大數(shù)據(jù)下檔案信息化管理的有效途徑研究

陳淑興

摘要：檔案管理作為開(kāi)展各項(xiàng)工作的關(guān)鍵性籌備工作，是后續(xù)工作安排的指導(dǎo)，也是記錄工作的重要載體。隨著各領(lǐng)域的不斷發(fā)展，行業(yè)與單位所積累的檔案資料，其增長(zhǎng)的速度也在加快，原有的檔案管理技術(shù)滿足不了海量數(shù)據(jù)的分析梳理。如何利用數(shù)字化手段對(duì)檔案進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，則成為檔案管理工作的重中之重。本文主要闡述在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的現(xiàn)狀，在分析檔案管理工作機(jī)遇的基礎(chǔ)上，給出相應(yīng)的管理路徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息化;檔案管理;路徑

檔案管理是對(duì)智力勞動(dòng)成果展開(kāi)保護(hù)的一種關(guān)鍵方式，對(duì)智力勞動(dòng)成果的有效保護(hù)，更能夠?qū)⑷藗冊(cè)谥橇趧?dòng)中的積極性充分調(diào)動(dòng)起來(lái)，促使其在生產(chǎn)活動(dòng)與社會(huì)服務(wù)中發(fā)揮最大化的作用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，智力勞動(dòng)者受到的重視程度日益突顯，這也是對(duì)檔案管理工作者辛勤勞動(dòng)的一種肯定。在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，通過(guò)檔案信息化建設(shè)節(jié)省檔案管理者更多的時(shí)間，使其有充足的精力不斷地創(chuàng)新學(xué)習(xí)、鉆研新的便捷化、高效化的檔案管理方式。

一、檔案管理工作的現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)技術(shù)促使人們掌握新的檔案管理技術(shù)，便于適應(yīng)新的檔案管理方法。

（一）隱私與安全困境

大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理人員既要防范網(wǎng)絡(luò)安全，還要不斷增強(qiáng)信息管理安全意識(shí)，才能夠保證檔案不被網(wǎng)絡(luò)黑客侵襲，促使網(wǎng)絡(luò)環(huán)境更加安全。由于在立法建設(shè)方面目前網(wǎng)絡(luò)信息安全管理還存在不足之處，在檔案信息化安全管理方面存在管理標(biāo)準(zhǔn)與需求不相符的現(xiàn)象。現(xiàn)如今安全管理的技術(shù)手段無(wú)法面面俱到的滿足保護(hù)每個(gè)人隱私文件不被訪問(wèn)和數(shù)據(jù)不會(huì)泄露的需求，這些問(wèn)題對(duì)信息的安全性產(chǎn)生嚴(yán)重的影響[1]。

（二）數(shù)據(jù)處理難題

大數(shù)據(jù)的到來(lái)促使數(shù)據(jù)信息海量增長(zhǎng)，而目前檔案管理機(jī)構(gòu)由于多方面的因素，不足以應(yīng)對(duì)呈指數(shù)增長(zhǎng)的大量信息，數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)變化使其難以做到有效應(yīng)對(duì)。云計(jì)算存儲(chǔ)數(shù)據(jù)比較分散，這就使得大數(shù)據(jù)在處理檔案信息之前要先將各分散點(diǎn)的數(shù)據(jù)全部傳輸?shù)教幚睃c(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的分析，這對(duì)大數(shù)據(jù)的分析產(chǎn)生一定的困擾。而在存儲(chǔ)點(diǎn)對(duì)數(shù)據(jù)直接處理存在數(shù)據(jù)信息來(lái)源不明的問(wèn)題，甚至?xí)a(chǎn)生數(shù)據(jù)不完整現(xiàn)象。

（三）技術(shù)方面挑戰(zhàn)

