新時代檔案征集工作的實踐與探索

劉麗

摘 要：檔案征集工作在促進各單位建設和發展中具有舉足輕重的作用，是一個單位整體工作的出發點和落腳點。檔案征集工作程序相對繁瑣，檔案征集的過程中也存在不足之處，檔案征集的工作人員需要與各個部門協作，保證檔案資料的真實性、有效性和完整性。本文首先對檔案征集進行了簡單的闡述，并分析了目前我國檔案征集工作的現狀，各個單位的檔案征集與管理需要嚴格按照檔案征集工作的基本要求，并采取有效的措施促進我國檔案征集工作的開展。

關鍵詞：新時代;檔案征集;實踐;探索

檔案能得到有效的征集與管理，才能發揮它在促進企業發展中的巨大潛力。然而，目前很多單位對檔案征集工作的重要性認識不足，不積極配合檔案征集工作。同時檔案管理工作自身也存在著一些缺陷，例如管理和歸檔制度還未完善、檔案工作人員專業水平不足等，都影響了檔案征集工作的順利開展。針對這些問題，需要各部門協力，共同完成檔案的高質量收集、管理與歸檔工作。

1 檔案征集簡述

按照檔案收集規定以及檔案收集的法定程序接收和收集企業各個部門、單位、個人或是流失在國外的檔案和文件，并將這些資料分類歸入到檔案館或是檔案室中進行統一管理，這個過程就稱為檔案征集。

檔案收集工作是相關單位檔案業務建設中的必不可少的環節，檔案收集工作的開展時不順利也會影響到該單位相關的檔案工作。例如對事業單位來說，檔案征集工作是事業單位建設的保障，是整體工作的出發點，檔案征集工作的有效性在一定程度上決定了事業單位的建設和發展速度。所以，需要采取合理的手段確保檔案征集工作的質量和效率，挖掘檔案征集工作在促進企業發展中的巨大潛力，確保征集的檔案足夠齊全，將該工作放在企業重點關注的位置[1]。

2 目前我國檔案收集工作的現狀

1）領導不重視檔案征集工作。目前，我國大多數的企業的領導還未認識到檔案征集和管理工作的重要性，沒有積極配合檔案征集工作的開展，經常出現以檔案需要特殊保密為由不及時向檔案管理部門移交檔案，而是將檔案存放在單位和部門中，這樣檔案中存在的好多問題都沒有進行專業的解決，檔案管理雜亂無章，不利于檔案的保存與管理。

2）檔案征集的制度和規范不完善。由于檔案征集的規范和相關制度的建立還未成熟，導致很多單位的檔案征集工作執行力較差，無法判斷應該征集的范圍，例如，對于某些模型、文件資料、實物以及音像制品等難以區分是否在歸檔的范圍內，給檔案征集工作帶來了阻礙。此外，檔案征集人員忽視日常的檔案征集任務，經常出現年終匆忙征集檔案的現象，檔案征集工作容易出現漏洞。

3）檔案管理部門溝通與協調不暢。很多單位的檔案征集部門缺乏溝通和協作能力。檔案征集工作的順利開展需要各個部門的協作與溝通，相關工作人員需要提前進行檔案調研工作，全面了解檔案征集共的具體流程，例如檔案的形成、管理、積累和流動過程，這個過程中需要個部門的配合。此外，還要與工作人員進行溝通掌握相關單位的檔案征集人員的具體工作能力和態度，才能及時調整和改進檔案征集工作。

4）檔案管理人員專業水平不足。檔案征集與管理工作通常會選取文化層次較低的人員進行，這些工作人員上崗前未曾接受專業的崗前業務培訓，不了解如何科學有效的征集檔案，專業性較差，影響了檔案征集工作的質量和開展進程[2]。

3 檔案征集工作的基本要求

1）保持檔案的完整性。相關單位的檔案征集工作需要做到將所有在歸檔范圍內的檔案進行征集，保持檔案的完整性，真實體現該單位的工作狀態和面貌，詳細呈現工作歷史的全過程。將項目建設、單位的機構改革、舉行的教育活動和巡視整改活動、科研課題等完整的記錄在檔案中。如果檔案資料整理的內容不全面，就會導致檔案無法真實體現該工作的開始、發展和結束的歷程，檔案的應用性也就下降。

