高校學生戶籍檔案管理現狀與對策

張阿敏

【摘要】當前，我國的一大基本制度為戶籍制度，有利于社會秩序的維護。對于高等院校的保衛部門而言，學生戶籍檔案管理至關重要，在日常工作中極其關鍵。近年來，高等院校的辦學規模越來越大，在此背景下以往戶籍管理制度優勢逐漸弱化，已無法達到社會發展需求。基于此，本文分析了高等院校學生戶籍檔案管理的現狀，并且提出相關對策。

【關鍵詞】高等院校;學生;戶籍檔案管理;現狀;對策

從高等院校學生的角度來講，戶籍檔案發揮著不容小覷的作用，可作為身份識別的關鍵憑證。戶籍檔案管理工作是高等院校中的一項基礎服務工作，其復雜度較高，專業性以及政策性較強。現階段，我國戶籍與土地制度改革不斷加劇，在此背景下高等院校學生戶籍檔案管理改革日益深化。

一、高校學生戶籍檔案管理現狀

（一）管理難度加大。1.基礎數據混亂。根據戶籍檔案工作實際情況來看，在每一年度，高等院校存在兩大高峰：一是6月份的戶籍檔案工作，二是9月份的戶籍檔案工作。在這兩個時間段中，需要完成大量工作。在戶籍檔案工作中，該時期的數據信息相當重要，是其基礎數據信息。通常而言，高等院校戶籍檔案管理者數量較少，當處于高峰階段時，即使增加幫手，仍舊容易發生缺乏規范性等現象，對基礎數據信息產生不利影響，導致其混亂不堪，為后續日常工作埋下隱患。2.信息變更頻繁。首先是身份證的重復辦理。根據戶籍和居民身份證的管理制度，凡是年滿十六周歲公民必須辦理居民身份證，一人一證。當新生入學后，需要辦理學校集體戶口所屬管地的當地居民身份證;畢業后異地勞動就業，必須重新辦理。這樣大學生從入學到畢業，在四年期間需要更換兩次身份證，造成資源的浪費和戶籍檔案管理的混亂。再有就是學生畢業后多次改派，學校統計數字不停變更，形成歸檔流程復雜化、立卷統計多變，對戶籍檔案的歸檔流程的極其不利。3.留存戶籍檔案猛增。近些年，我國經濟飛速發展，隨之對高校畢業生產極大影響，不僅為其帶來多樣性就業機遇，也使其面臨巨大挑戰。從客觀角度來講，有大量機會可供高校畢業生選擇，而且延長了就業周期。如此一來，在高等院校中，當開展戶籍檔案管理工作時，更多畢業生選擇將戶籍留在學校中，導致戶籍管理工作越來越艱巨。

（二）業務性質模糊。1.管理權限受限。通過探索學生戶籍檔案管理工作發現，具有兩種工作性質：一種是公安局戶籍管理部門工作性質，另一種是學校檔案管理部門工作性質。在高等院校中，當前所開展的學生戶籍檔案管理工作，由保衛部門承擔。雖然此項工作是檔案管理的一部分，但是與檔案管理存在較大差異，通常主要有兩種權限：一是保管，二是借用，而備案等權限缺失。不過當開展實際工作時，面對戶籍檔案，要使其作用得到充分發揮，提高其準確性與便捷性等，必須具備相應權限。2.技術支持受限。根據公安局實際情況來看，當前戶籍部門在辦公時可確保自動化，而針對大部分高等院校檔案部門而言，同樣可以滿足辦公自動化的需求。學生戶籍檔案管理在辦公過程中能夠達到簡單自動化要求，不過要對接三方面的辦公自動化，仍需長期努力，其難點較多：其一，在公安局中，所構建的戶籍管理系統存在一定弊端和漏洞，在高等院校集體戶籍方面，缺乏專門的管理模塊，雖然高等院校自主選擇相關管理平臺，但是難以與公安部門戶籍對接，公安局仍舊掌握主導權。其二，相較于高等院校檔案工作，戶籍檔案管理內容不夠豐富與多樣，絕大部分高等院校并未構建專門的戶籍檔案管理辦公系統。3.從業素質受限。對于學生戶籍檔案而言，基層管理者至關重要，是其管理基礎的決定因素。現階段，承擔基層戶籍檔案管理工作的人員往往有兩個，一是輔導員，二是學生班長，但是這部分人員并未詳細掌握學生戶籍遷移管理規則與要求及其服務意義，而且尚未清楚了解遷移管理流程，其自身缺乏這方面的工作技能。不過在學生戶籍檔案管理過程中，這是第一步，需要收集、整理以及上傳戶籍，成為戶籍管理工作質量的一項決定因素。

