新形勢下國有企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新與實踐探索

何丹

摘要：隨著科技的發(fā)展和進步，現(xiàn)在的時代已經(jīng)變成了一個互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的時代。計算機、網(wǎng)絡信息化的發(fā)展都在快速的崛起，很多行業(yè)都受到了影響，國有企業(yè)的檔案管理工作者也不例外。檔案管理工作者不僅要把基礎的工作做好，還需要根據(jù)現(xiàn)在的發(fā)展形勢進行一定的創(chuàng)新。本文通過分析企業(yè)檔案管理創(chuàng)新等內(nèi)容，找出更多適合檔案管理者工作的方法，希望能夠給以后檔案管理者帶來更多的幫助。

關鍵詞：國有企業(yè);檔案工作;管理;創(chuàng)新和實踐

國家從“十三五”開始就已經(jīng)對檔案管理工作有了一系列的規(guī)定，規(guī)定里面提出在新形勢下的國有企業(yè)檔案管理工作上一定要有創(chuàng)新，努力給檔案工作創(chuàng)造一些新的作為。

一、檔案工作創(chuàng)新的背景

現(xiàn)在一些大城市里面都在崛起數(shù)字政府，并且越來越成熟，數(shù)字政府的推出能夠把一些紙質(zhì)文件用電子的形式來代替，加上云計算和網(wǎng)絡的發(fā)展，檔案工作者必須要通過自己的努力讓這個行業(yè)成功的轉型和創(chuàng)新。在新形勢和十三五的背景下檔案工作現(xiàn)在要做的就是創(chuàng)新、開放、共享，抓住改革的機會，給小康社會做出一些貢獻。

二、檔案基礎工作和檔案工作創(chuàng)新的關系

國有企業(yè)的檔案基礎工作就是改革的地基，如果檔案工作地基不牢固，檔案工作就會成為一個空中的樓閣。所以檔案工作創(chuàng)新一定要建立在檔案基礎工作之上。檔案基礎工作主要包括：檔案整理、檔案收集、檔案保管、檔案統(tǒng)計等。檔案基礎工作要做牢固，創(chuàng)新工作就會做精。

如果在進行檔案工作創(chuàng)新的時候忽略了檔案基本工作，那創(chuàng)新就沒有了意義。如果在創(chuàng)新之前，國有企業(yè)的檔案基本工作不扎實，就要先加強企業(yè)的檔案基礎工作，只有這樣才能真正的做好創(chuàng)新。

三、檔案創(chuàng)新的管理實踐和模式

（一）檔案收集管理的創(chuàng)新

檔案管理工作最基本的就是檔案收集，檔案收集在檔案管理工作中占據(jù)著非常重要的地位。在新形勢的背景下，檔案收集需要改變傳統(tǒng)的工作方式，不僅僅停留在發(fā)通知和檔案征集，應該根據(jù)實際情況進行改革，具體可以從以下幾個方面進行：

（1）首先在檔案收集上可以采取填空式的收集方式。在國有企業(yè)里面企業(yè)的項目部門要對企業(yè)里面的項目發(fā)展進行適當?shù)慕槿耄嚓P的檔案都需要及時的歸檔，對于應該歸檔但是沒有歸檔的檔案需要及時的進行追蹤，并且對信息不完整的項目要及時的填空和補全，對于缺少必要手續(xù)的檔案一定要在第一時間進行補全，如果不能及時補全的就需要附上詳細的說明。

（2）其次可以根據(jù)企業(yè)的需要創(chuàng)造一個適合企業(yè)的“1+1”檔案收集工作機制。“1+1”檔案收集工作機制就是在企業(yè)檔案室里面先進行內(nèi)部分工，分工人員的工作就是對企業(yè)所有的工作項目進行檔案收集，其次需要另外一名員工對企業(yè)的還沒有完成工作的檔案進行規(guī)整和收集，這樣就可以實現(xiàn)無縫連接，最后國有企業(yè)的例會上也可以適當?shù)淖寵n案管理工作者來參加，檔案管理工作者參加的目的就是為了了解有些工作的具體進度，這樣就能準確的把握檔案管理的收集時機。

（3）最后根據(jù)檔案管理的要求創(chuàng)建VISIO框架和檔案管理樹形圖。創(chuàng)建VISIO框架和檔案管理樹形圖的目的就是為了更好的展現(xiàn)檔案管理，VISIO框架能夠準確的標識出企業(yè)的所有負責人，這樣方便檔案管理員收集檔案，檔案管理樹形圖能夠更好的無死角的進行檔案監(jiān)督，避免工作出現(xiàn)漏洞。

