大數據時代醫院檔案信息化構建研究

馬迎秋

摘 要：近年來，大數據技術廣泛應用于社會各個領域，該技術不僅將海量數據與信息整合為一體，而且通過分析、篩選功能提取出了具有較高參考價值的資源，為各個行業的經營、發展、壯大提供了精準、確鑿的數據信息保障。在大數據時代背景下，醫院檔案管理的信息化進程也逐年加快，檔案信息數據庫日趨完善，醫院檔案的利用率也有了顯著提升。因此，本文將著眼于大數據時代醫院檔案信息化體系的構建策略展開全面論述。

關鍵詞：大數據;醫院檔案;信息;構建策略

醫院檔案一般包括文書檔案、病歷檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案等多種類型，這些檔案信息不僅為醫院的臨床醫學研究與科研攻關提供了重要的參考資料，而且也是完整記錄醫院經營發展歷程的重要文獻資源。由于醫院檔案牽涉內容多，數據信息量相對較大，這就需要檔案管理人員在原有檔案信息管理平臺的基礎上，運用大數據技術，構建一個信息量巨大、資源利用率高、數據處理速度快的海量信息數據庫，推進醫院檔案管理現代化、科學化、標準化、規范化進程。

一、大數據時代醫院檔案信息化管理的必要性分析

隨著信息技術與大數據技術的迅猛發展，目前，醫院檔案已經建立了較為完善的信息管理平臺，電子檔案已經逐步取代了過去的紙質檔案，海量的檔案資料數據都統一存儲在檔案信息數據庫當中，這不僅節省了檔案存儲空間，減少了檔案資料的管理成本，而且也提高了工作效率。

尤其在近幾年，醫院的就診患者數量不斷攀升，患者的病歷信息、診治信息量也不斷增長，在這種形勢下，需要存儲的檔案資料越來越多，如果沿用過去的紙質檔案的存儲方法，對檔案占用的空間要求較高，而且在檔案查詢時，花費的時間較多，進而嚴重影響了工作進度。建立檔案信息數據庫后，檔案資料被編目、立卷、整理、分類只需要在數據庫當中進行操作即可，在查詢相關檔案時，管理人員在檔案信息檢索界面輸入檔案資料的關鍵詞組，便能快速的查詢到所需要的檔案資料內容。

此外，由于檔案數據庫獨有的信息共享特性，使醫院內部各科室之間可以隨時登錄檔案數據庫，調取所需的檔案內容。比如外科臨床主治醫生在診治患者過程中，無法確定實施哪一種手術方案，這時，就需要調取以往的檔案資料，參考以往的相關病歷信息，制訂針對性、有效性手術方案。因此可以說，檔案數據庫為臨床醫學提供了重要的參考依據，無形當中就提高了手術成功率與患者治愈率，使醫院樹立了良好的對外形象，對醫院的健康可持續發展具有重要的現實意義。

二、醫院檔案信息化建設存在的問題

1.管理意識淡薄

對于醫院來說，檔案管理屬于日常基礎性工作，表面上看與醫院的經濟效益并沒有直接關聯，因此，醫院內部各級領導往往將關注焦點集中在醫院的經濟效益上面，而忽略了檔案管理工作的重要性。另外，檔案管理人員普遍認為醫院檔案只是與文件資料打交道的一份普通的文職工作，即便做出成績，也不會給醫院帶來經濟效益，這就導致管理人員只是按部就班的機械化的完成日常工作，在管理方法上不創新，在工作態度上不進取，使得檔案管理工作與醫學其它科室之間的工作銜接不暢，甚至嚴重影響了工作進程。

