新時(shí)代檔案征集工作的實(shí)踐與探索

劉麗

摘 要：檔案征集工作在促進(jìn)各單位建設(shè)和發(fā)展中具有舉足輕重的作用，是一個(gè)單位整體工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。檔案征集工作程序相對(duì)繁瑣，檔案征集的過程中也存在不足之處，檔案征集的工作人員需要與各個(gè)部門協(xié)作，保證檔案資料的真實(shí)性、有效性和完整性。本文首先對(duì)檔案征集進(jìn)行了簡單的闡述，并分析了目前我國檔案征集工作的現(xiàn)狀，各個(gè)單位的檔案征集與管理需要嚴(yán)格按照檔案征集工作的基本要求，并采取有效的措施促進(jìn)我國檔案征集工作的開展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案征集;實(shí)踐;探索

檔案能得到有效的征集與管理，才能發(fā)揮它在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展中的巨大潛力。然而，目前很多單位對(duì)檔案征集工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，不積極配合檔案征集工作。同時(shí)檔案管理工作自身也存在著一些缺陷，例如管理和歸檔制度還未完善、檔案工作人員專業(yè)水平不足等，都影響了檔案征集工作的順利開展。針對(duì)這些問題，需要各部門協(xié)力，共同完成檔案的高質(zhì)量收集、管理與歸檔工作。

1 檔案征集簡述

按照檔案收集規(guī)定以及檔案收集的法定程序接收和收集企業(yè)各個(gè)部門、單位、個(gè)人或是流失在國外的檔案和文件，并將這些資料分類歸入到檔案館或是檔案室中進(jìn)行統(tǒng)一管理，這個(gè)過程就稱為檔案征集。

檔案收集工作是相關(guān)單位檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中的必不可少的環(huán)節(jié)，檔案收集工作的開展時(shí)不順利也會(huì)影響到該單位相關(guān)的檔案工作。例如對(duì)事業(yè)單位來說，檔案征集工作是事業(yè)單位建設(shè)的保障，是整體工作的出發(fā)點(diǎn)，檔案征集工作的有效性在一定程度上決定了事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展速度。所以，需要采取合理的手段確保檔案征集工作的質(zhì)量和效率，挖掘檔案征集工作在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展中的巨大潛力，確保征集的檔案足夠齊全，將該工作放在企業(yè)重點(diǎn)關(guān)注的位置[1]。

2 目前我國檔案收集工作的現(xiàn)狀

1）領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案征集工作。目前，我國大多數(shù)的企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)還未認(rèn)識(shí)到檔案征集和管理工作的重要性，沒有積極配合檔案征集工作的開展，經(jīng)常出現(xiàn)以檔案需要特殊保密為由不及時(shí)向檔案管理部門移交檔案，而是將檔案存放在單位和部門中，這樣檔案中存在的好多問題都沒有進(jìn)行專業(yè)的解決，檔案管理雜亂無章，不利于檔案的保存與管理。

2）檔案征集的制度和規(guī)范不完善。由于檔案征集的規(guī)范和相關(guān)制度的建立還未成熟，導(dǎo)致很多單位的檔案征集工作執(zhí)行力較差，無法判斷應(yīng)該征集的范圍，例如，對(duì)于某些模型、文件資料、實(shí)物以及音像制品等難以區(qū)分是否在歸檔的范圍內(nèi)，給檔案征集工作帶來了阻礙。此外，檔案征集人員忽視日常的檔案征集任務(wù)，經(jīng)常出現(xiàn)年終匆忙征集檔案的現(xiàn)象，檔案征集工作容易出現(xiàn)漏洞。

3）檔案管理部門溝通與協(xié)調(diào)不暢。很多單位的檔案征集部門缺乏溝通和協(xié)作能力。檔案征集工作的順利開展需要各個(gè)部門的協(xié)作與溝通，相關(guān)工作人員需要提前進(jìn)行檔案調(diào)研工作，全面了解檔案征集共的具體流程，例如檔案的形成、管理、積累和流動(dòng)過程，這個(gè)過程中需要個(gè)部門的配合。此外，還要與工作人員進(jìn)行溝通掌握相關(guān)單位的檔案征集人員的具體工作能力和態(tài)度，才能及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)檔案征集工作。

4）檔案管理人員專業(yè)水平不足。檔案征集與管理工作通常會(huì)選取文化層次較低的人員進(jìn)行，這些工作人員上崗前未曾接受專業(yè)的崗前業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不了解如何科學(xué)有效的征集檔案，專業(yè)性較差，影響了檔案征集工作的質(zhì)量和開展進(jìn)程[2]。

3 檔案征集工作的基本要求

1）保持檔案的完整性。相關(guān)單位的檔案征集工作需要做到將所有在歸檔范圍內(nèi)的檔案進(jìn)行征集，保持檔案的完整性，真實(shí)體現(xiàn)該單位的工作狀態(tài)和面貌，詳細(xì)呈現(xiàn)工作歷史的全過程。將項(xiàng)目建設(shè)、單位的機(jī)構(gòu)改革、舉行的教育活動(dòng)和巡視整改活動(dòng)、科研課題等完整的記錄在檔案中。如果檔案資料整理的內(nèi)容不全面，就會(huì)導(dǎo)致檔案無法真實(shí)體現(xiàn)該工作的開始、發(fā)展和結(jié)束的歷程，檔案的應(yīng)用性也就下降。