（三）服務功能繁雜。戶籍制度具有兩項基本職能，分別為證明公民身份與提供人口數據。在戶籍管理工作開展期間，大量功能附加其上，比如就業功能等。諸多需求要被滿足，主要包括結婚登記、購買房產、公務員考試、手機卡辦理、駕校報名等等。在高等院校教書育人過程中，戶籍檔案管理占據著相當重要的位置，是其必不可少的一部分，密切聯系思政教育。少數高等院校的學生并未形成清晰、強烈的戶籍意識，沒有掌握戶籍遷移政策，無法在第一時間處理此項問題。同時，高等院校畢業生有許多顧慮，在一線城市中，為得到落戶指標，早早進入“預就業”階段，對高等院校教育秩序造成較大干擾。為此，戶籍管理需要具備服務育人的職能。

二、高校學生戶籍檔案管理對策

（一）全面清點，核準基礎數據。從高等院校戶籍檔案的角度來講，基礎數據不容小視，當確保其準確性時，能夠為此項工作提供重要保障。由于主觀因素以及客觀因素的共同影響，導致辦公自動化出錯，這與自動化實現的時間無關。如果基礎數據混亂或者出現失誤等，均會對當事人產生不良影響，導致其面臨大量麻煩，與此同時大幅增加管理者負擔，因此需要全面清點、檢查并彌補缺失。

（二）廣泛宣傳，強化法制意識。針對法律而言，其內容往往以當事人為主體，對這一主體的權利與義務作出規定，作為一種社會規范，可以約束全體社會成員。從法律意識的角度來說，以人為主體，面對現行法以及法律現象，所形成的觀點、知識以及心理態度。當越來越多的人根據法律規定行事時，可以更好開展工作。但是如果許多人并不按照法律規定行事，那么工作開展難度非常大。因此，應該以戶籍檔案為對象，加大法律宣傳強度，使其成為常規化管理的一部分，從而確保戶籍檔案管理兩項特性，一項是穩定性，另一項是持續性。針對全體戶籍檔案管理人員，在法律方面增強他們的意識，利用各種渠道開展宣傳活動，讓越來越多的管理人員了解并應用法律知識，清晰認知此項工作的重要性，進一步提升他們的自身素質。

（三）多方溝通，爭取合作共贏。面向公安局戶籍部門，拉近與其之間的距離，加強兩者的溝通與互動，得到更多權限，并且達到普法宣傳所提出的互補要求。同時，以學校檔案部門為對象，加強彼此之間的溝通，提高工作規范性，并且在技術方面提供更大支持。此外，面向學生工作部門，加強與其之間的溝通，進而作用于管理和服務，促使兩者實現共贏。

（四）內涵提升，滿足服務需求。在高等院校中，當開展學生戶籍檔案管理工作時，需要引進先進技術管理經驗，改變重視管理而輕視服務的現狀，而應主動服務，并且創新服務內容。與此同時，將技術和服務集為一體，創新服務方式。公安部門應該適時、合理引導與監管等，由此在不同學校之間以及不同城市之間，適時聯網管理，滿足網上遷移的需求，高等院校中各個年級的學生都能夠出具有效證明，以此直接進行戶籍遷移。

（五）專兼同訓，健全從業隊伍。在高等院校中，當開展學生戶籍檔案管理工作時，并未配備大量專職管理者以及兼職管理者，當處于高峰階段時，要在限定時間中完成管理工作，應該臨時選擇和派遣幫手。當前，這一方面的服務項目越來越豐富，同時日常工作的復雜度不斷提高。而此項工作專業性較強，要確保工作質量，必須培訓管理人員。組建兼職隊伍，同時培訓專、兼職人員。

三、結束語

綜上所述，通過探索高等院校戶籍管理制度發現，對高等院校畢業生就業具有一定限制作用，隨著社會的不斷發展，必須改進與完善學生戶籍檔案管理，從而為大學生生活學習提供幫助，對學校管理產生有利影響，維護社會秩序。因此，高等院校需要以相關實際情況為依據，科學、合理制定可行性較強的戶籍檔案管理對策，從而為高校學生提供更好服務。

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