2.管理機制不健全

管理制度雖然是一個老生常談的話題，但是，卻在醫院檔案管理中發揮著不可替代的重要作用。尤其在大數據時代，檔案管理已經從過去的紙質檔案模式逐步過渡到電子檔案模式，檔案的歸檔、立卷、保管等工作發生了質的轉變，需要注意的細節性工作內容也越來越多，在這種形勢下，如果沒有一套完整的管理機制加以約束和限制，極易出現檔案管理漏洞或者一些人為失誤。比如電子檔案保管方式不當，造成檔案內容丟失，而給醫院帶來巨大的經濟損失。究其原因是由于欠缺檔案管理監督機制或者監管機制執行力薄弱，檔案管理人員抓住了管理機制的漏洞與空隙，導致檔案資料被盜、丟失、損壞現象頻頻發生。

3.專業技能水平與職業素養亟需提升

大數據時代的到來加快了醫院檔案管理信息化、科學化、現代化步伐，這就對管理人員的專業技能水平、管理水平以及個人職業素養提出了更高的要求。尤其檔案數據庫的建立與管理工作不僅需要管理人員具備豐富的檔案管理知識，同時也需要具備數據庫建立與維護的專業技能，就當前醫院內部檔案管理隊伍來說，部分管理人員不但專業不對口，而且常常以兼職的身份從事日常管理工作，這就造成了業務不熟練、技能水平低下的局面，給各項工作的順利展開制造了障礙。

4.安全隱患多

大數據時代背景下，醫院檔案數據庫需要接入外網與醫院內部局域網，而形成一個資源共享平臺，這不僅提升了工作效率，同時，也提高了檔案利用率。但是，隨之而來的網絡安全也成為檔案管理工作亟需面對和解決的問題。比如網絡病毒的侵蝕、網絡黑客的攻擊、木馬程序的植入，極易發生檔案數據庫癱瘓或者檔案資料被盜的情況。如果檔案數據庫出現安全漏洞，網絡病毒便通過網址鏈接、郵件接收、軟件下載等多種形式入侵檔案信息管理系統，醫院的檔案資料安全性就無法得到保障。

5.檔案收集效率低

醫院檔案涉及患者信息、病例信息、藥物信息、醫療器械信息等多項內容，其工作內容涉及每一個職能科室。但是，在資料收集過程中，由于各個科室的工作步調不一致，在報送本科室的檔案資料時，常常出現延時報送的情況，這就給檔案的正常管理工作制造了障礙。比如在收集病歷檔案資料時，一些特殊患者的治療周期長，時間跨度大，如果患者的病歷信息不能及時歸檔，將嚴重制約和影響其它各項工作的順利展開。

三、大數據時代醫院檔案信息化構建策略

1.建章建制，資源整合

大數據時代背景下，醫院檔案管理工作應當突顯“快捷、高效”的特征，這就需要科學完善的檔案管理制度予以約束和支撐，因此，檔案歸口管理部門應當結合原有的檔案管理辦法，將檔案信息化管理涉及到的相關內容納入到制度條款當中，確保檔案管理人員在實際工作當中“有法可依、有章可循、有規可守”。比如在《檔案借閱管理制度》中，除了明確借閱權限以及借閱流程外，應當增加檔案信息管理平臺的借閱功能等內容，包括如何正確操作和使用借閱界面，明確線上借閱的審批流程，并在歸還檔案時，及時標識借閱狀態等。通過完善的管理機制，既能夠提高醫院檔案管理工作效率，而且也為檔案需求者提供諸多便捷服務。

此外，醫院檔案涉及到患者個人的病歷信息，管理人員在收集和錄入這一類數據信息時，務必保持求真務實的態度，對信息內容反復予以核對，避免錯錄、漏錄的情況發生。檔案信息資源的收集與整合是一項較為繁瑣的工作，管理人員應當樹立高度的主人翁責任感，具備專業的信息數據庫操作技能，熟練掌握醫院內部的檔案管理制度的各項條款內容，做到歸檔數據精準無誤，歸檔信息真實有效，使檔案資源的最大化應用價值得到切實體現。