在檔案管理工作中大數(shù)據(jù)的應(yīng)用存在諸多的技術(shù)難題需要盡快解決，在數(shù)據(jù)處理過(guò)程大數(shù)據(jù)方法的容錯(cuò)率比較高，想要降低錯(cuò)誤的概率就要增加比較大的運(yùn)算成本，而且大數(shù)據(jù)在分析計(jì)算時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，出現(xiàn)數(shù)據(jù)處理失敗的現(xiàn)象。依目前運(yùn)行狀況來(lái)看，大數(shù)據(jù)設(shè)備繼續(xù)擴(kuò)展的可能性不太大。檔案管理的數(shù)據(jù)目前采用大數(shù)據(jù)方法分析，它是高層次的數(shù)據(jù)信息共享，如果將大數(shù)據(jù)設(shè)備進(jìn)行擴(kuò)展整體系統(tǒng)都要實(shí)施維護(hù)，這將是很大的一筆維護(hù)成本，而且管理檔案數(shù)據(jù)仍然在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，無(wú)法保證不會(huì)產(chǎn)生數(shù)據(jù)信息故障，其出現(xiàn)故障的頻率還會(huì)增加，這不僅僅只是整個(gè)系統(tǒng)面臨維護(hù)成本的大幅增高，對(duì)系統(tǒng)的安全性產(chǎn)生很大的影響。

二、檔案管理工作的機(jī)遇

傳統(tǒng)檔案管理工作中存在數(shù)據(jù)信息收集不夠全面的現(xiàn)象，查閱檔案需要管理人員協(xié)助以獲取數(shù)據(jù)信息。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下人的檔案管理工作面對(duì)龐大的海量數(shù)據(jù)，其傳輸實(shí)效性較強(qiáng)、數(shù)據(jù)的來(lái)源與類(lèi)型多樣化，而且確保可以滿足不同層面用戶的不同需求，在服務(wù)以往數(shù)量的用戶的基礎(chǔ)上，擴(kuò)展了現(xiàn)有檔案的數(shù)據(jù)量。大數(shù)據(jù)時(shí)代使管理檔案的數(shù)量實(shí)現(xiàn)了由GB——TB級(jí)別的擴(kuò)展，改變了以往檔案管理只局限于數(shù)據(jù)的收集，現(xiàn)有檔案管理人員能在龐大的數(shù)據(jù)信息的支撐下，深層次挖掘潛在的可讀性的數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息潛在價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用工作，也促使管理人員深度挖掘數(shù)據(jù)信息的安全性。大數(shù)據(jù)徹底解決了檔案數(shù)據(jù)資源信息量小的問(wèn)題。與此同時(shí)在擴(kuò)展數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式的基礎(chǔ)上，大大提高了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)效率。

傳統(tǒng)的文字檔案在描述事件與人物活動(dòng)時(shí)是以靜態(tài)的方式呈現(xiàn)，對(duì)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)工作難以展開(kāi)動(dòng)態(tài)化全面跟蹤，這也暴露出傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端。而大數(shù)據(jù)環(huán)境實(shí)現(xiàn)了對(duì)活動(dòng)過(guò)程的動(dòng)態(tài)化描述，不僅對(duì)各種數(shù)據(jù)信息充分開(kāi)發(fā)利用，還將其潛在的價(jià)值深度挖掘，更是在各種數(shù)據(jù)信息之間探尋到相互的聯(lián)系，最大化地將檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值有效提升。現(xiàn)代檔案管理可以依托大數(shù)據(jù)方法對(duì)己知的、未知的事件加以預(yù)測(cè)，運(yùn)用海量的數(shù)據(jù)資源實(shí)施趨勢(shì)分析，使數(shù)據(jù)信息可以實(shí)時(shí)采集，其動(dòng)態(tài)化得以擴(kuò)展，極大地滿足決策的輔助需求。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境檔案管理理念

改變紙制檔案的管理理念是當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境中下檔案管理工作需要重點(diǎn)突破的，數(shù)據(jù)信息不僅是簡(jiǎn)單的數(shù)字內(nèi)容，大數(shù)據(jù)環(huán)境下管理人員應(yīng)對(duì)各種數(shù)據(jù)信息的影像資源進(jìn)行有效的處理，對(duì)一些結(jié)構(gòu)與非結(jié)構(gòu)的文件，這一類(lèi)型的數(shù)據(jù)信息要實(shí)施全面的管理與數(shù)據(jù)的采集，并將各存儲(chǔ)系統(tǒng)之間相融合。云計(jì)算技術(shù)要求所有的數(shù)據(jù)信息必須數(shù)字化、電子化，才能以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，梳理整合所有渠道的數(shù)據(jù)信息，有效開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)信息的潛在價(jià)值。