（二）檔案管理手段的創(chuàng)新

在新形勢的背景下，檔案管理也需要進行創(chuàng)新，主要可以從以下幾個角度進行：

（1）固本培元、工作認真。首先完善企業(yè)內(nèi)部的檔案管理機制，其次成立相應的檔案工作領導小組，領導小組里面的人員必須要做到工作認真負責，這樣才能真正形成一個完美的以領導為主、組員為輔的檔案管理體系。要想真正的改變之前的檔案管理，就需要從管理層面先改革。

（2）根據(jù)國有企業(yè)的工作設立相應的獎懲制度。在企業(yè)里面設計和檔案管理有關的獎懲制度，并且定期的對檔案管理人員進行評價，針對評價的結果實行獎懲，通過這種方式刺激人們認真工作。

（三）檔案利用方面和信息共享的創(chuàng)新

（1）創(chuàng)新檔案信息資源共享的機制。

信息資源共享主要就是說把兩個以上的信息機構，通過溝通、合作的方式進行整合，整合之后就可以把自身的優(yōu)勢和對方的優(yōu)勢進行互補，彌補自身的劣勢，這樣真正的實現(xiàn)互惠互利，讓所有的信息都能發(fā)揮出最大的作用，更好的滿足人們的需求。特別是國有企業(yè)，很多的檔案信息都有很大的作用，可以共享給其他的企業(yè)。在檔案信息共享的時候可以有兩種方式：一種就是企業(yè)內(nèi)部設置相應的共享文件夾，在整個國有企業(yè)里面的電腦里建立共享文件夾，檔案部門就可以把一些好的資源信息放在這個共享文件夾里面，需要注意的是共享文件夾需要有不同的權限設置，這樣大家在共享文件夾里面看到的只是和自己部門有關的內(nèi)容，如果有特殊情況需要看其他部門內(nèi)容的就可以聯(lián)系檔案部門，獲取批準之后才能觀看，這樣信息共享能夠幫助企業(yè)里面的人們更好的工作。其次就是建立公司檔案內(nèi)網(wǎng)，在企業(yè)網(wǎng)站里面設置檔案內(nèi)網(wǎng)，用戶可以通過上網(wǎng)找到自己需要的檔案，真正實現(xiàn)在線查詢功能。檔案內(nèi)網(wǎng)也需要設置相應的網(wǎng)絡權限，對于不同級別的檔案需要有相應的密級，目錄類的信息是公開的，這樣全體的企業(yè)員工都可以在這個內(nèi)網(wǎng)里面進行查詢。如果需要看其他企業(yè)的信息，需要先進行審批，對于一些絕密級的檔案，審批的流程就需要更加的嚴格，這樣做的目的就是能在檔案保存安全的情況下進行信息共享。

（2）創(chuàng)新檔案服務理念和檔案利用理念。

在傳統(tǒng)模式的背景下檔案服務都是建立在本部門檔案管理方面的基礎上，還能夠根據(jù)自己部門的需要制定相應的檔案服務規(guī)則，在制定的時候并沒有考慮到用戶的滿意程度，所以要想提高用戶的滿意程度，就需要創(chuàng)新服務的意識，在服務的時候堅持以“用戶需求和用戶滿意”為主，重新研究檔案服務的方式。其次就是要對企業(yè)檔案進行二次開發(fā)，因為企業(yè)檔案里面有很多可利用的信息，這些信息都是有一定的利用價值，在二次開發(fā)之后就可以把這些信息更好的利用在其他的項目上。

（四）檔案庫房管理的創(chuàng)新

在檔案創(chuàng)新的時候，存放檔案的房間也需要進行一定的創(chuàng)新。首先檔案室里面可以裝一些條形碼掃描器。這樣檔案管理人員通過掃描條形碼就可以把檔案的內(nèi)容直接導到檔案系統(tǒng)里面，每個檔案都有自己的條形碼，這樣就更方便工作人員錄入這些檔案。在檔案盤點的時候也可便捷，通過無線條形碼進行盤點的時候能夠準確的掌握檔案的信息，在盤點工作結束之后再把掃碼器里面的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫里面的數(shù)據(jù)進行核對，把存在問題的數(shù)據(jù)進行相應的處理，就可以準確的顯示出所有的信息，這樣的操作方法不僅給檔案室的管理帶來方便，還讓檔案室的管理變得更具科學化和系統(tǒng)化。

四、結論

國有企業(yè)的檔案管理工作對國有企業(yè)自身來說非常的重要，能夠推動國有企業(yè)內(nèi)部的管理能力和整體的企業(yè)能力。在新形勢的背景下，檔案管理工作已經(jīng)開始慢慢的開啟了屬于自己的新篇章，在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的基礎下，國有企業(yè)在以后的時間里面更加要把自己企業(yè)的檔案管理工作重視起來，要用新的姿態(tài)來面對檔案管理工作，只有這樣才能真正的幫助檔案管理創(chuàng)新，并且真正的做到為人民服務，真正的達到國家的要求。

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