關于加強湖南高速公路檔案管理的思考

潘偉岸

摘 要：本文對湖南省高速公路檔案管理的現狀，存在的困難和問題進行了分析，結合相關法律法規(guī)和現實發(fā)展需要，提出了建立湖南省高速公路檔案館的意見建議，對加強湖南高速公路檔案管理有一定的參考價值。

關鍵詞：高速公路;檔案;管理;檔案館;職責職能

1 引言

最近10年來，湖南省高速公路建設發(fā)展日新月異，在高速公路規(guī)劃、建設和管理過程中檔案資料的形成積累也非常迅猛。如何加強檔案管理，更好地為日常運營維護服務是一個非常重要的問題。筆者根據多年的工作經驗，對此進行了思考，提出了建立湖南省高速公路檔案館，集中統(tǒng)一管理高速公路檔案的意見建議，并對高速公路檔案館的職能職責、規(guī)模體系和數字化建設等進行了初步歸納論述，希望對加強我省高速公路檔案管理起到拋磚引玉的作用。

2 湖南省高速公路檔案管理的現狀

2.1 檔案數量

1）專業(yè)檔案數量。至2018年11月湖南省高速公路通車里程達6725公里，其中湖南省高速公路集團公司管轄的高速公路4969公里。按每公里130卷測算，5819公里（連接線850公里）共產生75.65萬卷檔案。加上文書檔案、養(yǎng)護工程檔案、路政業(yè)務檔案、經營公司和會計檔案等（未計算人事檔案）已超過100萬卷。

2）實物檔案數量。據不完全統(tǒng)計，省集團公司綜合檔案管理部門已經收集有4萬多件珍藏品（其中照片31405張參觀記錄照片21751張，歷史照片4971張，領導視察照片2624張，展品照片1584張，題詞照片217張，榮譽照片258張），文獻3498冊，歷史文件651份，影片280部，出土文物114件，榮譽資料47項，其它實物395件。

2.2 檔案管理存在的問題

1）沒有集中統(tǒng)一管理。沒有按照《檔案法》第三章第五條和第十條，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》第4.1和第7.3.3條等有關統(tǒng)一領導、集中管理、按時歸檔的相關要求，實行集中統(tǒng)一管理和按時歸檔，而是分散存放在各單位和部門，沒有形成信息資源優(yōu)勢。

2）檔案庫房不達標。各管理處把檔案庫房設在辦公樓或附屬用房中，庫房溫濕度和消防等保管環(huán)境不達標，存在較大安全隱患。

3）管理模式和手段落后。沒有建立統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，檔案信息無法整合和共享。同時，由于沒有檔案專職專崗，檔案歸檔不完整、不系統(tǒng)、不規(guī)范。

4）無專項檔案保管保護資金。目前集團所屬各單位檔案的保管保護均沒有設專項資金，部分在管理費用中列支;

5）由于歷史原因，從原來的高管局到現在的集團公司，一直沒有設立檔案館，各下屬部門、單位的集中歸檔意識無法建立，檔案管理的引導性和向心力不夠，處于一盤散沙狀態(tài)。湖南高速公路發(fā)展快，但滯后的檔案管理，已經制約了高速公路事業(yè)發(fā)展。

3 建立新的檔案管理模式的意見和建議

企業(yè)檔案是企業(yè)資產的重要組成部分，企業(yè)檔案工作是企業(yè)生產、經營和管理的基礎工作，企業(yè)檔案館是企業(yè)檔案管理的核心和載體。根據《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《湖南省檔案管理條例》、中央兩辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》、《全國檔案館設置原則和布局方案》及《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結合集團檔案管理的實際，特建議成立湖南省高速公路集團檔案館，并加掛“湖南省高速公路集團數字檔案館”牌子，實行全集團檔案集中統(tǒng)一管理。

3.1 成立檔案館的有利條件

1）國家政策大力支持。一是《檔案法》、《檔案法實施辦法》中有相應要求;二是國家檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》第5.1.2條規(guī)定，“企業(yè)應根據規(guī)模和管理模式設置專門的檔案機構，或指定負責檔案工作的機構。大型企業(yè)應設立檔案館”;三是《全國檔案館設置原則和布局方案》第三條規(guī)定;“按國家統(tǒng)一標準確定的大型企業(yè)和部分建立時間長的中型企業(yè)，根據實際工作需要經企業(yè)領導批準，向同級檔案行政管理部門備案，可成立企業(yè)檔案館，收集管理本企業(yè)及其所屬單位形成的檔案”;四是省檔案局也多次建議我們成立高速公路檔案館。從全國的情況來看，黑龍江省目前高速里程4500公里，比湖南省少2000多公里，但黑龍江省早在2013年就建立了高速公路檔案館，總占地面積達6000平方米，總建筑面積達8790平方米。

