“建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理”實踐與探索

萬海軍 何穎珊 劉穎

摘 要：本文主要對國家檔案局“建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理”試點項目實施過程中遇到的問題進行總結討論，對采取的相關舉措進行了簡要介紹。

關鍵詞：電子文件;電子檔案;抽水蓄能電站;電子簽章技術

為進一步貫徹落實國家檔案局、國家發展改革委聯合印發的《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》（檔發【2016】11號），推動建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作健康有序發展，提升項目電子文件和電子檔案管理效率，促進建設項目信息資源共享，國家檔案局于2018年起開展建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點研究。

1 研究背景

筆者所在單位為在建抽水蓄能電站建設項目管理單位，自2018年起承擔國家檔案局“建設項目電子文件和電子檔案管理”試點任務。抽水蓄能電站工程建設周期長、參建單位多、工程施工面廣，質量控制是重點，項目檔案是工程建設的有機組成部分，是工程質量的直接反映，其真實地記錄了電站建設的全過程情況，項目檔案質量在一定程度上反映了工程建設的質量，是工程建設、管理的重要基礎和依據[1]。傳統的項目檔案管理工作模式中人力、物力以及時間投入等方面相對來說是比較大的。

信息化、數字化、智能化、智慧化等一系列新興技術與工程建設融合應用是目前技術發展的必然趨勢，同時通過業務模塊與新一代技術的深度融合能夠解決傳統項目檔案管理過程中存在的一些問題，達到提質增效的目的。那么項目檔案管理作為工程建設管理的一項重要模塊，怎樣結合新興技術實現電子文件歸檔和電子檔案管理，需要進一步討論和探索。

2 存在問題

結合國家相關標準規定要求，經過試點項目兩年的研究，發現實現項目建設電子文件歸檔和電子檔案管理確實需要有個長期探索的過程，在這個過程中需要亟待解決一些技術問題：

1）電子文件合法合規性。通過業務系統生成的電子文件并不滿足能電子檔案歸檔要求，必須經過一定的技術手段確保生成的電子文件滿足《中華人民共和國電子簽名法》要求。

2）電子文件真實性。項目檔案是工程建設全過程真實的記錄，形成的電子文件信息必須是真實可靠的，必須根據施工情況實時記錄，形成的全過程必須留有痕跡化記錄。

3）電子文件準確性。抽水蓄能電站項目檔案類別多，涉及施工全過程所形成的單元驗評、試驗、測量、驗收、往來函、日志、圖紙、結算等類別的項目文件，文件內容及體例格式都要符合相關的規程規范要求，通過業務系統生成的電子文件也必須要符合這些專業要求，需要定制化開發相關的文件格式，以確保在形成過程中體例格式的統一和數據的準確性。

4）電子文件有效性。最終形成的電子文件格式需滿足檔案歸檔和利用要求，能夠實現全文檢索功能，目前市場上應用比較成熟的檔案數字化后的格式為雙層PDF格式，國產OFD等格式也相繼出現，國產化是未來的發展趨勢，在業務系統中實現生成符合檔案歸檔格式要求的電子文件也是需要解決的技術難題。

5）電子檔案安全性。業務系統的穩定是確保電子文件元數據安全的前提。實現業務系統與檔案系統數據對接，電子文件轉換為電子檔案時，在遷移過程中也需要確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用。電子檔案的長期保存和利用保密性也需要有效的技術保障。另外在業務系統關閉后如何保障電子檔案的長期有效性，也是電子文件單軌制歸檔需要解決的問題。

6）內外網環境業務數據對接。業務系統需在施工現場應用，因此是部署在外網環境運行，而為確保檔案的安全和保密，各單位檔案系統一般都部署在內網環境運行，如何實現內外網環境業務數據的對接和遷移是技術難題。

7）一線人員水平有限。基建工程建設參建單位較多，技術人員缺乏且流動性大，施工人員多為農民工人員知識水平有限，項目文件都是來源于項目現場一線人員，一線人員整體綜合素質能力直接決定了項目文件的形成質量和準確性，而由紙質文件歸檔轉化為電子文件歸檔，更需要在項目現場應用現代化的設備進行項目文件的采集，這對一線人員的技術水平提出了更高的要求。

3 試點舉措

針對上述問題，經過兩年的試點研究探索，筆者所在單位取得了一定的成果，順利通過國家檔案局年度結題評審。

1）開發業務管控系統，實現信息化管控。基于數字化電站工程管控系統質量管理模塊，在基建工程施工現場采用移動終端，實現單元工程質量驗評等項目文件的在線采集和流轉審批、生成，有效提升現場工作效率。系統中定制化研發了標準化的項目文件模板，開發檔案預立卷模塊，與質量驗評等業務模塊建立對應鏈接關系，在發起項目文件編制時即可對應相關檔案信息，電子文件生成后可自動歸集至“檔案預立卷”模塊，實現了檔案管理前端管控。

2）配置無線局域專網，保障系統運行安全。在施工現場布設無線專網，最大程度保障業務系統運行安全，確保電子文件信息滿足保密性要求。在網絡覆蓋范圍內，各參建單位人員可使用電腦PC端、移動APP終端操作生成電子文件，實現現場在線填報、審批流轉。

3）利用電子簽章技術，確保電子文件合法有效。業務系統中嵌入電子簽章認證系統，基于電子簽章認證技術對電子簽章進行認證，通過密碼驗證、簽名驗證、CA數字證書等技術手段確保電子文件防偽造、防篡改、防抵賴，符合《電子簽名法》要求，所形成的電子文件合法有效。

4）加強制度建設，保證電子簽章真實有效。項目現場參建單位較多，人員復雜，為加強電子簽章管理，建設單位編制相關執行手冊和規章制度，詳細規范電子簽章的申請、制作、發放、使用和注銷等環節的管理要求和流程。開展電子簽章備案，單一簽章與系統登錄賬號唯一對應，規范了電子文件編、審、批流程，保障了電子檔案真實、完整、有效。參建單位和人員對電子簽章雙軌負責，在制度上保障了電子簽章認證證書的安全性。

4 結語

經過試點項目的實踐和探索，發現對于抽水蓄能電站建設項目來講，實行電子文件歸檔和電子檔案管理，對比紙質檔案歸檔和傳統的檔案管理模式，可有效提升文件規范性、流程便捷性，節約了人力物力，大幅度提高了工作質效。而要真正實現“電子文件歸檔和電子檔案管理”還需要不斷的探索和研究，逐步解決一系列技術難題。

參考文獻

[1]龔鳴，游志剛.抽水蓄能電站工程項目檔案過程管理探索[J].蘭臺世界：上旬，2014（S6）：4-5.