醫院人事檔案管理存在的問題及改進措施

牛靜麗

摘要：醫院各項事業的穩定持續發展都離不開人，做好對人的管理，充分發揮醫院人力資源的價值，才能夠保證醫院各項事業的長效發展。人事檔案管理就是在這一過程中產生的，是醫院檔案管理體系的一個重要組成部分，有助于對人力資源進行優化配置，也有助于評估員工職稱、福利待遇等方面的實際情況，有效彰顯人才價值，提升廣大員工的工作熱情。醫院在持續推進人事制度改革的過程當中，人事檔案管理的重要性也逐步顯現出來，而目前檔案管理當中還存在很多的實際問題，需要醫院對這些問題進行思考研究，以便提出有效的改進措施。

關鍵詞：醫院;人事檔案管理;問題;改進措施

醫院人事檔案管理是醫院管理體系的重點與難點，涉及醫院管理運營的各個方面，不但可以體現檔案管理人員的工作素質與整體能力，還能夠幫助醫院做好人才選拔任用和人力資源優化配置等方面的工作。在醫療體制改革和醫院持續推動人事制度改革的背景下，只有切實做好人事檔案管理工作，才能夠體現出人事檔案的應用價值，保證醫院管理事業的長效發展。本文首先剖析了目前醫院人事檔案管理中存在的實際問題，在此基礎之上提出改進方案，為醫院的改革發展提供必要助力。

一、醫院人事檔案管理存在的問題

檔案是對醫院運營管理當中各項信息的綜合記載，加強檔案管理，有助于對信息的處理和應用，從而為醫院制定有關決策提供依據。人事檔案是醫院檔案體系的重要組成部分，人事檔案管理也是醫院檔案管理的關鍵部分，所以醫院為了適應全新的發展環境，加快改革發展的進程，開始在人事檔案管理方面加大力度，獲得了諸多寶貴成績，但同時其中仍舊顯現出了不少的問題。

（一）管理意識亟待提升

醫院是一個非常特殊的單位，日常工作所面向的是廣大病患，因此醫院往往會把工作重點放在醫療工作上，力求為患者的生命健康安全提供必要保障。所以醫院在人事檔案管理方面往往不夠重視，也忽視了對各項檔案信息的利用，導致檔案管理出現明顯不足。

（二）管理方法比較單一落后

過去的人事檔案管理，以單一的人力處理為主，導致管理水平較低，而且管理過程當中的信息質量與標準度達不到要求。這樣的落后和單一管理方法已經不能夠滿足如今信息化和現代化的發展趨勢，需要在現代化信息管理方面增加投入，在保障信息安全的同時，確保檔案資料的有效利用。

（三）管理制度不夠完善

不少醫院在制度建設方面缺少應有的關注度，尤其是在人事檔案管理方面缺少保障制度作為必要支持，把人事檔案管理片面看作保管任務，造成人事檔案管理不夠規范和專業，長時間處在被動管理的不良局面，給醫院醫療管理質量的提高帶來了消極影響。

二、醫院人事檔案管理存在問題的改進措施

（一）提高人事檔案管理意識，明確方向性

對人事檔案管理工作進行全面優化和完善，首要工作環節就是增強管理意識，并徹底摒棄過去落后的管理思想，以免影響到管理實踐行動的落實。對于醫院來說，領導在人事檔案管理方面投入的關注度和持有的思想觀念會直接影響到醫院人事檔案管理的實施效果，于是首先從改進領導的思想觀念著手。具體而言，領導要抓好人事部門的相關工作，特別是要注重強化規范管理，及時分析和掌握人事檔案管理實踐當中存在的現實困境，在此基礎之上，在資金、設施、設備等方面給予支持，保障并且引導檔案管理工作的持續發展。另外，由于人事檔案管理和醫院所有員工有著密不可分的關系，所以還需要在醫院范圍內做好人事檔案管理的宣傳工作，有效增強他們的檔案意識，使其真正認識到人事檔案管理是做好人事管理的基礎，也是保障職工切身利益不可忽視的內容。所以需要做好人事檔案管理思想的宣傳工作，增強員工的思想認識，讓員工主動投入檔案管理建設當中，在做好醫療服務工作的同時，也能夠以主人翁的角色參與到醫院管理實踐當中，促進醫院各項事業的調整與創新。

（二）刨新人事檔案管理方法，保障高效性

過去的人事檔案管理方法之所以無法獲得理想的效果，是因為檔案管理模式比較落后，忽視對先進科技手段的應用，沒有追趕上如今檔案信息化建設的步伐。人事檔案管理工作本身就有很強的復雜度和綜合性，進行人事檔案的現代化和信息化建設存在較大的難度，主要是因為這項大工程涉及面廣，需要的技術、資金、人力較多，提出的管理和建設要求較高。這就需要醫院助力信息化管理意識，再從思想上重視檔案管理，信息化的同時增加資金上的投入助推人事檔案管理自動化，開發與醫院人事檔案管理工作要求相適合的系統軟件，將過去的手工操作轉為如今的自動化操作，將過去的封閉和半封閉管理轉為如今的智能化管理，為人事檔案的合理化利用提供必要條件。在這一過程中，醫院要注意對高素質信息技術人才進行培養，做好對信息化系統的維護和管理工作，同時還需要提高管理者的信息素養。