2）建館條件已基本具備。一是有達到省級一類檔案館標準的檔案庫房、標準化檔案整理和檔案數字化場所;二是有運行平穩(wěn)的數字化檔案管理平臺和集團綜合管理信息系統(tǒng)和監(jiān)控中心數據庫;三是高速公路檔案積累已突破100萬卷，且在日益增長;四是檔案管理資質齊備。目前已獲得省、市檔案局、檔案咨詢業(yè)務資質和檔案資質備案登記證書，以及交通運輸系統(tǒng)檔案備案機構備案。五是有專業(yè)人才和成熟的技術服務團隊及優(yōu)良業(yè)績。集團現有多名中高級檔案專業(yè)人才和檔案數字化專業(yè)技術人員，可組成檔案管理、檔案整理、掃描及檢測的全流程專業(yè)團隊，在檔案管理、咨詢、整理、數字化方面具有較為豐富的經驗;六是有龐大的檔案外包服務市場。

3.2 成立檔案館的意見和建議

1）檔案館職能職責的初步設想。一是建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入集團公司發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃;二是將文件形成、積累和歸檔要求，納入各部室、各分、子公司工作職責和有關人員崗位職責，并對有關人員進行考核;三是維護和確保檔案真實、安全、預防突發(fā)事故及災害損毀檔案，并為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供資金保障;四是在所屬分、子公司資產與產權變動時，及時提供涉及檔案的處置要求;五是貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，制定集團公司文件材料歸檔和檔案收集、整理、數字化、保管、鑒定、移交和提供利用的有關規(guī)章制度;六是集中統(tǒng)一管理集團公司總部及所屬各部門、各單位各類檔案資料的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、移交、銷毀與數字化工作;七是接收集團公司及所屬各部門、各單位的驗收合格需移交入館的各類檔案;八是負責指導、監(jiān)督、檢查集團公司及各部門、各單位、項目的檔案工作;并接受同級或上級檔案行政主管部門指導、監(jiān)督與檢查;九是負責組織專兼職檔案人員業(yè)務培訓;十是負責編制檔案檢索工具，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為集團公司各項工作服務。

2）關于建館規(guī)模的建議。在現有湖南省高速公路建設項目檔案保管庫的基礎上，按照省級一類檔案館標準，建設集檔案寄存、托管、咨詢、利用和管理等多項功能于一體的湖南省高水平“湖南省高速公路集團檔案館”。館藏量先按已有130萬卷標準規(guī)劃，以后視業(yè)務需要再考慮是否利用20畝預留地擴大規(guī)模。

3）建議加掛“湖南省高速公路集團數字檔案館”牌子，打造一流高速公路數字檔案館。按照國家檔案局《數字檔案館建設指南》的總體要求，整合高速公路現有檔案資源，一是在集團綜合信息管理系統(tǒng)平臺增加工程檔案查詢申請窗口鏈接，實現全集團工程檔案遠程查詢利用;二是將工程檔案保管庫數據庫設置到集團公司高速公路監(jiān)控中心的數據管理中心。充分利用集團大數據系統(tǒng)和綜合管理信息系統(tǒng)及網絡通訊技術，實現海量檔案資料和聲像檔案的管理應用。滿足檔案使用者創(chuàng)建、挖掘、存儲、管理、交換、發(fā)布、應用等要求，把“死檔案”變成“活信息”，更好地為集團黨委決策、經營管理、科學研究提供參考和依據。

4 結語

走進新時代的湖南省高速公路建設正迎來新的機遇和挑戰(zhàn)，對檔案工作也提出了新的要求，必須加強檔案管理，更好地服務和支撐高速公路建設事業(yè)整體可持續(xù)發(fā)展。另一方面，各地也正在制定檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃，建立湖南省高速公路檔案館的設想可以納入規(guī)劃，并在“十四五”期間推動落實，這將對湖南省高速公路檔案管理以及高速公路建設都帶來有力的支持和促進。

參考文獻

[1]《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，第4.1、第5.1.2條、第7.3.3條

[2]《全國檔案館設置原則和布局方案》，第三條