辦公自動化環境下醫院檔案管理探討

王彬彬

摘 要：醫院檔案管理是醫院運營管理的組成部分，檔案管理質量與效率的高低，將會直接影響到醫院的發展。由于醫院檔案記載的是有極高參考價值的信息和醫療事業發展的各個層面密不可分，所以醫院要把檔案管理納入核心管理體系，并積極創新管理方案。隨著辦公自動化的推進實施，醫院檔案管理也開始面對全新的發展環境要求，加強對先進科技的應用，制定科學有效的檔案管理策略，維護檔案管理，安全的同時挖掘并發揮醫院檔案信息的價值，給醫院各項工作的開展提供參考，同時滿足人們對于醫療服務的要求。

關鍵詞：辦公自動化;醫院;檔案;管理

醫院檔案所記載的是與醫院各項工作密切相關的綜合信息，比如涉及基礎設施、醫院科研成果、醫療技術發展等，這些信息有著極高的參考利用價值，在醫療事業發展方面扮演著重要角色。所以，加強醫院檔案管理是完善醫院管理工作的重要措施。在信息化時代背景下，醫院檔案管理顯現出明顯的現代化特征，尤其是在辦公自動化環境下，醫院檔案管理要加強對現代科技手段的運用，對傳統檔案管理模式進行積極創新，促進檔案信息資料的挖掘與利用，在提升醫院檔案管理水準的同時服務于醫院各項工作的改革與發展，也為我國醫療事業的長足進步提供必要保證。

1 辦公自動化概述

辦公自動化是現代化環境下誕生的一種辦公模式，更是現代科技持續更新發展的產物，指的是以現代技術手段為依托，特別是通過利用計算機技術、網絡技術等手段，處理辦公室信息和工作事項，便捷傳輸存儲自動發送與接受信息。這樣的處理方法能夠加快信息有效流動，提升信息的準確度與可靠性。辦公自動化有助于發揮計算機網絡技術的優勢作用，構建人機信息系統，使得整個系統能夠在智能化和自動化的環境之下運轉。辦公自動化這一人機信息系統主要包括辦公業務與辦公人員這兩個部分，在具體的運轉當中顯現出多樣化特征也極大程度上推動了辦公效率的提升。辦公自動化的基本特征表現為：一是智能化和自動化突出。先進的信息技術手段本身就有著很強的智能化表現，能夠給辦公工作帶來諸多便利，再加上自動化的實現，又進一步提高了文件信息處理的效率。二是信息交互便利。為保證辦公工作的順利開展，必須要保證信息溝通交互的便捷性和順暢性，辦公自動化的實現就能夠達成這一要求，同時還可以保證信息保密性。

2 醫院檔案管理中應用辦公自動化的意義

在辦公自動化的環境之下，醫院可以依托其優勢，對檔案管理工作進行優化與創新，充分適應醫院現代化建設的要求，充分體現醫院檔案管理的價值。將辦公自動化應用到檔案管理中的意義主要體現在：一是能夠顯著提高檔案管理效率。醫院檔案信息眾多，類別多樣，檔案管理工作難度較大。在引入辦公自動化系統之后，能夠有效簡化檔案管理流程，擺脫傳統人工操作的局限性，提升檔案管理效率的同時，盡可能減少由人為管理帶來的漏洞和不足。二是有助于增強檔案存儲的可靠與安全性。以往醫院在進行檔案管理當中，選用的是紙質檔案管理方法，很容易受到溫濕度等多種因素的影響，而給信息存儲帶來威脅。在辦公自動化環境下醫院可以運用多樣化的存儲方式，從單一化的紙質存儲變成如今的視頻、圖像、文本、聲音等不同形式的存儲，讓信息儲存更加科學高效安全可靠。三是有助于促進檔案資源共享與利用。醫院檔案管理的最終目的就是對檔案信息進行充分利用，體現其在醫院各項工作發展當中的積極作用。而辦公自動化能夠為醫院靈活運用檔案資源提供了便利，特別是在網絡平臺的支持之下能夠讓資源共享更充分有效。

