將現有的檔案信息轉移到數據庫中從而利用數據庫進行檔案的管理。但目前事業單位建立的檔案管理制度主要以儲存為主，缺乏對檔案進行開發的途徑，加之檔案數據的日漸增多，檔案數據的開發變得越來越困難，這同時也不利于事業單位的健康發展。

3）電子信息的保密問題。信息時代計算機和網絡技術的應用大幅提升了人們的工作效率，事業單位也不例外，但電子信息在提升工作效率的同時也帶來了信息保密的問題。事業單位要提升檔案信息管理效率，就需要將現有的紙質檔案轉化為電子檔案，而電子檔案與紙質檔案不同的是其保密性將進一步降低。對于惡意攻擊者來說，將有更多的方式獲取電子檔案的信息，但這對于檔案管理人員來說通常是難以發現的，因此攻擊者的竊密行動可能會造成事業單位重要信息的泄露，對單位的信息安全造成影響。

2 大數據背景下事業單位檔案管理效率提升策略

1）深入挖掘檔案信息的各項資源。事業單位并非專業的互聯網企業，因此在大數據背景下的信息化檔案工作不可避免地會存在一定的問題與不足，所以相關工作人員要實時記錄好信息檔案的實際情況，做到定期調整、完善檔案使用的規則體系。從電子信息技術在檔案管理中的實際應用來看，信息化的檔案管理模式比傳統檔案管理模式更加快捷、簡單，能夠在較短的時間內完成檔案錄入、分類、管理、查詢和運用等工作，極大地提高了檔案管理的效率與管理質量，充分開發檔案資源，防止檔案信息浪費。例如，可為事業單位的檔案使用添加“關鍵詞搜索”的功能，當用戶想要精確定位某一個檔案的時候，只需要將檔案信息之中的關鍵字詞或時間關鍵詞輸入，即可快速反饋查詢到該檔案，大大提升了檔案的使用效率。而如果采用傳統方法進行檔案查找，則需要耗費大量無意義的時間在所有檔案中篩選。又如，在現代化的檔案信息之中，除了傳統的文字內容以外，還可以添加一定圖片信息、音頻信息等，從而豐富檔案內容，記錄更多的數據與信息內容。

2）制定出科學完善的檔案管理制度。不可否認，大數據背景下的檔案管理工作在跨入信息化時代后，變得更為方便、快捷，但檔案管理工作的本質還是高度依賴于人工，相關職能人員的能力水平，將直接程度上決定其工作的效果以及效率，因此針對這一問題，事業單位應當制定出更為完善的檔案管理制度，循序漸進地推動檔案工作完善，進一步利用好檔案的作用與價值。首先，要針對事業單位的實際情況以及對檔案的使用需求，建設專門的信息化檔案管理的規章制度，不僅僅是對管理人員的約束，更是指導廣大職能人員以正確、規范的姿態使用檔案信息內容。其次，針對檔案管理工作的職能人員，事業單位也要定期對其展開教育、培訓的工作，讓工作人員積極參與現代化的信息培訓，從而在夯實自身檔案管理工作的專業知識背景下，進一步提升自己的信息化水平。

3）加強制度建設和檔案利用。在大數據背景下，應當加強對檔案信息化管理制度的建設，把大的工作分配到每一個工作人員頭上，把檔案工作與編辦同安排同部署，共同推進，給予個人具體的權限，防止檔案信息的泄露，與此同時，應當對檔案查看與調取權限也進行設定，其制度與傳統方式相類似。除此之外還應當注重對工作人員的培訓，比如境外檔案業務培訓或數字化技術培訓，都可以規范程序和技術，借鑒發展自身。最后，應當注重發揮檔案管理的參考和憑證作用，完善借閱流程化，特別是對法人登記等，應當堅持查閱持有介紹信與證明材料。

4）建設大數據信息庫。應當建立完善的檔案信息數據庫，優化信息采集工作，將互聯網+和RFID的優勢徹底發揮出來，落實責任，確保信息準確完整，嚴守保密制度。為促進大數據在檔案管理中的利用率，筆者認為可以建立系統數據庫，在一個地區需要使用其他地區檔案時，只需要向中央數據庫提交申請與理由，方便快捷的同時可以促進地區間數據共享，減少不必要的人力物力損耗。

5）加快智慧檔案建設速度和力度。首先，要樹立大數據思想。檔案管理人員的思維對檔案管理的服務水平提升具有決定性的作用，因此，檔案管理人員必須要樹立大數據的思維，將大數據的檔案管理理念運用到實際工作中，為構建現代化的檔案管理模式奠定基礎。其次，要加大資源投入力度。提升檔案管理服務水平需要從軟硬件方面對檔案管理進行全面優化。硬件設施上，應對檔案的保存條件、計算機網絡等進行必要的更新維護;軟件設施上，則要加強對電子檔案和檔案管理系統的安全保衛工作，保證檔案信息資源安全、完整。最后，要構建多元化的智慧檔案信息系統。加強電子檔案的收集與歸檔管理，同時要提升紙質檔案向電子檔案的轉化速度和效率，從檔案信息需求出發，將各類信息資源收集到資源共享平臺，以實現檔案資料及其他各種信息資源的智能采集和自動歸檔。

6）加強信息安全防護。電子信息雖然有助于提升工作效率，但也存在容易泄密的問題，并且電子信息的泄密不同紙質信息直觀，因此難以被發現。為加強事業單位電子檔案的管理，應當建立電子信息保密制度，重視信息安全防護，避免因信息泄露造成損失。

3 結束語

綜上所述，充分利用大數據的優勢，在互聯網+的背景下進行事業單位檔案管理制度的改進和提升，有助于我們與時代接軌。相較于舊的管理模式，大數據管理模式能帶來更多便捷，提高工作效率，統籌兼顧各部門之間的人員調動，在新的時代背景下，為進一步完善內部工作機制提供保障。

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