檔案業務指導工作實踐與思考

蔡陽洋

摘 要：經濟社會的快速發展中，機關、團體、企事業單位和其它組織的檔案工作所面臨的建設局面越發地復雜，這從一定程度上也對檔案業務指導工作提出了更高的要求。本文就檔案管理工作的重要性予以了闡釋，并就當前檔案管理工作在工作理念、監督模式、隊伍能力層面所出現的問題進行分析，并在此基礎上提出了解決策略。在檔案業務指導工作實踐的探索中，應從制度、模式、團隊三個維度強化建設，推動檔案業務指導工作實踐的深入發展。

關鍵詞：檔案;業務指導;實踐

一段時期以來，在借鑒國外檔案管理模式的基礎上，我國機關單位的檔案管理工作在制度化、規范化建設是取得了一定的成績的，通過上級督導和逐級分管的模式，檔案管理水平基本可以滿足我國機關單位發展中的總體要求。在檔案管理工作中，檔案業務指導扮演著非常重要的角色，其將在一定程度上直接決定了機關單位檔案管理工作建設的成效[1]。隨著事業單位改革的深入，檔案管理工作面臨著更為嚴峻的建設和發展形勢，如何利用好檔案業務指導這一手段，推動檔案管理工作在科學化制度化、規范化、信息化等層面的升級成為一個值得關注的問題。

1 檔案業務指導工作的重要性

我國經濟社會的發展進入了深化改革的時期，檔案工作所涉及的領域和內容越發地寬泛和專業。根據《檔案法》的規定：“縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區域內的檔案事業，并對本行政區域內的機關、團體、企事業單位和其它組織的檔案工作實施監督和指導。”在這一要求下，檔案業務指導通過監督、檢測、指導等方式的運用，能夠有效地提升區域檔案管理工作的效率和效能，成為推動機關、團體、企事業單位和其它組織的檔案工作科學化、規范化、制度化、信息化建設的重要保證。同時，這一管理方式也是履行“依法治檔”的重要手段，通過業務指導工作能夠較好地制定出服務區域經濟社會發展的地方性檔案管理工作的規定，從而使得檔案指導工作有章可循，檔案建設工作合法合規[2]。

2 檔案業務指導工作實踐中的常見問題

2.1 工作理念滯后

面對龐大的管理內容，檔案管理人員的總量不足，同時檔案業務指導人員受限于經驗或體力，崗位的能動性不大，面對檔案管理的業務指導工作也未能前瞻性地建立起高效、規范的管理模式。日常工作的開展主要是以被動應付為主，仍將檔案業務指導的工作重心放在了對機關單位檔案的歸檔指導上，使得檔案業務指導工作仍停留在了“事后監督”的階段，導致機關單位檔案的文本化缺失等問題較為突出。這一管理行為距新時期的檔案業務指導工作要求還有一定的差距。

2.2 監督力度不夠

檔案業務指導中部分人員對過程性督導力度不足，導致基層單位的檔案管理工作仍停留在初期階段。當前，機關單位的檔案管理工作總體功效利用不足，缺乏交流和共享機制等問題仍相對較為突出，這些都在一定側面反映出檔案督導工作的不利。在對這問題的深入探索中發現，激勵機制的欠缺和問責機制的疏漏成為檔案業務指導人員不作為的一大誘因，而這也將是檔案業務指導工作發展中亟待解決的問題。而從另一個維度而言，檔案管理的業務指導雖能夠依法進行管理，但因監管手段的單一，導致業務的監督行為最終流于流失[3]。

2.3 信息化指導能力不足

信息技術的不斷發展，使檔案管理工作的模式發生了較大的改革，而這也在一定程度上對檔案業務指導人員的工作提出了不小的挑戰。檔案業務的指導人員需能夠全面掌握信息化條件下的檔案工作的新方式，熟知檔案信息化建設的原理、內化信息化檔案管理的技能，從而提升自身的服務力。不可忽視的是，多數檔案業務指導人員自身的檔案信息化專業水平存有一定的短板，多是在一種“邊學習”“邊指導”的狀態，這一能動性的發揮并未能全面跟上檔案信息化的更新，導致檔案業務管理人員在實踐中的“話語權”不足[4]。

3 新時期背景下檔案業務指導工作的實踐策略

3.1 落實責任，加強管理監督

檔案業務指導工作需落實管理責任，建立檔案業務指導責任制，改變行政化的指導模式，真正地走進基層實現對基層檔案管理的督導、指導及檢查。與此同時，應建立起精細化的考核機制，對檔案業務指導人員的崗位行為進行評定，并跟進獎懲，以此來扭轉檔案業務指導工作的固有模式。筆者認為，在檔案業務管理工作的落實過程中，應能夠擺正監督、指導及檢查的位置，應將檔案業務指導的中心放在業務的指導上，在行使“權”的同時，履行“責”。

3.2 優化技能，實施崗位培訓

檔案管理工作在新時期的發展中，對業務指導人員的綜合素質提出了更高的要求。從一定角度上講，檔案業務指導人員素質的高低，將直接決定了機關單位檔案管理質量的優劣。檔案業務指導人員需具備高度的責任感和良好的職業道德的同時，也應具備廣博的知識層次及專業的檔案管理經驗，實現對檔案管理工作的精益化指導。

3.3 信息共建，實現技能培訓

隨著信息技術的飛速發展，機關單位中的電子檔案興起。機關單位應通過數字檔案室系統的安全檔案管理系統的建設，推動的檔案管理的數字化、共享化進程。在這一背景下，檔案業務指導人員需與時代的發展相協調，端正學習態度，落實崗位創新，掌握信息化檔案管理系統的應用技能和操作規范，不斷提升和完善自身在信息技術應用層面的能力，從而在檔案業務指導中重新樹立專業權威，以更為全面的指導推動檔案管理工作的開展。

4 小結

新時期的發展政策中，檔案管理工作的重要性日益地突顯了出來。事業單位檔案管理將為事業單位的發展提供新的動能。這一價值的實現需要檔案業務管理工作的強有力地實施。檔案業務指導工作的開展中，應通過強化管理責任、提升隊伍素養及落實信息化技能培訓等策略的綜合實施，提升檔案業務指導工作的科學性和規范性，進而推動機關單位檔案管理工作的上檔升級。

參考文獻

[1]王蘇月.企業集團檔案業務指導工作的實踐與思考[J].中國檔案，2015，（10）：43-44.

[2]趙麗萍.奧運工程檔案業務指導工作之實踐與思考[J].北京檔案，2015，（9）：16-17.

[3]李惠.檔案業務指導“縮水”現象分析[J].檔案管理，2015，（5）：30-31.

[4]李艷.宗教檔案業務指導工作實踐與思考[J].檔案與建設，2014，（11）：83-84，80.