2）保持檔案的真實(shí)性。征集的檔案必須將該企業(yè)的工作歷史真實(shí)的反應(yīng)出來，嚴(yán)厲打擊檔案弄虛作假的現(xiàn)象，從而使工作人員或單位的合法權(quán)益得到保障。想要保持檔案的真實(shí)性，首先需要核查資料的真實(shí)性，例如要核查該單位每年的黨員和工資花名冊(cè)，保證這些資料與黨員統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和工資庫的數(shù)據(jù)一致。同時(shí)，還要核查檔案資料所蓋公章是否符合標(biāo)準(zhǔn)，字跡是否存在修改的痕跡以及資料是否全面和規(guī)范等問題，保障檔案資料的真實(shí)性。

3）保持檔案的有效性。檔案征集工作的相關(guān)工作人員需要及時(shí)收集、整理需要?dú)w檔的檔案資料，避免出現(xiàn)較多的零散文件，保證檔案的有效性。同時(shí)，檔案歸檔人員也需要具有辨別零散檔案資料的能力，保證歸檔的有效性和質(zhì)量，這樣檔案征集工作收集到的檔案才能被有效利用，避免出現(xiàn)人力資源以及資金投入的浪費(fèi)現(xiàn)象[3]。

4 新時(shí)代促進(jìn)檔案征集工作發(fā)展的有效措施

1）增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案征集工作重要性的認(rèn)識(shí)。各個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要與檔案管理部門協(xié)作，支持和配合檔案管理部門的檔案征集工作，確保檔案征集的完整性、真實(shí)性和時(shí)效性。此外，檔案管理部門需要加大檔案征集工作的宣傳，增強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案收集意義的認(rèn)識(shí)程度，承認(rèn)檔案征集工作是促進(jìn)單位建設(shè)和保障單位工作歷史真實(shí)記錄的重要環(huán)節(jié)。同時(shí)需要將檔案征集有關(guān)的法律法規(guī)告知單位領(lǐng)導(dǎo)，讓他們嚴(yán)肅對(duì)待檔案征集工作，自覺將企業(yè)檔案歸檔。

2）完善單位的檔案歸檔制度。各個(gè)企業(yè)和單位要想確保檔案資料的完整性和有效性就必須做好檔案歸檔制度的建立工作。歸檔制度的建立需要以各單位的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，逐漸摸索出最適合我國單位發(fā)展特點(diǎn)的歸檔制度，并將建立的歸檔制度納入相關(guān)的管理制度當(dāng)中，明確每個(gè)部門的責(zé)任與義務(wù)，合理分配勞動(dòng)資源并定期考核檔案歸檔的質(zhì)量。例如，在公路工程建設(shè)項(xiàng)目竣工后開展的驗(yàn)收工作需要有相關(guān)的檔案人員的參與，將建設(shè)項(xiàng)目的施工圖紙以及施工資料等完整的提交，在驗(yàn)收合格后才可以支付項(xiàng)目工程款。

3）加強(qiáng)檔案管理與其他部門合作。檔案管理的員工與其他部門的員工各司其職，對(duì)檔案管理以及文件資料的形成等工作的熟悉程度不同，只有各部門協(xié)作，加強(qiáng)業(yè)務(wù)溝通，才能保證單位正常運(yùn)行過程中形成的文件等需要進(jìn)行檔案收集的資料能夠有效管理與歸檔。其次，各部門的業(yè)務(wù)人員通過與檔案管理部門的溝通交流，也會(huì)掌握一些檔案征集和管理的常識(shí)，了解需要收集的檔案資料的正確標(biāo)準(zhǔn)。各個(gè)部門協(xié)作便能打造一個(gè)高效的檔案征集與管理的系統(tǒng)，便于保證檔案資料的完整性，提升檔案征集工作的工作效率。

4）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。高水平高素質(zhì)的檔案人才可以提升檔案征集工作的水平。相關(guān)單位需要引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，注重檔案管理人才的培養(yǎng)，讓他們掌握檔案管理的新理論和新技能，為檔案征集工作的順利開展奠定基礎(chǔ)[4]。

5 結(jié)語

綜上所述，新時(shí)代檔案征集工作的重要性越來越高，檔案征集工作的順利開展也影響了各個(gè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，需要把該工作放在各項(xiàng)工作的重要位置，關(guān)注檔案管理工作的開展水平，保障檔案的合理有效利用。促進(jìn)檔案征集工作發(fā)展，需要加強(qiáng)檔案管理人員的人才隊(duì)伍建設(shè)，完善檔案歸檔制度，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案征集工作重要性的認(rèn)識(shí)程度，并加強(qiáng)檔案管理與其他部門合作，不斷發(fā)揮檔案工作的優(yōu)勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

[1]吳元偉.淺談企業(yè)檔案收集與監(jiān)督指導(dǎo)[J].蘭臺(tái)世界，2019（S2）：109.

[2]邱瑩.人事檔案材料的收集與整理研究[J].傳播力研究，2019，3（30）：246.

[3]齊曉磊.新時(shí)期檔案資料收集工作初探[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（21）：45-46.

[4]林曉芳.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)管理，2018（03）：57-60.