2）保持檔案的真實性。征集的檔案必須將該企業的工作歷史真實的反應出來，嚴厲打擊檔案弄虛作假的現象，從而使工作人員或單位的合法權益得到保障。想要保持檔案的真實性，首先需要核查資料的真實性，例如要核查該單位每年的黨員和工資花名冊，保證這些資料與黨員統計數據和工資庫的數據一致。同時，還要核查檔案資料所蓋公章是否符合標準，字跡是否存在修改的痕跡以及資料是否全面和規范等問題，保障檔案資料的真實性。

3）保持檔案的有效性。檔案征集工作的相關工作人員需要及時收集、整理需要歸檔的檔案資料，避免出現較多的零散文件，保證檔案的有效性。同時，檔案歸檔人員也需要具有辨別零散檔案資料的能力，保證歸檔的有效性和質量，這樣檔案征集工作收集到的檔案才能被有效利用，避免出現人力資源以及資金投入的浪費現象[3]。

4 新時代促進檔案征集工作發展的有效措施

1）增強領導對檔案征集工作重要性的認識。各個單位的領導需要與檔案管理部門協作，支持和配合檔案管理部門的檔案征集工作，確保檔案征集的完整性、真實性和時效性。此外，檔案管理部門需要加大檔案征集工作的宣傳，增強單位領導對檔案收集意義的認識程度，承認檔案征集工作是促進單位建設和保障單位工作歷史真實記錄的重要環節。同時需要將檔案征集有關的法律法規告知單位領導，讓他們嚴肅對待檔案征集工作，自覺將企業檔案歸檔。

2）完善單位的檔案歸檔制度。各個企業和單位要想確保檔案資料的完整性和有效性就必須做好檔案歸檔制度的建立工作。歸檔制度的建立需要以各單位的實際情況為基礎，逐漸摸索出最適合我國單位發展特點的歸檔制度，并將建立的歸檔制度納入相關的管理制度當中，明確每個部門的責任與義務，合理分配勞動資源并定期考核檔案歸檔的質量。例如，在公路工程建設項目竣工后開展的驗收工作需要有相關的檔案人員的參與，將建設項目的施工圖紙以及施工資料等完整的提交，在驗收合格后才可以支付項目工程款。

3）加強檔案管理與其他部門合作。檔案管理的員工與其他部門的員工各司其職，對檔案管理以及文件資料的形成等工作的熟悉程度不同，只有各部門協作，加強業務溝通，才能保證單位正常運行過程中形成的文件等需要進行檔案收集的資料能夠有效管理與歸檔。其次，各部門的業務人員通過與檔案管理部門的溝通交流，也會掌握一些檔案征集和管理的常識，了解需要收集的檔案資料的正確標準。各個部門協作便能打造一個高效的檔案征集與管理的系統，便于保證檔案資料的完整性，提升檔案征集工作的工作效率。

4）加強檔案人才隊伍建設。高水平高素質的檔案人才可以提升檔案征集工作的水平。相關單位需要引進專業的檔案管理人才，注重檔案管理人才的培養，讓他們掌握檔案管理的新理論和新技能，為檔案征集工作的順利開展奠定基礎[4]。

5 結語

綜上所述，新時代檔案征集工作的重要性越來越高，檔案征集工作的順利開展也影響了各個單位的長遠發展，需要把該工作放在各項工作的重要位置，關注檔案管理工作的開展水平，保障檔案的合理有效利用。促進檔案征集工作發展，需要加強檔案管理人員的人才隊伍建設，完善檔案歸檔制度，增強領導對檔案征集工作重要性的認識程度，并加強檔案管理與其他部門合作，不斷發揮檔案工作的優勢。

參考文獻

[1]吳元偉.淺談企業檔案收集與監督指導[J].蘭臺世界，2019（S2）：109.

[2]邱瑩.人事檔案材料的收集與整理研究[J].傳播力研究，2019，3（30）：246.

[3]齊曉磊.新時期檔案資料收集工作初探[J].蘭臺內外，2019（21）：45-46.

[4]林曉芳.新時期事業單位檔案管理創新思路的探討[J].農場經濟管理，2018（03）：57-60.