探析高校人事檔案管理的價值、問題與改進

吳悅

摘 要：在高校人事管理工作中人事檔案在職稱評定、科研工作開展、人才提拔任用中發揮重要作用，作為人事工作開展以及人事制度改革的重要參考依據，人事檔案管理工作質量的提高至關重要。在高校人事檔案管理中，不僅需要對所有人事信息資料進行記錄，同時需要在高校發展中充分發揮其服務價值。本文就高校人事檔案管理價值以及存在的問題進行分析，并對相應的改進對策進行探討，并為高校人事檔案管理提供參考。

關鍵詞：高校人事檔案管理;價值;改進措施

1 高校人事檔案管理價值分析

1.1 人才資源挖掘的重要工具

在高校人事工作中，檔案能夠成為人才聘用、選拔和職務晉升等的有效憑證，利用人事檔案能夠體現個人才能和表現等，并作為人才培養和引進的重要依據，同時對高校人才發展價值予以體現[1]。

1.2 個人問題確定的有效證據

人事檔案作為可靠、真實的原始資料，對個人的社會實踐和經歷進行全面記錄，同時包括詳細的個人記錄，都與工作中的薪酬待遇和工作調配密切相關，并在人才聘用和選擇方面發揮著重要價值，積極促進相關政策的有效落實。

1.3 研究歷史的寶貴資料

人事檔案作為歷史研究的重要資料，其中所記錄的情節和時間都真實具體，在歷史印證方面具有一定的權威性和可靠性。另外高校作為人才聚集的重要場所，利用人事管理能夠促進高校人才發展，并對社會發展起到有效促作用。

2 人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 人事檔案管理缺乏重視

在高校管理中，對人事檔案管理往往缺乏重視，造成相關工作人員忽視工作的重要性， 目前在不少高校中，教職工更注重教研工作，而對自身檔案管理缺乏重視，同時檔案管理中，忽視檔案信息的真實性與規范性，不少領導對檔案管理工作的認識仍只停留在資料信息保存層面，對人事檔案管理工作質量的提高造成阻礙和制約[2]。

2.2 信息化系統建設力度不足

在高校人事檔案管理中，由于缺乏明確的收集目標和科學的收集方法，收集資料往往被動接收，容易導致資料收集漏項、少項、不齊全等問題。同時由于資料收集、整理、篩選、分類工作量較大，使相關管理人員的工作量大幅度增加。另外人事檔案管理工作由于資料附件缺失、內容缺損、頁碼不準確等直接影響人事檔案管理工作信息化建設力度，并且人事檔案信息的開發與利用意識不足，也使檔案利用率不足。

2.3 管理工作人員專業水平較低

在不少高校人事檔案管理中，普遍存在著管理人員專業水平不高等問題。高校人事檔案管理工作缺乏重視，參與管理的相關人員臨時性和隨意性增加，不少工作人員學歷較低、年齡偏大，并且專業的知識與技能缺乏，同時相關培訓活動較少，造成工作中犯錯的概率提高。另外檔案管理工作具有復雜、長期以及繁瑣性，對工作人員的工作熱情造成影響，對高校人事檔案管理工作發展造成制約和阻礙。

3 高校人事檔案管理工作的改進措施

3.1 人事檔案管理重要性加強宣傳

通過人事檔案管理重要性的宣傳，使高校領導及相關人員對人事檔案管理工作的落后觀念和錯誤碼認識得以改變，使檔案的保護和利用率有效提高，高校各項工作服務和檔案管理水平提升。因此需要對高校人事檔案管理工作加強重視，管理部門應對自身工作的重要性進行積極宣傳，提高相關管理工作人員對檔案管理重要性的認識，使檔案管理力度加強。高校各級領導通過自身傳統管理觀念的轉變，在人事檔案管理中發揮自身領導與監督作用，同時對相關規章制度進行健全和完善，并對管理中存在的問題加強分析，通過有效的管理手段使人事檔案管理機制進一步完善[3]。

3.2 人事檔案信息系統構建

在現代高校人事檔案管理工作中，需要根據相關人事檔案管理文件規定嚴格執行，并對檔案管理工作進行不斷規范及精細化。在人事檔案管理中，借助計算機技術等先進技術，使高校人事檔案管理水平提高，在高校人事管理中充分發揮自身價值。同時在高校人事檔案管理中，應加強信息化建設，相關管理人員應結合檔案管理的實際需求，適合的檔案管理軟件進行選擇，并加強信息化建設，使傳統的紙質檔案轉化為電子檔案。另外在轉化過程中，需要對檔案加強審查，使人事檔案中所有材料的完整性得以保障。同時應積極查找、追加以及補辦缺失的檔案，確保檔案內容的完整性和真實性。

在人事檔案資料齊備的基礎上，對信息查詢系統進行構建，并設置相應的訪問權限，對人事檔案信息的公開度進行合理設定。通過人事檔案管理工作的信息化建設，使工作人員在檔案保管、管理和檢索過程中大幅度縮短工作時間，使工作人員的工作效率和質量有效提升，有利用高校人事檔案管理能夠提供更優質的檔案服務。

3.3 檔案管理人員專業技能提升

隨著高校的不斷發展和建設，對人事檔案管理工作人員的要求也越來越高，不僅需要對管理工作有全面、清晰地認識，并且具備良好的政治素養和職業道德;在管理工作中保持高度的責任心和嚴謹的工作態度，根據相關規定對高校人事檔案進行收集、整理、分類、信息核對以及建檔，使所有檔案資料的真實性提高。另外相關管理工作人員還需要不斷提高自身管理能務和計算機操作水平，通過不斷學習對人事檔案管理系統等信息技術予以掌握，能夠更好地滿足高校人事檔案管理工作發展需求。

3.4 管理規章制度及保密制度的健全和完善

在高校人事檔案管理中，促進相關管理理念的不斷更新，同時有效完善檔案管理體系，使人事檔案保護力度強化，有效防止出現檔案遺失、損壞等情況。在提供檔案服務時需要按照相應查閱手續嚴格執行，填寫相關的審批表，經過負責人對查閱人、查閱對象、內容、理由等進行審核批準后方能進行查閱[4]。另外為了確保電子檔案的安全性，應建立嚴密的規章制度，并定期進行密碼更換、數據加密以及人員輪換等方式。

4 結束語

高校人事檔案管理工作具有復雜性、繁瑣性，需要不斷適應時刻變化的外部環境以及高校的快速發展，同時需要面對高校人事檔案管理工作中存在的一些問題，同時應對高校人事檔案管理加強重視，對其利用價值提高認識，對傳統的落后觀念積極轉變，加強管理人員綜合素質和專業能力，人事檔案管理工作效率和質量提高升，人事檔案管理工作價值得以最大化發揮。

參考文獻

[1]王濤.高校人事檔案管理的價值、問題與改進[J].教育現代化，2018，v.5（18）：191-192.

[2]宋曉麗.高校人事檔案管理的價值、問題與改進[J].當代旅游，2018，000（006）：1-1.

[3]姜春黎.高校人事檔案管理的價值、問題與改進措施分析[J].考試周刊，2018（48）：195-195.

[4]苑伊彬.高校人事檔案管理的重要性思考[J].長江叢刊，2018，000（021）：253-254.