2.系統培訓，個性服務

醫院檔案信息管理系統幾經升級后，操作界面更加清晰，使用功能更加完備，尤其是大數據技術在管理系統中的應用，使檔案檢索、借閱、保管、審核等流程更加簡化。但是，對于醫護人員來說，由于工作原因，很少有時間對檔案管理系統進行學習和了解，以至于在實際操作過程中，無法快速及時查找到所需的檔案信息內容，既而嚴重制約了工作進程。因此，檔案管理人員應當及時轉變思想觀念，打破過去的被動服務格局，通過個性化的主動服務模式為醫護人員以及檔案需求者實地講解檔案管理系統的使用方法與相關注意事項。

以檔案信息檢索系統而言，過去，廣大醫護人員在查詢檔案資料時，往往需要耗費大量的時間，查詢結果也不盡人意，而應用大數據技術后，各種檔案資源統一歸結到檔案數據庫當中，醫護人員只需要輸入檔案資料的關鍵字詞，系統界面就會顯示出與關鍵字詞相關的檔案信息目錄。比如臨床醫生為了攻克“心肺功能復蘇”醫學攻關項目，需要調取2009—2019十年間就診患者的病歷信息，只需要在檔案檢索界面輸入“心肺功能障礙病人”的關鍵詞組，同時選定年份區間，系統界面上就會出現與之相關的檔案信息目錄，然后點擊目錄，就可以查詢到所需內容。因此，為了讓醫護人員能夠熟練掌握操作流程，檔案管理人員可以利用掌上移動設備，向醫護人員進行系統講解和專業培訓，這樣一來，能夠幫助醫護人員節省大量的檔案查詢時間，為各項工作的順利展開提供堅實保障。

3.信息錄入，及時高效

醫院檔案從紙質檔案過渡到電子檔案，期間經歷的時間跨度較長，無形當中也給檔案管理人員增加了許多工作量，因此，在這種形勢之下，醫院檔案管理工作的主管領導應當進一步明確各崗位工作人員的工作職能權限，適當增加信息錄入人員數量，以滿足高負荷的信息錄入工作的需要。并利用崗前培訓、集中培訓、專業講座、遠程培訓等方式，提升檔案管理人員的專業技術水平以及綜合執業素養，使其樹立高度的主人翁責任感以及大局意識，并認真務實做好檔案信息的錄入工作。

比如醫院在建立檔案信息管理平臺之前，患者的病歷信息、醫護人員的工作動態信息、醫院經營發展過程中形成的各種文字、圖片信息等資料，90%以上都屬于紙質資源，而管理系統運行后，需要將這些紙質資料轉換為電子資料，這就要求檔案管理人員必須掌握掃描儀、數碼照相機、數碼攝像機等電子設備的操作使用技術，因此，管理人員應當熟練掌握相關設備的操作方法，并采取一邊學習一邊錄入建檔的方式，以避免工作進程滯后，而影響其它部門各項工作的順利展開。在信息錄入過程中，管理人員應當利用大數據技術的分析篩選功能，將檔案信息進行合理分類，規范立卷，并標識好每一個檔案類別的目錄信息，以便于數據庫能夠準確識別信息內容，防止在查詢檔案資料時出現資源重復的現象。

4.加強監管，定期考核

部分醫院檔案管理人員認為檔案管理只是一項基礎性的日常工作，只要按照工作流程，按部就班的做好檔案的收集、建檔、借閱、審核、保管等日常工作即可，導致醫院檔案管理工作始終處于常態化發展態勢，部分人員過于安逸，滿足于現狀，學習意識淡薄，嚴重缺乏上進心，檔案資料丟失、紙質檔案受損、機密檔案資料泄密的情況頻頻出現，給醫院也帶來了經濟損失以及名譽損失。針對這種情況，醫院檔案管理的主管領導應當建立專門的檔案管理工作監督小組，并指派專人對檔案管理人員的日常工作動態信息進行有效監督和管理，對工作中出現的人為失誤，必須對責任人進行嚴肅處理。同時，為了規范紙質檔案以及電子檔案管理，結合管理人員的崗位工作職責，定期通過筆試、口答、網測、民意調查等方式對檔案管理人員進行業務與綜合素質考核，對考核成績不合格的人員，采取末位淘汰的方式，以提升檔案管理工作績效。

