大型展會的落地管理分析

高鵬

摘 要：伴隨著我們國家經濟的不斷發展，大型的會展建設規模逐漸擴大，由此就催生出了一種新型的會展經濟發展模式，并且這種經濟發展模式已經帶動了許多地區的發展。不過當前會展落地管理上還存在著一些問題。基于此，在以下文章中，主要以第35屆中國植保信息交流會暨農藥械交流會為研究實例，詳細的講述了整個大型展會的落地情況以及所采取的相關措施，以此為后的展會落地政策的實施積累相關經驗。

關鍵詞：大型展會? 落地管理分析? 應對措施

隨著中國進口博覽會的成功舉辦，會展經濟已成為眾多城市經濟發展關注的熱點 ，顯而易見會展業有效帶動了旅游、交通運輸、商業、廣告等相關行業的發展，當地與展會相關行業的產業的影響力也通過展會活動平臺最大化釋放，成為實體經濟企業交流的重要渠道。目前全國主要一二線城市都有大型展館建成，投資少則十幾億，大則上百億，所謂筑巢引鳳，“鳳”就是各類專業展會。特別是十萬平方米以上的特大型展會更是各大城市追逐的重點。但這類展會一方面數量較少、另一方面需要滿足的條件非常多，對于一些二三線城市甚至需要舉城市之力去爭辦和承接。而客觀上，有過大型展會服務經驗的城市并不多，如何去爭取和承接這類展會就需要一整套完整周密的方案。下面以第35屆中國植保信息交流會暨農藥械交流會落地福州舉辦為例進行落地管理分析，為即將承接該類大型展會城市和展館提供借鑒。

“中國植保信息交流會暨農藥械交流會”由全國農業技術推廣服務中心主辦，廈門市鳳凰創意會展服務有限公司共同承辦，報名參展企業1000多家，全球農化前十強企業及國內農化五十強企業及新型高效植保機械企業有80%報名參展，來自全國各地參會代表及客商代表達10萬人以上。為此舉辦地從以下三個方面進行落地管理工作：

在34屆展會舉辦過程中實地考察，了解展館設施、展會規模、參展商和專業觀眾人數及特點、布展和展會期間交通狀況、安保配置需求、機力（展會布展中使用的吊車、叉車等工具）、餐飲、保潔需求，以及需要酒店及交通保障等情況等。總體上看展會需要當地政府聯合主辦、城市能滿足15萬的客商吃住行接待能力，展館需能容納5000個國際標準展位，也就是展館可使用面積約12萬平方米，并能提供安保、餐飲、現場服務管理等綜合保障。經過各個模塊的保障能力對比和分析，可以滿足以上條件，進而遞交方案邀請主辦單位考察。

在考察過程中從產業基礎、場館保障能力、酒店交通容納能力、政府提供保障服務能力和政策支持依次推進，每個部分都詳細記錄主辦方提出建議和要求，并在主辦方考察完畢即給出相應解決方案，并落實了福建省農業農村廳、福州市人民政府、福建省植保植檢總站共同主辦的事宜，釋放誠意，給予主辦方很大信心。

項目確定落地后即由承辦城市成立綜合保障小組。因展會期間將舉辦第一屆農藥顆粒劑發展及應用論壇、高效減量施藥技術論壇、第二屆植物微生態與農業大健康論壇，參展參會的生產企業、經銷商和植保社會化服務自行組織了近百場的業務洽談、新品發布、產銷對接、產品交易、回饋答謝等一系列活動。涉及布展車輛1500多輛、觀眾車輛2000多輛、參展商和觀眾近15萬人次，涉及公安、交警、通訊、城管、安保、保潔、餐飲、現場服務等諸多部門，相關工作人員近2000人次。根據以往經驗采用模塊化管理方式對接，把問題細化，分級別管理，各負其責，形成“流程鏈”，通過工作任務表（見附表1）和總布局功能圖將所有服務具體和直觀體現出來，結合展館軟硬件條件去匹配具體項目需求，整個過程各模塊平行推進，定期開會及時解決問題。

通過這樣的落地管理流程進行多項目任務的分解，完成了整個展會的服務保障工作。特別是因地制宜，結合展館周邊地形結構和特點制定人流、車流和物流的方案，針對性布局，解決了往屆展會最難控制的交通、高峰期保潔和游商問題。從考察爭辦到落地承接歷時一年多，最終圓滿完成大會的服務保障工作，為城市直接和間接帶來了上億元的綜合收入、帶動了相關產業的發展。更重要的是打通了城市接待特大型展會的服務脈絡，也從中發現不足針對性完善，為今后承接大型展會積累了寶貴經驗。建立了良好的口碑，必定會吸引更多的特大型和大型展會落地福州。

大型展會落地管理工作的實施，可以帶動當地經濟的發展，并且前景也特別廣闊，根據上文所述，可以清楚的了解整個展會項目落地實施環節以及所對應的注意事項，通過詳細的研究分析，可以發揚展會中的優點，而且對于展會中不足之處，還需要積極的借鑒其他展會的落地經驗進行學習。同時結合展會自身特征，提前預防展會落地實施可能出現的一些風險，根據上文中的描述以及所提供的經驗，希望可以為后續展會的落地工作提供一定的經驗。

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