基建檔案和醫療設備檔案一體化管理模式探究

韓曉梅

摘 要：醫院發展進程中，醫療設備檔案與基建檔案皆具有十分關鍵的管理價值，更是醫療服務的重要組成部分，唯有采取科學、合理的管理模式，方可充分發揮醫療設備檔案、基建檔案的信息價值，繼而為醫療業的發展提供保障，筆者依據現有醫療檔案管理現狀，論述探究實現醫療設備檔案與基建檔案一體化管理的模式構建策略。

關鍵詞：基建檔案;醫療檔案;一體化管理;模式構建;策略探究

醫療業與其他行業相比，對技術含量要求更高，為更精準的在實踐醫療活動中確診各類病情，各醫院皆配備了大量醫療設備用以幫助醫護人員輔助診療，在疾病科研、治療、診斷過程中，醫療設備擁有著不可替代的作用，與此同時，這些設備在存放環境、輻射指標、存放場地等方面也有著特殊需求，尤其是一體化手術室、大型放射類醫療設備等，不僅對防護門鉛含量、墻壁厚度、設備防治面積有相關規定，甚至對網絡端口、室溫、防護墻內導線導管等皆有特殊規定。為全面達到上述需求，在機房設計、機房施工途中需與設備廠家、基建單位密切配合完成設備安裝、機房施工，由此可見，設備安裝與醫院基建不可分割，存在密切聯系，同時，在此過程中，產生的大量醫療設備信息檔案與基建檔案信息亦是相輔相成的，如何有效提升檔案管理水平，實現一體化管理，使醫療檔案發揮應有效用，是作為現代化檔案管理者需切實思考的問題[1]。

1 設備檔案管理特征探究

1）專業性特征。在我國，多數醫療設備都是國外進口的，且這些設備廣泛涉及了放射、核素、理化、生物、電腦、電子等專業科技領域，與其他檔案管理類型相比，醫療設備檔案在分類、檢索工具、編目等方面皆具有獨特的專業性要求。

2）外文性特征。由于醫療設備多為進口產品，因此其使用手冊、圖紙、維修說明書多數為英文、德文、西班牙文、法文或日文，具有較為顯著的外文性特征。

3）利用頻率較高。醫療設備檔案與會計檔案、科研檔案不同，在醫院運營過程中，具有利用頻率較高的特征，由于醫療設備的特殊性，在使用時若發生錯誤操作、設備故障等情況，設備維修工作必然離不開圖紙、說明書等檔案資料，相應的，設備檔案應用頻率也會隨之增加[2]。

2 一體化管理模式探究

1）科學收集檔案資料，提升檔案利用率。醫院發展過程中，醫療設備與基建相輔相成，不可分割，對其檔案的管理若想實現一體化目標，首先要做的就在檔案資料收集階段，采取科學的方式開展資料收集工作。在現實醫療環境中，對診斷類設備的特殊要求較多，如高壓氧艙、一體化手術室、內窺鏡檢查設備、核醫學設備、X 射線診斷設備。上述設備在醫療環境、安裝場地等方面皆擁有國家明確規定。基建部分需配合設備廠家，嚴格依據相關技術要求，進行設計施工，當設備順利完成進場、安裝、投入使用等階段后，不僅需查詢設備維修改造過程中的各項資料，還需切實依據基建檔案來建立醫療設備維修、改造檔案，旨在有效提升檔案利用率，不僅如此，將維修改造時期內產生的各項檔案資料并存入設備檔案中，可促使檔案利用、管理工作更加便捷。此外，在基建工程設計階段，皆是聘請專業性、權威性較高的設計公司設計施工的，而專業設計公司的首要設計原則就是保障設備廠家設備資料標準、國家規定標準、醫院實際醫療標準之間的一致性，且基建階段的各項資料具備獨立性特征，為設備檔案與基建施工檔案的一體化管理提供了便利，基于此，檔案管理員需依據此項特征，科學收集檔案資料。由于設備采購所涉及的科室、部門眾多，且需歷經科室申請、上級財政部批準、招標、采購、安裝等多個流程，手續繁雜、耗時較長，尤其是在進口設備的購置過程中，極易因工作失誤導致資料流失，因此，可在檔案萌芽時期就開展收集工作，提前介入設備采購、基建施工過程，在此基礎上，與采購人員及相關科室密切配合，定制規范的收集歸檔制度，合理規定歸檔時間、歸檔范圍，如此一來，不僅可提升檔案利用率，還可保障醫療設備檔案、基建檔案的安全性、整體性與統一性[3]。

