數字檔案在學校檔案管理中的應用價值

摘要：以探索數字檔案在學校檔案管理中的應用價值為重點進行闡述，以當下學校檔案管理工作開展的具體情況為依據，首先分析數字檔案和紙質檔案的差異，其次從有助于進行辦公文檔管理、人事檔案管理、財務會計檔案管理等幾個方面深入說明并探討數字檔案在學校檔案管理中的應用價值，再次介紹檔案管理數字化制約因素，最后闡述數字檔案在學校檔案管理中的應用思考，增強學校檔案管理的實效性，旨在為相關研究提供參考資料。

關鍵詞：數字檔案 學校檔案 管理 應用價值

中圖分類號：G27? 文獻標識碼：A? 文章編號：1009-5349（2020）12-0221-02

檔案管理是每一所學校管理體系的重要分支，也是評價學校管理質量的參考指標。而檔案管理并非被動化的項目，卻可以作用在各級各類管理工作中。也就是說檔案管理能夠促使學校內部其他項目工作的有效開展，也是學校各項管理工作的重要輔助力量。特別是在信息化社會，信息逐步發展成為重要的社會資源，怎樣通過信息資源強化檔案管理，值得管理者深入挖掘研究。新時期，檔案數字化成為學校檔案管理工作的必然趨勢，數字檔案對在管理中的價值，值得關注。

一、數字檔案和紙質檔案的差異

數字檔案主要是依托計算機等先進技術，將以往紙質檔案信息轉化為數字類型的檔案信息并保存在檔案中。數字檔案和紙質檔案的差異是：首先，因為保存媒介不同，數字檔案成本比較低，紙質檔案的保存需要大量紙張。以一所擁有32名教職工、500名學生的學校為例，該學校每年需要整理的各類檔案，如教職工的人事檔案、學生檔案、財務檔案、辦公文件檔案等四百余份，按照一份檔案200張紙計算，400份檔案就是八百余張紙，紙張數量巨大。紙質檔案還要面對因疏于防潮、防火、防盜、蟲害以及自然災害帶來的不可挽回的損失。在單位搬家、整合歸并、轉運中，有可能丟失紙質材料。然而，數字檔案引入高密度的壓縮類型磁盤，把相關信息保存在“云”系統內，既節省空間，又節省管理成本。其次，數字檔案補充數據信息更為便捷，借助計算機終端，能夠隨時記錄數據，自動完成編目和歸檔，甚至是篩選及加工[1]，確保信息數據的完整性，迅速查閱計算機檢索流程，提高檔案管理的準確性。最后，數字檔案打破紙質檔案管理的時間與空間制約，在終端設備的支撐之下，不管是計算機技術還是手機，都能夠隨時隨地地補充與更換檔案，還能夠在有急迫需求時調取檔案;而紙質檔案受地域、時間、空間等方面的限制不能及時供給所需。

二、數字檔案在學校檔案管理中的應用價值

一般來講，學校檔案主要包括辦公文件檔案、人事檔案、學生檔案、財務后勤檔案，所有的檔案信息都是學校在前進發展過程中保存下來的，體現了學校在不同階段管理工作的基本情況。以往的檔案管理只是歸類及存放，在工作中凸顯的意義不夠明顯，而數字檔案恰恰補上了以往的短板，主要包括以下幾個方面：

其一，有助于人事檔案管理。大多數情況下，學校人事檔案都是保存個人基礎數據信息的[2]，局限在身份檔案之中，然而針對教學和工作期間獲得的獎勵、成果等，不在檔案信息中，缺少公正、公平性。而數字檔案可以將其在平時工作生活中的成就記錄在檔案中，尤其是每年變化情況，設置相關的條件檢索，通過數字檔案加以證明。

其二，有助于學生檔案管理。學校發展的常態便是一批學生走進，一批學生走出，學校的學生管理工作千頭萬緒，比較煩瑣，班級層面、宿舍層面、學生個體層面的考評等，都應該歸入學校管理綜合檔案[3]。然而部分學校依舊存在問題，總是趨于表面化地記錄檔案信息，學生畢業之后這些檔案便消失不見，無法保證學生自身檔案的完整性，而數字檔案比較全面的、準確地保存在了學生檔案中，對學生檔案管理工作的質量奠定了一定的基礎。

其三，有助于財務會計檔案管理?；A建設模式的學校后勤工作檔案也需要關注，財務會計的檔案管理要彰顯相應的技術規則與標準，尤其是財務會計準則，根據《會計檔案管理辦法》，會計檔案保管期限分為永久和定期兩類，不同的會計檔案有不同的保存年限。有了數字檔案，財務公開獲得了諸多條件的支撐，有助于實效性的完成學校財務檢查工作[4]。除此之外，檔案管理不應該僅是多個類別的管理，還應該彰顯學校發展情況，數字檔案管理起到一定促進作用。例如：在上級檢查或者學校發展的整體化評測時，數字檔案能比較準確、便捷地提供數字信息，以PPT的形式展示上級單位需求的信息，進而凸顯數字檔案管理的效用。

三、檔案管理數字化制約因素

院校檔案管理中引進數字檔案管理，在具體實施過程中也陷入一定的困境，多方面制約了數字檔案管理的發展進程。具體表現在以下幾個方面：

首先在檔案管理思想與方式層面。目前，高校中檔案管理引進數字檔案已成為必然趨勢，硬件設備在逐步建設，但是檔案管理的思想相對滯后，系統化的工作模式尚未完全突破以往的手工操作局限性，工作模式得不到創新。數字檔案管理便是通過計算機參與信息數據的管理[5]，若管理思想不夠新穎，會影響數字檔案效用的彰顯。因此，使用數字檔案要有明確的新的管理思想。