（三）完善人事檔案管理制度，提高規范性

不管是從國家層面上進行分析，還是從發展醫院人事檔案管理工作方面出發都必須把建設完善化的檔案管理制度作為根本，用堅實的法律屏障保證人事檔案管理的規范化建設。首先，醫院要對人事檔案管理工作流程和工作原則進行明確規范，指出各個崗位和工作人員承擔的管理職責，堅持責任到人的制度。其次，要對人事檔案借閱與查閱制度進行有效規范，特別是對于醫院的機密檔案，必須要通過申請、登記、審核等一系列的流程之后才能夠借閱，避免出現檔案信息泄露和有借無還等不良問題。最后，要根據醫院檔案管理的具體要求，在國家相關法律法規的約束之下制定針對于人事檔案管理的部門規章規范，有效彌補制度建設中的空白點。醫院人事檔案管理工作要想有更好的發展，首先就應該充分考慮基礎設施及配套服務的改進與發展，以滿足醫院對人事檔案管理工作高效運行的需求，從需求的整體出發創造更大的需求。比如，國家越來越重視高新技術產業，醫院作為中國重點發展的單位，更應該主動接納高新技術產業，為其創造更好的發展平臺。比如現在有很多極具潛力的軟件開發企業，其雖然當下實力規模比較小，但是從產品的設計和技術維護的能力來看，還是非常有發展潛力的，那么醫院人事檔案管理工作就要大力挖掘這方面的信息技術，通過在醫院內部建立完善的信息交流平臺，將整個醫院內部人事檔案管理工作透明化，為其打造更大、更加優質的平臺，推動醫院的發展產生質的飛越，將醫院人事檔案管理工作的發展與整個社會的科技發展相掛鉤，在發展自身的同時，用社會需求推動人事檔案管理工作的發展。

（四）加強專業人員培訓

從我國近幾年的醫院人事檔案管理工作實際情況來看，在檔案管理工作中高度重視專業人才的培養與引導、增強人員儲備這一理念是非常有必要的。眾所周知，隨著就醫人員數量的不斷增加，當下醫院的人事檔案管理工作正面臨非常嚴峻的挑戰，人事檔案管理作為醫院管理工作中的基礎，它是醫院能高效運行的基本系統，只有有了高技術、高質量的人才，才能保證人事檔案管理工作的合理開展。因此，在以后的工作中應該充分將專業人員的教育與培訓融人工作中，不論是從專業人員的選拔、招聘，還是專業人員的定期培訓教育，都應該充分體現對專業人才的重視。比如，專業人才培訓會議開辦的過程需要有充足的能量作為支持，將醫院人事檔案管理工作的實際情況作為培訓的重點，在人員培訓的過程中及時發現人事檔案管理工作中存在的問題，那么在以后的工作中就可以通過改進人事檔案管理工作結構，用現代化的人事檔案管理培訓信息系統代替傳統的人工培訓，用專業化的公眾號按時為專業人員推送關于醫院人事檔案工作的最新資料，這樣用各個小細節加強對專業人員的培訓工作質量。

因此，優秀的人才是保證所有的工作能夠開展下去的基礎，因此在以后的工作中要建立完善的人才引導戰略和人才培養戰略。首先，醫院人事檔案管理工作需要不斷完善人才獲取手段，通過外部招聘、校內人才培養等多途徑方式獲取高質量專業人才;其次，要建立內部專業的人才培養渠道.通過培訓、教育和再學習的方法為人才創造更多的學習途徑，不斷豐富其專業知識涵養，在此基礎上建立起完善的內部晉升渠道，為工作人員創造良好的發展前景，以吸引更多更優秀的人才，為醫院人事檔案管理工作的發展創造更優質的動力。

（五）建立完善的管理制度和考評制度

醫院人事檔案管理工作的質量需要有專業的工作人員進行管理，當然在工作的過程中也需要有明確的管理和評價制度。因此筆者認為在以后的工作中需要針對實際情況在內部建立完善的管理制度和考評制度，讓每個工作人員的工作內容以及工作的質量都能夠有明確的參考機制。因為在工作過程中，很多工作人員都認為醫院人事檔案管理工作是鐵飯碗，不論工作的質量怎么樣都不會對其自身有什么影響，這在工作中有很大的影響。不論是什么樣的工作都需要有明確的管理和評價機制，只有這樣才能保證醫院人事檔案管理工作發展能夠有理可循，防止其出現問題。考評機制不僅僅指的是在工作中要對工作人員的工作內容以及其工作的實際情況進行分析，更重要的是需要針對工作人員的實際情況對其進行明確的獎勵或者懲罰，在制定獎勵和懲罰的措施的過程中，筆者認為不能僅僅考慮醫院的實際情況，更重要的是考慮工作人員的實際情況，在其工作的過程中及時對其工作的內容以及工作的環境進行管理，一旦工作人員做出影響醫院的事情或者對人事檔案管理工作的正常運行產生了不好的影響，那么其就需要做出明確的懲罰，以此加深工作人員對工作質量和效率的概念，防止其出現其他的影響工作的質量事情。

人事檔案在醫院當中尤為珍貴，因為其真實記錄著醫院人才情況，能夠幫助醫院認清實力，了解人力資源現狀，為醫院相關決策的制定和醫院的持續性發展提供有效依據。做好醫院人事檔案管理工作，有助于幫助醫院進行優秀人才的選拔和任用，保證資源的優化配置，也能夠為各類人員職稱評定提供必要根據，激發員工的工作熱情，為醫院創造更好的社會與經濟效益。對此醫院必須從實際出發，客觀研究當前人事檔案管理方面存在的實際問題，在此基礎之上提出針對性的解決策略，為醫院的深化改革提供保障。