2）合理設置互見號，提升檔案查詢效率。在實際的醫院運營過程中，由于同類設備較多，且對其的管理、使用變更較快，不同科室往往會因實際工作需求調撥使用部分醫療設備，再加上科室搬遷等現實狀況，會導致醫療設備檔案管理過程中，案卷目錄編制、查找、分辨工作難度增加，歷經調撥的部分設備由于無法被重編分類號，往往致使檔案管理者面臨工作困境。常規性的互見號設置在幾個項目保存至一個基建案卷時，往往存在查找不便的現實困境，因此，需從實際出發，合理優化互見號設置，可在設備檔案和基建檔案卷內目錄中統一設置互見號欄，將設備案卷號和對應的基建檔案填入其中，如此一來，可有效節約檔案查詢時間，使查詢過程一目了然，提升檔案查詢效率[4]。

3）應用一體化管理模式，提升歸檔效率。醫療設備屬于醫療機構固定資產，由于醫療設備獨具的使用特殊性，當基建竣工、醫療設備安裝完畢后，管理、使用工作才剛剛開始，且在日后管理中，將會涌現大量的檢測、改造、更新、維修、維護工作，上述活動結束皆會生產大量資料，尤其是在醫療設備改造更新環節，還需將各項設計變動檔案歸檔，然而此階段內，基建工程已經與設備安裝脫鉤，無法將變動資料加入基建檔案，若單獨存放此類資料容易造成資料丟失，且不利于后續查詢工作，而一體化管理模式的合理創建與應用就可有效解決上述問題，通過案件編號、設備一臺一檔等措施，即可將變動資料隨時歸檔，不僅有助于保障檔案完整性，還有助于提升歸檔

效率[5]。

4）應用一體化管理模式，構建便利查詢環境。在實際醫療診治工作中醫療設備是不可或缺的診療輔助工具，醫療設備在不斷更新改造、維修維護的過程中，相關基建資料、設備資料都具有重要的使用價值，然而設備部門與基建部門是分設的兩個獨立科室，即使醫院專設了綜合檔案室，若兩部門依據各自規定，在建檔時，分類整理檔案，單獨管理，也會給利用檔案的人員帶來各類不便，有時不僅需要查詢設備檔案，還需要調閱基建檔案，若兩類檔案在保管期限，資料歸檔方面缺乏一致性，就會致使使用者難以查詢到需要的檔案信息，因此，應用一體化管理模式，不僅可保障資料安全性、完整性，還可有效為使用者提高便利的查詢環境，有效節約工作時間，同時，在上級執行監察任務時，一體化管理模式還可有效節約人力，有助于政府部門順利執行審查任務。針對部分一體化管理模式尚未成型的單位，可將與設備配套的竣工圖、施工圖紙復制一份存至設備檔案之中，以此來為維修改造工作提供便利的查詢條件[6]。

3 結束語

總之，設備檔案與基建檔案皆是醫院檔案管理體系重要的組成部分，不僅資料眾多，而且利用頻率高，是醫院診治、科研工作的基礎保障，因此，管理人員需及時轉變管理思路，利用檔案管理思路，合理構建一體化檔案管理模式。

參考文獻

[1]王冀云.信息化背景下醫院基建檔案管理在醫院發展建設中的作用[J].云南檔案，2020（01）：57-58.

[2]黃富才.互聯網背景下醫院基建檔案信息化發展措施探究[J].城建檔案，2019（09）：24-25.

[3]張景華.“互聯網+”背景下醫院基建檔案信息化發展的途徑探索[J].城建檔案，2019（06）：28-30.

[4]李建良.“互聯網+”對醫院基建檔案信息化管理的影響[J].城建檔案，2019（01）：27-28.

[5]汪興旺.醫院基建檔案在醫院發展中的地位及管理措施分析[J].蘭臺內外，2018（05）：41-42.

[6]汪耀堂.試論基建檔案和醫療設備檔案一體化管理模式[C].《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——管理決策模式應用與分析學術研討會”論文集（上）.《決策與信息》雜志社、北京大學經濟管理學院：《科技與企業》編輯部，2016：296.