3 辦公自動化環境下醫院檔案管理的創新策略

1）維護醫院檔案管理安全。在辦公自動化環境下，醫院的檔案管理面對的一個巨大挑戰就是網絡安全問題，如果不能夠從多方面出發保證網絡安全，將會給信息管理與利用帶來極大的安全隱患，甚至是威海醫院各項事業的穩步發展。基于這一情況，醫院的有關負責人與管理者要積極承擔起安全管理責任，將維護網絡安全作為檔案管理現代化建設的重點，構建網絡安全保障體系。首先，就網絡系統的運轉狀況而言，整個計算機系統包括基礎設施、軟硬件、存儲數據等多個模塊。在維護網絡安全時，就需要從不同的模塊出發制定的針對各個模塊的安全保障工作方案，積極防范信息泄露、軟件破壞等問題，通過維護整個計算機系統的穩定安全來保障網絡信息服務的連續性與有效性。其次要在醫院檔案管理當中積極引入網絡安全技術手段，尤其是數據加密技術、攻擊檢測技術、數據恢復技術、防火墻技術等等，最大化維護信息資料的安全，保障醫患雙方的權益。最后，在檔案信息的使用上必須要科學設置訪問權限，明確各方職責，以免信息泄露。

2）構建醫院檔案管理標準。對于醫院檔案管理工作來說，整個的工作流程涉及檔案信息的收集、整理、鑒別、分類、保管、檢索、利用等。為保證了整個檔案管理流程的有序銜接，確保各個管理工作的順利開展，就是要科學制定檔案管理標準，并保證標準與國家與檔案部門的標準規定相符，同時又能夠滿足醫院檔案管理的特定要求。在醫院推進檔案管理標準化建設的過程中，首先需要對檔案信息的表述、手續等進行嚴格把關與準確鑒別，保證檔案信息資源價值不受損。醫院需要對國家相關的法律法規與檔案管理規定進行研究，把握醫院檔案管理的具體特點，對歸檔材料的手續和工作標準進行把關，強調每個檔案管理者要明確不同環節的工作標準與職責范圍。

3）完善檔案管理人才培養。在醫療衛生事業的持續發展過程中，醫院檔案資料的數量逐步增加，而信息內容和形式也日益變化，增加了檔案管理的復雜性，也給檔案管理人員的綜合素質提出了更高要求。未培養高素質的檔案管理隊伍，完善檔案管理人才機制，首先就要對檔案管理人員實施專業知識與技能培訓，尤其是要引導他們積極學習與檔案管理有關的法律法規，把握檔案管理、信息管理等專業知識與業務技巧，并鼓勵他們彼此之間進行管理經驗的交流，為每個人制定針對性的人才培養計劃。其次，要引導檔案管理人員積極學習計算機技術、信息知識等內容，為落實檔案信息化與自動化管理提供智力支持。最后要積極完善配套考核制度，并將考核結果與獎懲與績效工資掛鉤，增強檔案管理者的工作積極性。

4）促進醫院檔案開發利用。以往的醫院檔案管理存在著明顯的被動性特征，忽視主動檔案信息服務的提供，導致檔案資源的價值無法得到發揮，也因此降低了醫療服務質量。為促進醫院檔案資料的有效利用，首先要將醫院檔案資料科學利用到多個方面，比如學術活動、義診活動、突發公共衛生活動，彰顯檔案資料在多個領域的應用價值。其次要對檔案信息進行深層次挖掘，并在這一過程中針對性編寫醫療信息研究、文件匯編、專題匯編等，以便基于不同視角挖掘利用檔案信息，為醫院開展教育、科研、管理等工作提供必要參考。最后要對檔案服務角度進行合理調整，加強主動調研，多方面了解檔案資料的需求，使得檔案信息利用更具目的性和方向性。

4 結語

在國家大力推進現代化建設的背景下，現代化建設已經融入到了各行各業以及社會生活的各個領域，當然醫院也在現代化建設方面增加了關注度和投入度。就目前而言，現代醫院的辦公環境發生了翻天覆地的變化，并朝著自動化方向發展，為醫院檔案管理的創新提供了極大程度的便利，加快了檔案自動化管理發展的步伐，同時也給檔案管理工作提出了更高的要求。醫院需要認真分析辦公自動化環境，并把握優勢條件，對醫院檔案管理進行創新，徹底改革傳統檔案管理模式的同時，保證現代化檔案管理體系建設，獲得更為理想的檔案管理工作成果。

參考文獻

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