事業單位檔案管理存在的問題及研究對策

李蒸

摘 要：事業單位檔案管理工作極為必要和關鍵，關系到群眾利益的維護保障，也關乎事業單位各項事業的推進展開，還與我國檔案事業的整體發展和進步存在關聯。實踐中，各地事業單位采取了積極措施優化檔案管理工作，取得了一定的成績和進步。但事業單位現階段的檔案管理工作仍有欠缺和不足，仍有優化完善的空間，本文對此展開了研究。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;電子檔案

1 引言

我國事業單位類型多元，是科教文衛、社會保障等事業的集中部門，這一類型的組織機構經歷了不斷地改革，實現了發展與進步，也為我國相關事業的進步發展提供了保障與支撐。在事業單位內部，檔案管理工作的展開十分重要。通過這一工作的展開，廣泛收集各種相關的資料信息，妥善地保管檔案資料，并且合理地利用檔案，以發揮出檔案的積極作用，助力事業單位改革與發展的推進。實踐中，受到諸多因素的共同作用和影響，事業單位檔案管理的情況并不理想，仍存在許多問題和欠缺。

2 事業單位檔案管理存在的問題

1）檔案管理制度不健全。檔案管理要高效、高質量地展開，需要遵循相應的流程。畢竟從檔案的收集整理，再到檔案的儲存、調取等，涉及了多元的主體，也包含了多個環節，流程繁瑣而復雜。因此，要確保每個環節都落實到位，每個流程都能順利進行，每個參與主體都能嚴格約束自我，則需要有完善的檔案管理制度作為指引。但現階段，管理制度不健全、執行不到位，恰恰是事業單位檔案管理所面臨的最緊迫的問題。為了推進事業單位檔案管理工作展開，不少單位也制定了相應的管理規章與制度，但這些制度到了執行階段，往往就會存在難以落實、無法有效貫徹的問題。沒有外部的監督，工作人員在規章制度的遵守方面也缺乏約束，積極性不高。

2）檔案管理人員素質有待提高。目前很多事業單位檔案管理人員的學歷水平整體一般，年齡結構偏大，導致知識結構也有老化的現象。在事業單位檔案管理推進信息化建設的過程中，復合型人才的缺失，以及專業信息化人才的缺失，都影響了檔案管理工作的展開。檔案管理對工作人員的能力素質要求比較高。但長期以來，事業單位都沒有形成正確的認識，甚至習慣于將檔案部門作為“養老”的部門。一些年齡偏大，因身體等各種原因而無法在原崗位上工作的人員，就被安排在了檔案部門。正因為如此，在事業單位進行檔案管理工作的人員，必然會存在知識上、能力上的不足，甚至還有工作積極性的欠缺，直接影響檔案工作效果。

3）檔案管理基礎設施建設不完善。目前不少事業單位都在不斷優化完善檔案管理基礎設施。空調、窗簾、溫度計濕度計、防蟲藥劑等，都是進行紙質檔案管理，營造適宜的檔案管理環境所必須要具備的設施，且這些設施應該不斷更新完善，才能提供符合檔案管理要求的溫度、濕度等環境要求，才能避免紙質檔案被蟲蛀咬，延長檔案的保存期限。現階段，在一些簡單的設施建設方面，事業單位所做的工作比較到位，比如防蟲藥劑時常發放，濕度計、溫度計也可隨時領取，但在空調等大型的較為貴重的設施完善方面，事業單位所做的不夠。很多事業單位購買的設備僅僅是一些基本的設施，一些先進的、性能比較優化完善的設施，僅在部分事業單位才有。此外，設備更新不及時的問題也存在。比如電腦的更新就比較慢，已有的電腦使用多年，軟硬件都不夠理想，影響了檔案管理工作的展開，也降低了工作的效率。

