中專學校檔案管理信息化研究

陳素蘭

【摘要】檔案管理在很多行業工作當中都具有重要的作用，但是其受到的重視程度不高。檔案管理逐漸趨向于信息化方向，在管理形式上發生了較大的轉變。中專學校的檔案管理存在較多不容忽視的問題，給中專教學質量產生了一定的影響。在實施中專學校檔案管理時，也需要滿足信息化管理要求，為教學管理工作的開展提供有效依據。

【關鍵詞】中專學校;檔案管理;信息化管理

中專學校是我國職業教育體系的重要組成部分，受到傳統教學思想的影響，政府部門對于教學、人事等檔案管理缺乏重視，拓展延伸到其他的管理事務當中時，也還是有較多的不足。新時期的發展促使檔案管理開始由紙質轉變為電子信息方式，能夠在較大程度上提高檔案管理質量及效率。因此需要明確檔案管理信息化對中專學校發展的重要性，明確其中存在的主要問題，提高檔案管理的規范性，促進教學工作的開展。

一、中專學校檔案管理信息化的必要性

中專學校有關教學工作的開展主要是培養技術型人才，教師在教學當中需要注重學生自身的優勢及特點，才能夠達到基礎的教學目的。而中專學校教學活動是否能夠順利開展，還需要取決于教師對于學生的了解程度及學校掌握相關信息的程度。檔案管理作為一種能夠記錄學生及教師基本資料的形式，可以給教學活動的開展提供基礎依據。部分中專學校甚至能夠通過檔案管理體現其發展狀況，其中包括學校學生、教職員工的基本資料、學校的財務狀況及固定資產等。由此可見，檔案管理信息化能夠簡化管理工作的流程，讓檔案管理工作人員減輕工作壓力。檔案管理信息化可以實現人員高效工作，有關人員可以對檔案信息的數據進行分析，使其更加完整有效。中專學校的人事情況相對來說比較復雜，在處理檔案信息時要對不同職位的教職員工檔案內容進行歸類，進而提高管理效率。信息化管理能夠讓不同崗位的中專教職員工互相了解相關的信息，實現資源共享，強化人事工作實質性效用。

二、中專學校檔案管理信息化問題

（一）信息化水平較低。當前，很多學校的檔案管理工作的開展雖然相對來說比較順利，但是其中的信息化水平還是較低，沒有借助信息化技術的優勢。學校檔案的內容較多，龐大的人事數據信息難以得到有效處理，在記錄的過程中難以通過人工的方式綜合所有的信息。信息化水平較低導致其中部分工作的開展受到限制，在收集和處理信息、數據的過程中難以實現分類歸納。一些中專學校在開展信息化管理過程中，過于注重學生的技能培訓，對有關教學過程檔案的管理重視不夠，對人事相關工作的檔案整理也重視程度不足，職工在查找相關資料時耗時耗力，達不到信息化建設要求。

（二）信息化平臺建設滯后。信息化建設工作的開展需要以信息化平臺的建設為基礎，但是中專學校檔案管理人員在這個方面比較欠缺。中專學校檔案管理過于關注教學工作的開展產生的實際效益，甚至經常計算短期內的效益，缺乏長遠規劃。學校在發展時沒有根據實際情況制定規范的檔案業務指導體系，對于自身的學校定位認識不清晰。在對學校檔案管理進行信息化建設時，只是初步實現了檔案目錄的數據庫存儲，在其數字化信息化方面比較欠缺，導致整體人事工作的開展達不到現代化學校建設的需求。

（三）信息化安全性不足。信息化主要需要依靠網絡平臺，在對學校檔案進行信息化管理時需要利用信息技術。但是網絡環境相對比較復雜，在監理管理平臺的過程中需要創建相關的網址，然后讓管理人員登錄及處理相關工作。網址的創建存在一定的不安全性，部分不法分子會利用黑客技術對網站進行攻擊，盜取上面的資料數據，導致學生及教職員工的信息泄露。在這種情況下，人事及處室業務檔案的完整性不足，存在較大的風險，阻礙很多管理工作的發展。

三、中專學校檔案管理信息化的措施

（一）建立管理系統。中專學校管理人員在利用信息化技術開展檔案管理工作時，可以建立管理系統對信息數據進行統一的分析。信息化系統下的中專學校檔案管理可以實現自動化及智能化，檔案管理人員要按照要求實施精細化管理行為，促使檔案信息內容得到有效保存。學校需要在統一的標準下實施檔案管理工作，基于當前的學校教育教學情況在教職人員需要查詢檔案信息時給其提供有效的幫助。管理信息系統的建立能夠對中專學校的有關信息進行記錄，特別是在處理復雜的人事信息時，能夠借助管理系統迅速查找工作人員的信息，為中專學校人事管理的有效性提供保障。

（二）科學劃分檔案類別。中專學校在開展檔案管理工作的過程中不僅僅需要給學生及教職員工有關信息的真實性及安全性進行保證，還涉及較多專業內容。工作人員需要了解有關的基層檔案管理專業知識，尤其是在處理人事與處室業務檔案時，可以通過信息化手段找到同一個工作類別的人員信息與工作內容，反映檔案管理的綜合形式。在檔案管理信息化的過程中，可以對不同的管理內容進行分類，對不同的人事部門要求進行分析，讓各種檔案信息能夠分門別類。在信息化管理形式下，不同類型的檔案更加易于管理，在統計、保存及查詢過程中更加便利，還能夠做好登記、編目及保管等。

（三）加強信息化管控。檔案管理信息化要求管理人員做好信息化管控工作，在對檔案信息進行管理時提高其安全性。學校在發展當中面臨激烈的教育競爭，其不僅需要在實際開展教學工作時做好全面的管理工作，還需要針對檔案管理加大監控效用。在實施檔案管理信息化之后，需要針對不同的工作內容做好事前管理、事中管理及事后管理等工作，在每個時期對檔案的利用及歸檔情況進行檢查。在開展不同的業務工作時，管理人員可以對檔案的形成過程進行分析，對其中的信息進行檢測，在實際應用時減少問題的產生。管理人員在進行檔案管控時，需要定期做好檔案管理的總結匯報工作，還需要加強對基層教育人員的指導，在產生問題時給出指導意見。

（四）實施電子資料管理。電子資料管理是檔案管理信息化的基礎，在實際進行檔案管理時，工作人員需要對基礎的文本資料等進行電子化整理，對其中涉及的技術進行綜合分析。電子資料管理對于工作人員處理文件資料的形式有較高的要求，其不僅需要改變傳統的紙質文件整理方式及工作理念，還需要在管理檔案時加強資源配置，保證各項資源的合理利用，使其能夠達到基礎的要求及條件。管理人員在處理檔案資料時需要明確檔案的處理方式及格式，對其進行統一與規范，明確檔案資料的保存周期，在必要時還需要做好檢查工作，促使電子資料管理能夠按照要求完善整體效用。由于部分電子檔案儲存系統容易遭受損壞或者遺失，在實施電子資料管理時，可以借助電子技術及設備的記憶功能對檔案資料進行備份。電子備份能夠加強對資料的有效管理，防止資料遺失或者遭受損壞。

四、結語

總之，中專學校需要加大對檔案管理的重視程度，在實施信息化管理時明確學校檔案的管理特點，體現信息化管理的價值。

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