淺談新時期干部人事檔案管理的信息化建設

郭穎珺

【摘要】信息化時代的來臨，使我們的各個行業都邁進了數字化管理的大門，加強新時期人事檔案管理信息化建設是現代化管理的客觀需要，也是人事檔案工作發展的大勢所趨，本文作者通過論述干部人事檔案管理信息化建設的現狀、干部人事檔案管理信息化建設的意義和必要性，并提出建設對策建議，以期為后續研究提供參考。

【關鍵詞】新時期;干部人事檔案管理;信息化建設

人事檔案管理信息化建設是檔案工作發展的需要，現在人事檔案管理的主要內容就是進行人才信息的整理，檔案信息化建設改變傳統的紙質檔案管理方式，是符合現在社會發展需要，符合新一代社會發展幫要，檔案信息化建設，尤其互聯網+技術在人事檔案信息化建設的過程中應用，促進檔案信息化建設的需要，現在檔案管理信息化應用，在人才的管理模式，管理方法等都在不斷改革和創新，對人事檔案的發展起到促進作用，在信息時代能有效發揮互聯網+技術的實效性，具有一定的研究意義。

一、相關概念

干部人事檔案：組織人事等有關部門，按照黨的路線方針政策，在黨的組織建設、干部管理、人才服務等工作中，形成的反映個人政治思想、品德誠信、成長經歷、業務能力、工作實績、勤政廉政等情況的歷史記錄。

干部人事檔案信息化建設：是指運用信息技術提高檔案工作現代化水平，重新思考干部人事檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網絡環境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現檔案信息的社會化服務。檔案信息化建設是指應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程。

干部人事檔案信息的數字化：是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。檔案信息數字化的原則：規范性原則、安全性原則、效益性原則。檔案信息數字化的內容有兩個不同層次：一是檔案目錄信息的數字化，二是檔案全文信息的數字化。

二、干部人事檔案信息化建設的現狀

一項科學的管理模式對于管理質量和提升服務水平起到關鍵作用。干部檔案的信息化主要是將利用現代信息化軟硬件技術將紙質化檔案轉化為數字化檔案，從而實現管拜模式的自動化、檔案資源的快速查閱利用和提供更優質的服務。當前十部人事檔案信息化建設，存在以下幾個問題：

（一）干部人事檔案管理思想落后。干部人事檔案的管理首先要解放思想，突破固有的、落后的管理思想。目前，在領導決策層方面，檔案主管領導不太重視檔案管理，只是固有于傳統的檔案管理模式中，不積極主動地尋求管理創新，不重視檔案管理人員的信息技術知識的培訓和教育。

（二）干部人事檔案管理軟件缺乏統一的標準和規范。目前，全國的干部人事檔案管理軟件比較多，部分單位根據自己的需求設計相關的檔案管理軟件，導致了部分甚至是全部數據標準和規范不統一，比如在軟件方面，軟件更新速度慢，部分軟件存在設計缺陷，軟件設計重復性高，浪費很多資源;在數據方面存在數據著錄、數據格式和元數據標準不統一，形成很多信息孤島，阻礙了檔案信息間的相互共享和查閱利用。

（三）干部人事檔案信息化人才隊伍缺乏。目前，管理干部人事檔案基本上都是年紀較大的同志，相對于傳統管理方式，他們是專家，然而，在信息化時代，他們管理方式固化，很難適應時代的發展需求。現在這些老同志對現代信息技術的知識培訓和教育較少，再加上掌遲現代信息化技術的管理人才很少進入干部人事檔案的管理隊伍中。這些因素導致了干部人事檔案管理創新不足，管理人才圓乏。

（四）人事檔案信息數據庫系統不完善，忽視信息安全建設。目前，我國人事檔案信息化管理尚未形成統一的規劃和標準，數據庫建設缺乏整體性和系統性，數據采集不全面，部分信息不準確，信息更新不及時，導致人事信息相對紊亂。而且只是在人員基本信息、檔案目錄編輯、檔案傳遞等方面實現了計算機管理，信息化程度不高，難以實現資源共享。

（五）缺乏高素質的復合型人才。傳統的人事檔案管理工作是依靠手工操作來完成的，裝訂、分類、查閱全部由部門的管理員手動工作，相對工作很簡單。但伴隨著人事檔案信息化改革的發展腳步，我們需要高素質的綜合性人才來為行業注入新鮮力量，將人事檔案管理工作完成的更加優秀。

三、新時期干部人事檔案管理信息化建設的必要性

（一）人事檔案管理信息化的存在意義。人事檔案管理信息化，顧名思義，是在檔案管理中應用現代化計算機網絡技術，對資源進行管理、處置，為人事檔案的使用帶來便捷和快速，方便查閱。人事檔案的信息化管理把靜態存放變為動態管理，這不只提高了辦公的水平，也將管理理念徹底轉變，將紙變為電子，全面步入數字化操作模式。

（二）全面的信息化建設的必要性。人事檔案管理的信息化，使檔案的生成、采集、分檔、儲存等都節省了很多時間，而且區別以往的工作流程，不需要進行瑣碎的資料整理工作，通過專業化的平臺快速的將數據入庫分類，提高了人事檔案部門的工作效率。人事檔案的管理實現了檔案管理的系統化、網絡化、全面化。有機統一了薪酬管理、業績考核、人事信息、檔案檢索等各個模塊。減少了對原始檔案的接觸和破壞，有利于對檔案紙質主體的保護，而且為資源的查閱和共享提供了便利。通過人事檔案的信息化管理，對企業員工和各級干部的“德、能、勤、績、廉”能夠快速全面的了解，為晉升和獎罰提供參考依據。所以，人事檔案管理信息化建設是迫在眉睫的。

四、新時期干部人事檔案管理的信息化建設的若干對策

（一）加強領導、提高認識。實現人事檔案管理的現代化，首先是人事檔案管理者的現代化，需要加大投入、增配軟、硬件設施，同時要組織相關的業務培訓，改善現有管理人員的知識結構，培養全面了解和自覺執行人事檔案信息管理方面的法律、法規、制度和標準、能熟練掌握信息技術的操作技能、具有管理信息資源的創造能力、熟悉掌握不同信息載體的科學化管理能力、能將安全保密措施正確用于人事檔案信息處理過程中的高素質、復合型人才。只有這樣，才能提高認識，創新思維，促進人事檔案工作的現代化、標準化、開放化、服務化，全面提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

（二）實現人事檔案信息資源的數據化。當前的人事檔案管理中同時存在著紙質材料和電子文件，因此檔案管理部門需要對兩者進行收集與共管，然后將管理的重點放在信息的存儲與二次開發工作上。這就需要依靠一套標準統一、管理科學、以及設置合理的人事檔案信息化系統，并通過信息維護系統將原始檔案信息和檔案資料錄入微機，最終建立一個全國范圍的人事檔案信息數據庫，實現人事檔案信息資源的數據化，方便信息的共享。

（三）采用信息技術手段加強信息化建設。干部人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用與干部人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長干部人事檔案壽命的目的。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文宇、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享，既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和治理工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

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