比如應用監控探頭的遠程監控機制，監管人員只需要通過系統終端的工作界面，就能夠及時獲取管理人員的工作動向，在監控當中，如果發現管理人員工作不積極，或者從事與本職工作無關的內容，監管人員可以將獲取的信息及時予以記錄，并作為檔案管理人員的階段性或者年終考核依據，確?？己斯ぷ饔欣碛袚?，讓檔案管理人員信服。

5.模式創新，招募人才

醫院檔案管理與大數據技術的融合，就是將檔案資料轉換為“數字化、數據化”的信息載體，進而使檔案資源具有可量化、可分析、可篩選等效用，以便于廣大醫護人員能快速查找到所需的數據信息，由此可見，大數據時代背景下的檔案信息化管理工作具有較強的專業性，對檔案管理人員來說，如果專業不對口、工作經驗欠缺、學習意識淡薄，將無法勝任此項工作。因此，醫院在建立檔案管理人才隊伍時，應當與專業對口的高等院校之間建立一種長期合作關系，并為在校大學生提供崗位實習的機會，根據大學生的工作表現，可以將其發展為檔案管理工作的后備人才，以此充實檔案管理人才隊伍，提高檔案管理工作的高科技含量。

此外，檔案管理人員在實際工作當中，應當不斷創新管理模式與工作方法，積極借鑒同行業先進的管理理念，在熟練掌握檔案信息管理系統操作和使用方法的同時，通過進一步完善系統功能，為檔案需求者提供更加優質高效的服務。比如簡化檔案的借閱審批流程，為醫護人員節省檔案借閱時間，或者利用大數據技術及時剔除一些毫無參考價值的檔案資料等，使檔案信息化建設工作逐步走向正軌。

6.提升密級，排除隱患

由于檔案信息管理系統往往接入互聯網絡以及內部局域網，因此，在系統運行過程中，常常遭受到計算機病毒以及黑客攻擊，導致檔案信息數據丟失或損害。為了保證醫院檔案信息安全，及時排除安全隱患，檔案管理人員與專業技術人員應當進一步加大檔案信息系統的安全管理力度，通過設置防火墻以及管理系統的登錄權限等方法，提升檔案數據庫的密級，阻止木馬病毒、ARP病毒、DOS系統病毒的入侵。尤其在檔案管理人員利用互聯網絡查詢行業相關的檔案資源時，極易感染DOS病毒，該病毒可以通過網址鏈接、軟件下載、郵件接收等形式進入到檔案系統當中，竊取檔案信息內容，因此，管理人員應當提前做好防范措施，及時堵塞系統風險漏洞，不給病毒入侵留下可乘之機。

另外，技術人員也可以設置檔案系統的登錄權限，通過指紋認證、人臉認證、復雜密碼認證等方式，結合檔案資料的查閱權限，設置各級醫護人員及相關部門的登錄權限，這樣，能夠有效防止人為操作給系統帶來的安全隱患。

四、結束語

大數據時代的到來，為醫院檔案信息化管理工作提供了強大的技術支撐，使檔案管理逐步向標準化、現代化、科學化方向邁進，與此同時，檔案管理與大數據技術的高度融合，使廣大醫護人員能夠及時獲取高價值的參考信息，為臨床醫學研究、學術研討、科技攻關、患者診治提供有力的數據支持。

參考文獻：

[1]康 潔.基于大數據的醫院檔案信息化構建思路[J].管理學家，2019

[2]甄建虎.淺析醫院信息化與醫院檔案管理現代化[J].健康必讀，2019

（作者單位：濱州醫學院附屬醫院）