論檔案管理的信息化建設(shè)

田小寧

摘 要：近年來(lái)，伴隨著我國(guó)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)科技在人們的日常生活和工作中的應(yīng)用也越發(fā)廣泛。怎樣將信息化建設(shè)融于檔案管理中，是我國(guó)檔案管理工作者共同關(guān)注的話題之一。基于此，本文將通過(guò)分析信息化建設(shè)在檔案管理工作的內(nèi)涵及積極作用，談?wù)勗鯓佑行鋵?shí)檔案管理的信息化建設(shè)，希望能夠?qū)ξ覈?guó)檔案管理工作的水平提升有所裨益。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè) 檔案管理 積極作用

信息化建設(shè)檔案管理工作的內(nèi)容包括應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作的整體效率和水平。不僅需要建設(shè)信息化、系統(tǒng)化的檔案管理體系，更需要從檔案資料的利用、歸檔、收集、整理以及分類等方面進(jìn)行具體的優(yōu)化。【1】在減輕管理人員工作壓力的基礎(chǔ)上，有效提升其檔案管理效率及管理水平，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的全覆蓋。

一、信息化建設(shè)檔案管理工作的內(nèi)涵及其積極作用

1.信息化建設(shè)檔案管理工作的內(nèi)涵

信息化建設(shè)檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，對(duì)于管理人員和工作本身而言，既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇。信息化建設(shè)檔案管理工作是科技發(fā)展的必經(jīng)之路，也是促進(jìn)其數(shù)字化轉(zhuǎn)型有效途徑。現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)以及生物科學(xué)技術(shù)成為判斷一個(gè)國(guó)家文化軟實(shí)力的基礎(chǔ)條件，有效融合信息化建設(shè)與檔案管理工作，能夠在一定程度上促進(jìn)我國(guó)文化內(nèi)涵和科學(xué)技術(shù)的全方位融合，有效提升我國(guó)的文化軟實(shí)力。對(duì)于檔案管理工作本身而言，朝著更加智能化、系統(tǒng)化、信息化的方向去轉(zhuǎn)型，能夠有效解決信息安全防護(hù)、信息管理以及信息保存等方面的很多存在問(wèn)題。但這些問(wèn)題的解決并不是一蹴而就的，需要管理人員和技術(shù)專家通過(guò)不斷的實(shí)踐進(jìn)行改進(jìn)，才能夠有效提升我國(guó)檔案管理工作的整體效率和水平。“

2.信息化建設(shè)檔案管理工作的積極作用

互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來(lái)，意味著我國(guó)走入了現(xiàn)代化社會(huì)。為了有效提升檔案管理工作的整體水平，我們需緊跟時(shí)代的步伐，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。促進(jìn)數(shù)字化平臺(tái)的開(kāi)發(fā)以及大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的應(yīng)用成立我們建設(shè)信息化檔案管理工作的真正目的。建設(shè)信息化檔案管理工作，不僅要確保檔案材料和信息能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)管理和有效應(yīng)用，更要滿足新時(shí)代背景下個(gè)性化、共享化、資源集成化的管理目標(biāo)，為檔案資源的保存、管理和使用提供有力保障。建設(shè)信息化的檔案管理工作的積極作用主要體現(xiàn)在以下兩方面：一是借助網(wǎng)絡(luò)資源和技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案材料和信息的共享，能夠通過(guò)構(gòu)建智能網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為檔案資源的使用提供更多有效途徑，充分發(fā)揮檔案信息的服務(wù)職能;二是減少對(duì)紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的損害，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，在一定程度上實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體資源的保護(hù)。

二、信息化建設(shè)檔案管理工作的有效途徑

1.構(gòu)建更加高效信息檢索系統(tǒng)

我們?cè)诓檎液屠脵n案資源信息的過(guò)程中離不開(kāi)信息的檢索。在信息化建設(shè)檔案管理工作的過(guò)程中，最首要的就是要建設(shè)具有一定科學(xué)性的信息化檢索體系，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體工具面向全體用戶需求構(gòu)建系統(tǒng)化的檢索體系。此外，我們?cè)谛畔⒒ㄔO(shè)檔案管理工作的過(guò)程中還要注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的完善，為實(shí)體資源和紙質(zhì)文獻(xiàn)的存儲(chǔ)提供更加專業(yè)的途徑和空間，從而延長(zhǎng)其使用壽命。[2]通過(guò)數(shù)字化處理紙質(zhì)資源，用信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)保存那些年代久遠(yuǎn)、保存價(jià)值較高的紙質(zhì)文獻(xiàn)，讓用戶在使用的過(guò)程中能夠具有更高的導(dǎo)向性，精確地找到自己想要的資源和數(shù)據(jù)，從而充分發(fā)揮數(shù)字化檢索系統(tǒng)的積極作用。