要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，就要在檔案管理中將數(shù)據(jù)處理作為整個(gè)管理工作中的重點(diǎn)，切實(shí)改變檔案管理方式，在強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)加工處理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案信息的時(shí)空有序分布，實(shí)現(xiàn)各類(lèi)數(shù)據(jù)檔案信息的高效運(yùn)行。檔案資源的價(jià)值最大化發(fā)揮，需要檔案管理人員牢固樹(shù)立“以人為本”的服務(wù)觀念，認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的模式有多種，并不斷充電，著力挖掘現(xiàn)有檔案資源的價(jià)值。

四、管理方法的路徑

（一）檔案數(shù)據(jù)收集方式的革新

革新檔案數(shù)據(jù)信息的采集方法，逐步面向廣闊的信息資源，才能夠迎合大數(shù)據(jù)環(huán)境中信息處理使用的需求。同時(shí)，對(duì)各種零散的數(shù)據(jù)信息采集能力要不斷加強(qiáng)，檔案管理人員在日常工作中要重視對(duì)碎片式的數(shù)據(jù)采集能力的培養(yǎng)，著重對(duì)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，有利于非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)信息如圖片、網(wǎng)頁(yè)等的采集[2]，構(gòu)建關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，以此提升諸如電子郵件這類(lèi)非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的采集能力。所以革新檔案數(shù)據(jù)采集模式，促進(jìn)檔案管理事業(yè)持續(xù)發(fā)展，是迎合時(shí)代發(fā)展的需要。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)智能化

檔案管理應(yīng)遵循“人性化”管理，管理人員應(yīng)時(shí)刻銘記“為人民服務(wù)”的工作態(tài)度迎難而上，解決檔案管理當(dāng)中遇到的問(wèn)題。樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的思想意識(shí)，才能促使檔案數(shù)據(jù)信息利用效率整體提升。強(qiáng)化服務(wù)推送能力，利用大數(shù)據(jù)的海量數(shù)據(jù)庫(kù)和強(qiáng)大計(jì)算能力，挖掘和分析用戶數(shù)據(jù)，了解用戶喜好并精準(zhǔn)投放。實(shí)際上從用戶日常所需要的數(shù)據(jù)中就能夠探索出方法，在進(jìn)行數(shù)據(jù)分析時(shí)將大數(shù)據(jù)技術(shù)融合進(jìn)來(lái)，滿足不同需求層次的智能化服務(wù)。

（三）構(gòu)建安全管理工作系統(tǒng)

建立安全管理工作體系，將促進(jìn)檔案服務(wù)工作的有效性全面發(fā)揮，將檔案服務(wù)中數(shù)據(jù)的傳輸、存儲(chǔ)中可能存在的安全隱患徹底解決，將數(shù)據(jù)運(yùn)用過(guò)程中出現(xiàn)的安全問(wèn)題有效得以處理。在日常管理工作中著重加強(qiáng)安全防護(hù)工作，重點(diǎn)應(yīng)放在檔案數(shù)據(jù)物防護(hù)水平的不斷提升上，對(duì)其系統(tǒng)的安全防護(hù)措施逐一進(jìn)行優(yōu)化[3]，將檔案管理中一些不規(guī)范的操作行為、管理制度方面的不足徹底解決，以此推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理的智能化。

五、結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新，雖然促使檔案信息化建設(shè)工作取得了很大成就，但在如何利用海量數(shù)據(jù)更好的建設(shè)檔案管理、服務(wù)用戶仍是亟待解決的問(wèn)題。在未來(lái)，檔案信息化管理要從培養(yǎng)管理人員著手，注重洞察力的培養(yǎng)，推動(dòng)大數(shù)據(jù)環(huán)境中檔案資料保障性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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