4）檔案管理信息化水平有待提高。一方面是檔案工作人員意識欠缺，缺乏電子檔案管理的能力與經驗。事業單位內部檔案管理人員，已經習慣了延續長久以來的工作模式和方式來進行工作。盡管現在各行各業已經有了信息化的表現及工作方式，但檔案管理人員依然有根深蒂固的傳統觀念，認為檔案應該是紙質的。對于電子檔案，工作人員不太信任，不能完全接受。即使有電子檔案的保存保管，也僅僅是作為輔助而存在，思想上不夠重視。而且檔案人員大多沒有主動學習信息技術知識的積極性。因此，面對各種各樣的先進設備，各種電子歸檔及保管的方式，檔案人員往往是“一頭霧水”，無從下手。盡管經過培訓掌握學習了一些信息化檔案管理的手段，但僅停留在表面，不夠深入，導致檔案信息化、電子化的程度不高。

3 事業單位檔案管理的優化建議

1）規范檔案管理制度。規范，是檔案管理的必然要求。要體現檔案管理的規范化，則要從管理制度建設入手，依托于制度體系的構建，形成完善的管理流程，確保檔案管理各環節的高質量展開。做到檔案工作的規范化，如實、客觀地記錄資料和信息，謹慎、有序地保管好各方面的檔案資料，才能為下一步檔案的利用與使用奠定良好基礎，才能助力檔案管理工作邁上新臺階。

2）提升檔案管理人員素質。在人才引進方面，注重引進復合型的人才。事業單位檔案工作的信息化是大勢所趨，而電子檔案的收集、錄入、保管、調取等，都是需要工作人員有相應的專業知識的。加大對檔案管理工作的重視，可以在事業單位的招聘環節，增加計算機專業人才的招聘比例，可以優先錄取具有檔案知識與計算機專業知識的人才。盡可能地提供較好的福利待遇，以吸引人才，為人才引進的實現奠定基礎。但同時，他們的能力素質與當下檔案管理的新要求又有脫節。已有的培訓活動，更多的是理論知識的集中學習，有一定效果，但并不明顯。因此可以優化培訓的方式，著重通過實踐的培訓模式，使檔案人員掌握更多地電子檔案管理方面的知識與技巧，使各項檔案工作的展開更加順利。

3）提升檔案管理信息化水平。信息化而產生的電子檔案，收集更快速、保管更輕松，占用的空間少，傳輸的路徑通暢。將各類檔案以信息化的形式轉化成為電子檔案，也能順利實現檔案資源的共享。與此同時，電子檔案在收集、保管等方面，也面臨壓力。這也需要事業單位加強人才建設，引進具有計算機專業知識的人才，發揮聰明才干，促進檔案信息化管理，發揮電子檔案的積極作用。在電子檔案管理的各個方面，都應該遵循相應的流程，做到工作的細致到位，避免信息被泄露，使檔案管理工作朝著理想、健康的方向持續發展。

4）加大資金投入完善基礎設施。增加資金投入，購置先進器械設施。不少事業單位依然是以紙質檔案為主的，要優化紙質檔案保管的環境，確保溫度、適度的適宜，做好防蟲、防蛀、防潮等各方面的工作，也需要通過資金的支持，購置引入相應的設施。比如及時更換老舊的空調，確保檔案室溫度的適宜，及時選取適合的除蟲藥物等。購置先進的設施，以便于檔案掃描、保存等工作的順利展開。

除了依靠財政撥款，檔案管理部門還應該積極拓寬資金的來源渠道，以獲得更廣泛更多元的資金支持。比如與企業、社會組織等展開合作，獲得相關主體提供的資金支持，并助力檔案管理工作水平的進一步提升。

4 結論

檔案管理是事業單位工作的重要內容。通過檔案管理工作的展開，收集整理與事業單位工作、服務相關的各類信息，進行妥善地保管保存，以便在有需要時提供信息方面的支持，以檔案的利用，助力事業單位服務的優化，維護保障公眾利益。目前來看依然存在一些問題，集中體現為檔案管理制度不健全、檔案管理人員素質有待提高、檔案管理基礎設施建設不完善、檔案管理信息化水平有待提高等。本文針對這些問題提出了一些建議，希望對促進事業單位檔案管理工作優化提升有一定作用。

參考文獻

[1]高金宇.檔案管理實務[M].科學出版社，2018

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