2.將檔案信息資源檢索目標(biāo)進(jìn)行分類

在信息化建設(shè)檔案管理工作的過(guò)程中，我們不僅要構(gòu)建智能化的檢索系統(tǒng)，還要重視檢索目標(biāo)的分類建設(shè)，以確保檔案資源信息得到有效應(yīng)用。根據(jù)不同的檔案管理目標(biāo)和用戶需求來(lái)確立檔案資源信息的檢索目標(biāo)，基于合理利用的角度去進(jìn)行檢索流程的規(guī)劃，通過(guò)電子文獻(xiàn)查詢法、文字檢索法以及圖片檢索法，面向不同的用戶需求進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，使用戶能夠在科學(xué)的實(shí)踐范圍內(nèi)獲得自己想要查詢的檔案資料。一方面能夠有效提升檔案管理工作的科學(xué)性和服務(wù)職能，另一方面也能夠在一定程度上避免檔案資源的浪費(fèi)，為檔案資源及其有關(guān)信息的高速流通、合理使用以及科學(xué)管理提供有力保障。

3.科學(xué)構(gòu)建檔案資源查詢體系

為有效使用檔案資源，促進(jìn)檔案管理工作的的信息化建設(shè)。我們需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)構(gòu)建科學(xué)的查詢系統(tǒng)，確保資源的合理使用。管理部門需要培養(yǎng)和引進(jìn)具有一定計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理人才，借助現(xiàn)代科技進(jìn)行檔案信息的歸檔、分類、整理以及收集等工作，形成現(xiàn)代化的信息管理體系。結(jié)合用戶需求，將不同的檔案信息歸類到有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)中，構(gòu)建科學(xué)合理、操作便捷的查詢系統(tǒng)，全面優(yōu)化用戶的使用體驗(yàn)。

4.促進(jìn)信息化檔案管理人才的培養(yǎng)

人才的競(jìng)爭(zhēng)是信息化時(shí)代的最大競(jìng)爭(zhēng)。因此，檔案管理部門在促進(jìn)自身工作智能化、信息化的過(guò)程中，也不能忽視對(duì)管理人才的培養(yǎng)力度。否則就算我們擁有了最先進(jìn)的檢索技術(shù)和查詢體系，缺乏具體的操作人員也是枉然。首先，檔案部門要對(duì)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)。[3]通過(guò)科學(xué)的調(diào)研，了解到管理工作人員的工作需求及不足之處，將培訓(xùn)工作與信息化發(fā)展相結(jié)合，全面提升檔案管理人員的信息化操作水平。其次，建立系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃。重視培訓(xùn)人員的素質(zhì)提升，以及實(shí)踐、研討、自學(xué)及課程教學(xué)之間的有機(jī)結(jié)合，讓管理工作人員能夠在培訓(xùn)過(guò)程中培養(yǎng)自身的信息技術(shù)和管理應(yīng)用能力，掌握更多的信息化知識(shí)和技術(shù)。最后，就是為檔案管理人員提供更多自我鍛煉的機(jī)會(huì)，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)、不斷拓展自身知識(shí)面，更新自身知識(shí)儲(chǔ)備。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息技術(shù)在我們生活和工作中的覆蓋面積越來(lái)越廣。為有效提升檔案管理水平及其資源使用效率，信息化建設(shè)檔案管理工作勢(shì)在必行。我們不僅要正確認(rèn)識(shí)現(xiàn)代科技帶給我們的積極作用，更要合理應(yīng)用，建設(shè)具有較高精確性的信息檢索系統(tǒng)和查詢系統(tǒng)，以確保檔案資源的合理應(yīng)用和有效保存，盡可能降低對(duì)紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的損害。

參考文獻(xiàn)

[1]王哲.關(guān)于做好檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（06）.

[2]林雯雯.做好檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（06）.

[3]吳金鳳.檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施[J].化工管理，2020（08）：13-14.