加強事業單位檔案管理信息化的幾點方法

徐鵬

摘要：信息化時代的不斷發展，給人們的生活帶來了很多快捷和便利，為人們的生活和工作也帶來了極大的便利，檔案管理信息化的建設減少了傳統的檔案管理環節，減輕了相關管理人員的工作負擔，也使得檔案管理更加具有長期性、完整性、便捷性，因此，對單位檔案管理信息化的建設的腳步不能停下，要盡量與信息化技術做到同步發展、同步更新。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化;方法

一、檔案管理信息化概述與重要意義

（一）概述

檔案管理信息化指在行政管理部門的安排與規劃下，利用電腦信息技術進行檔案管理，實現檔案信息有效管理，便于處理與使用的服務，使得檔案管理模式由傳統檔案保管模式轉變為數字化信息技術實現檔案管理，受到行業內普遍認可。簡而言之，檔案管理模式與工作方法由傳統以及檔案保管為核心演變為檔案管理信息數字化收集、儲存以及傳送，利用信息化工作形式為社會群眾提供服務。

（二）重要意義

讓檔案管理工作更加便捷、簡單。傳統檔案管理通常是以紙質檔案為媒介進行管理，但隨著時間的流逝，由于紙張本身的原因使得紙質檔案很容易產生老化、損壞等現象，這就對檔案管理人員信息采集、儲存與整理產生阻礙。但檔案管理信息化建設，使得檔案管理形式發生巨大改變，由傳統紙質管理變為電子收集，節省大量的信息儲存空間，文檔儲存與管理更加方便，只需在檔案收集完成之后定期進行系統維護即可。

（三）方便查找

傳統檔案管理模式下，管理人員想要查找某一檔案材料，要對大量的紙質文檔進行篩選，員工工作量大大增加。檔案管理信息化建設極大地縮短了信息材料的查找時間，因為使用者只需在電腦中輸入關鍵詞語就可從大量的文件中得到自己所需內容，節省去到檔案室查找資料的時間，實現信息遠程傳輸，從根本上提高檔案管理工作效率。

二、新形勢下提升檔案管理信息化建設的方法

（一）重視檔案信息化建設，加大資金投入力度

事業單位檔案管理的有效性更多的在于領導干部的重視程度，為改變當前領導干部不重視的現象，在新形勢下，必須要提高領導干部對檔案管理的重視程度，將檔案管理工作作為重要工作內容來進行，特別是全面提升事業檔案管理內容的保密性問題。在檔案室內選擇適合的位置存放檔案，為確保檔案管理的全面性，還要做好檔案室門窗加固工作，最大化保障檔案信息安全。另外，還要購入各種先進的信息化設備，比如，計算機、掃描儀等，配置專業人員負責管理工作，做好登記工作，禁止外人的進入，同時定期加強對檔案管理人員的培養，促使檔案管理人員責任意識和專業能力提升。

（二）重視信息化人才培養，構建復合型的團隊

事業單位檔案信息化建設要求管理人員必須要具備檔案管理知識和服務等方面的知識，唯有如此，才能做好檔案管理工作，助推檔案管理信息化建設有序開展。基于此，事業單位一定要加強檔案管理人員的培訓力度和教育，積極引入檔案管理方面的專業人才，全面提升檔案管理隊伍專業水平。現階段，有部分檔案管理人員對計算機和其他檔案管理設備的應用不夠熟練，因此，事業單位必須要重點加強檔案管理人員計算機操作技能方面的培訓，幫助他們提高檔案管理信息化能力。

（三）規范檔案管理制度，提高檔案管理效率

當前正處在信息化時代，檔案管理模式逐漸從傳統保護管理模式，轉變為檔案數據信息共享和全面利用模式。要想進一步發揮檔案信息數據的作用和效率，則需要立足于實際，構建科學完善的檔案管理制度，并且不能隨意修改。檔案管理人員在將信息錄入檔案時，一定要嚴格國家所制定的著錄原則、文字標識、方法以及格式等方面的要求來開展工作，如果檔案管理人員無法實現著錄的統一，則在后續的檔案檢索過程極易出現錯誤，導致檔案信息數據準確性使用和提取受到影響。管理人員在對檔案信息數據進行歸檔處理時，還必須要使用統一規范的數據庫軟件和硬件，同時還必須要對紙質檔案進行統一歸檔，從而更好地為事業單位內部檔案信息資源的共享提供便利，真正意義上實現檔案管理信息化。

（四）做好檔案收集，確保信息化的完整性

檔案種類繁多，各式各樣，所以各單位要明確制定出科學而合理的收集重點，以保證將優質的檔案進行有效收集，防止有價值的檔案流失。各單位必須結合自身實際情況，根據自身的管理體制、機構設置以及管理體系的具體情況，協調各個部門進行上下配合協作，做好檔案收集工作。在檔案收集時，進行有效的檢查與指導，減少優質資料的流失，同時拓寬檔案收集范圍，收入更多有利于國家的檔案，以反映社會前進的歷史面貌。對于比較零散的檔案進行收集、歸檔、加工、分析，為社會提供更多完整而準確的信息資源。

（五）加強檔案的數字化建設

檔案的數字化建設，信息化創立是基礎。同時，充分利用計算機與大數據技術，對現有的檔案信息進行有效的收集、整理、審核、保管和統計，加快檔案信息日常辦公的自動化建設，利用互聯網平臺實現檔案信息的在線借閱、在線傳送、在線歸檔、在線審核等功能，從而有效提升本企業在檔案信息資源管理中的效率，減少人力資源成本，提升檔案信息管理的安全性與時效性。

三、結語

綜上所述，做好檔案管理工作，無論是對政府還是工作人員，都是必不可少的重要環節。在社會的不斷發展當中，檔案管理工作也在產生變化，出現許多新的狀況，所以檔案工作必須要與時代發展的需求緊密相連，相關的管理標準也要逐步嚴格起來，以保證檔案管理工作能跟上時代快速邁進的腳步，在信息化社會中為更多人提供服務。同時提高工作人員的綜合素養，注重對工作人員的定期培訓，以達到事半功倍的效果，促進檔案管理的規范化，加快社會主義和諧社會前進的步伐。

參考文獻：

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