其次在數字檔案的一體化管理層面。部分高校各個部門各自為政，設置特殊的要求，難以保證檔案管理的統一性。各類高校具有相對獨立的檔案系統，涉及硬件組成設備與軟件內容，學校自主購進硬件設施，使軟件隨之產生差異，各個檔案室的內在關聯難以被全面了解，也就是說數字檔案在檔案管理中的應用要以數字化統一性為基礎。

最后是數字檔案安全性與經費層面?，F階段部分高校的檔案體系通過外包裝加以設置，在一般情況下，系統會和校園網及其他類型網絡關聯，大多數的網絡病毒會制約體系的安全性，且部分工作者自身的安全意識不夠明確[6]，總會在日常工作中引進病毒，不利于數字檔案的科學管理。除此之外，檔案數據和院校日常工作息息相關，若被泄露，會造成無法彌補的損失，管理體系建設的經費不夠充足，等等，都會成為阻礙數字檔案效用發揮的重要因素。

四、數字檔案在學校檔案管理中的應用思考

高校要想最大化地提高數字檔案在檔案管理中的應用效果，勢必要進行有效的方案設計;通過樹立良好的管理思想，增強工作者的自身素養;引進檔案安全管理意識，確保檔案信息的安全可靠性;強調數據庫開發，構建檔案管理體系等，給數字檔案的綜合使用指明方向，致力于院校檔案整體管理質量的提升。

1.樹立管理思想，增強工作者的自身素養

明確了數字檔案的價值之后，學校的檔案管理要選擇新穎的先進技術，會出現諸多新的管理思想與管理方式，這能體現與時俱進，也會帶來一些問題。因此在學校引進數字檔案管理思想的前提下，管理者要創新工作機制，確保其有效完成，并將其視為學校檔案管理數字化的關鍵點。檔案管理層自身的知識結構會影響檔案管理效率，因此應該組建具備現代化先進知識和技能的檔案管理隊伍，吸取多元化的知識要點，不間斷地參與學習活動，更新檔案管理思維[7]。特別是檔案管理中引進的信息技術，需要安排專業人員進行管理，以今后的學校發展趨勢為目標，檔案管理者要深入掌握先進技術，從而強化數字檔案在學校檔案管理中的應用效果。

2.引進檔案安全管理意識，確保檔案信息的安全可靠性

學校檔案數據是重要的社會資源，與個人隱私及國家機密關聯，特別是商業機密及行業數據檔案，被利用的概率比較大，因此學校管理者要引進安全管理意識，提高信息安全素養。也就是說處于網絡狀態中，電子文件、信息的安全意識和技能要強化，對部分檔案資料來說，檔案信息安全是信息壽命的保障，若信息泄露，檔案便會失去保存的價值。應樹立安全管理意識，提升對應人員的信息安全素質，使其意識到數字檔案管理的保密性，增強檔案管理安全保障，使信息足夠安全，進而體現數字檔案在學校管理中的有效性。

3.強調數據庫開發，構建檔案管理體系

數字檔案在學校檔案管理中的應用，要以完整的數字化檔案體系為基礎。處理好電子檔案問題，首先要形成檔案信息庫，把重要資料整理納入數字檔案體系，加以分類，并且備份處理，以免出現檔案破舊影響完整性的問題，特別是部分檔案被翻閱即將報廢的現象。對于部分不能翻閱的檔案資料，可以借助掃描以及拍照等形式，盡可能地保存原有文件信息。除此之外，大力推廣數字檔案管理軟件，在研發時期綜合性地歸納與綜合，積極創新[8]，要考慮到數字檔案今后的利用效果。需要注意的是，學校要強化檔案管理體系的建設，通過網絡將相對分散的計算機體系連接起來，設置為服務器區域及客戶機，作用在多個操作體系上，這樣學校管理者可以任意調取檔案資料，便于提高檔案管理的質量與水平。

五、結語

綜上所述，在學校檔案管理工作中，要積極引進數字檔案，賦予檔案管理自動化及智能化。每一所學校都要給予數字檔案高度關注，了解數字檔案的價值，并且將其巧妙地作用在學校檔案綜合管理工作中，采取行之有效的措施，健全檔案管理體系，如樹立管理思想，增強工作者的自身素養，引進檔案安全管理意識，確保檔案信息的安全可靠性，進行數據庫開發，構建檔案管理體系等，從而為學校持續化的發展與規模擴大提供條件。

參考文獻：

[1]趙洪來.淺談新媒體環境下數字檔案管理新技術的發展以及應用[J].辦公室業務，2017（23）：73-74.

[2]孟慶楷.數字化技術在檔案管理的應用價值[J].農村實用科技信息，2018（5）：10-11.

[3]趙洪來.淺談新媒體環境下數字檔案管理新技術的發展以及應用[J].辦公室業務，2017（23）：73-74.

[4]劉越男，吳云鵬.基于區塊鏈的數字檔案長期保存：既有探索及未來發展[J].檔案學通訊，2018（6）.

[5]周光群.數字化背景下城建檔案管理實踐探索[J].城建檔案，2017（12）：14-15.

[6]潘紅，林慕嬋.數字化高校科研電子檔案的組織管理與服務研究[J].辦公室業務，2019（9）.

[7]章赫男，陸宏石.科技檔案數字化在水利系統中應用的問題與對策[J].黑龍江水利科技，2019（7）.

[8]潘紅，林慕嬋.數字化高校科研電子檔案的組織管理與服務研究[J].辦公室業務，2019（9）.

責任編輯：趙世鵬

[作者簡介]王丹，濰坊工程職業學院館員，本科，研究方向：檔案管理。