大數據環境下的檔案信息服務創新

李紅娟

摘 要：隨著大數據（big data）被人們所熟知，人們生活正從信息時代轉入數據時代，特別是檔案信息需求變化，相比較傳統的環境模式大數據背景下的信息服務創新備受關注。數據化的檔案信息化管理要求深知檔案用戶信息特征，全面探索檔案信息服務的最佳途徑，只有在服務創新中找到積極應對措施，才能在新形勢下得到迅速發展。檔案部門應順應時代數據發展形勢，最大限度的滿足數據時代下的客戶信息需求，全面順應數據信息時代的技術優勢，積極拓寬檔案信息服務渠道，在發展與創新中轉變服務方式，實現檔案信息服務的轉型與創新，才能在新時代數據環境下得到長遠發展。

關鍵詞：大數據;信息服務;檔案

大數據時代對檔案信息服務也是一種沖擊，其轉變了檔案信息服務的方法，對檔案信息服務的途徑和領域產生了巨大影響。未來檔案信息服務能夠在大數據背景下實現渠道的增多，逐步實現渠道的拓展，從思想觀念出發積極應對才是未來發展的關鍵。大數據環境下的檔案信息服務要站在信息技術優勢的陣地上，逐漸拓寬信息渠道和創新服務方式，才能實現創新發展。

一、大數據背景下檔案信息服務特征分析

1.檔案信息數量遞增

大數據環境背景下，信息化的數據逐漸遞增，信息數量不斷增加，檔案信息服務的難度也逐漸加大。由于信息技術的發展，以及檔案信息數量的遞增，也使得檔案信息數據的“變量”逐漸增多，尤其是檔案信息服務技術的發展，其信息范圍的擴展逐漸呈遞增趨勢，這對于檔案信息服務來說難度加大。信息描述事物本身的特質，如果檔案信息數量存在遞增，抽樣數據就不能準確描述事物，更不能接近于事物的本質，所以分析處理事務相關的信息，才能得到最準確的結論。由此可見，檔案信息數量的遞增給檔案管理帶來了一定的難度。

2.信息類型復雜多樣

相比較傳統的信息類型來看，新形勢下的信息相比較傳統結構化

的信息數據，其更具一定的時代性。傳統信息類型多關注呈線性增長的信息化信息，一般大多為結構化的數據，其信息多具有普遍化和標準化。而隨著信息技術的全面普及，信息開始出現了非結構化，大量非結構化的數據信息的存在，使得許多檔案信息類型更加的不適用于非結構化數據，這對傳統檔案信息服務來說是一項艱巨的挑戰。

3.信息處理速度加快

新形勢下的信息技術發展，使得檔案信息獲取方式逐漸的增多，檔案信息的產生、整序、加工都變得更加復雜和增多。相比較傳統的途徑模式，新形勢下的信息數據服務速度更快，傳播的途徑逐漸增多，很多信息能夠迅速的被大眾所掌握，特別是信息傳播以及處理的速度相比較傳統模式更加的迅速。新形勢下信息處理速度的加快，也給檔案信息管理服務工作帶來了艱巨的挑戰。

二、大數據背景下檔案信息服務面臨的挑戰和機遇

大數據時代的到來，不僅影響著社會發展的方方面面，對檔案信息服務必然也是影響深遠，這主要體現在兩方面，一是面臨挑戰，二是會帶來挑戰。下面分別從這兩方面加以分析。

1.大數據環境下檔案信息服務面臨的挑戰

一是對于檔案的傳統管理觀念和服務流程，面臨前所未有的挑戰。半自動化管理是傳統檔案管理最常見的模式，在大數據環境下，這種模式已經不能適應。二是在大數據環境下，檔案保存形式有所變化，從以前的紙質檔案，發展到了現在易于管理和查詢的電子檔案，管理形式也隨之發生變化，不拘泥于單一的形式。三是檔案人員必須提升自己的業務素質，才能使用當前的發展。因為大數據時代的檔案信息非常龐雜，而且不同信息之間相互交融，管理所面臨的問題也比較復雜，在這種情況下，檔案人員必須加強學習，充實自身的知識，才能勝任大數據背景下的檔案管理工作。

2.大數據環境下檔案信息服務迎來的機遇

常言說得好，有挑戰，就會有機遇。檔案信息服務也不例外，在大數據環境下，檔案信息化服務也迎來了前所未有的發展機遇。首先，大數據為檔案信息服務帶來了便捷，成本相較傳統管理也大幅降低。利用大數據，管理人員可以縮短處理時間，效率也自然得到顯著提升。同時，由于大數據背景下的檔案信息服務實現了全域化管理，不需要大量的空間存儲，自然也就節省了成本。其次，檔案利用效率提高了，保存質量更是傳統檔案管理無法比擬的。大數據環境下，檔案都存儲于功能強大的數據庫，這樣檔案管理就更加方便，簡單，同時檢索起來也不復雜，使檔案的利用率大幅提升，人們可以按需檢索，而不需要跑檔案館。大數據環境下的檔案保存質量更高，不再面臨紙質檔案那樣諸如腐蝕、蟲蛀等問題，保存時間也更久。

三、檔案信息服務管理現狀分析

1.檔案信息服務應用網絡媒體創新不夠

檔案信息服務應符合信息的需要，全面把握信息資源的特點和優勢，從信息行為為指引方向，注重信息服務的動態化管理目的，并將其作為具體的對象，才能全面做好檔案信息服務工作。大數據時代下的網絡技術的運用，使得人們的生活開始融入網絡媒體，但是檔案信息管理服務行業，卻沒有充分的運用新型的創新服務形式，沒有普遍運用網絡媒體進行信息數據傳輸，檔案館也沒有充分的運用微信、微博等新型傳播模式，導致檔案信息服務的質量較差。

2.大數據發展使得檔案信息管理難度加大

大數據時代的到來，使得檔案數據呈現增長的趨勢，檔案管理機構相關管理職能不夠全面落實，特別是不能符合遞增式的數據化管理，這樣也就給管理帶來了一定的難度。現階段檔案數據信息服務更加的具體化，檔案部門也充分使用“云”技術對檔案信息進行存儲，但還是無法滿足檔案存儲困難問題。大數據實現了數據信息的分析和上傳，但是缺乏一定的時效性，使得檔案信息管理的難度更加的加大，從而影響服務質量。

3.檔案信息安全性面臨著挑戰

大數據信息時代下的信息數據傳輸更快，信息安全管理更面臨著挑戰，未來開放式的檔案信息標準更沒有嚴格的定義，特別是一些精密性較高的檔案信息數據容易被人們截取，這樣機密性的檔案信息就加大了管理的難度，檔案信息安全性也面臨著一定的挑戰。答案信息的保密性以及安全性受到了一定的關注，特別是對于國家而言，國家的經濟以及相關信息數據的泄露，都會給經濟造成一定的影響。檔案信息的安全性在某種程度上影響著檔案信息的管理，檔案信息的安全在某種程度上影響著檔案信息服務效果。

4.檔案管理工作人員的職業素養較低

在現代化社會中，檔案管理部門在面臨機會的同時也面臨著一些難題，檔案管理工作人員沒有認識到檔案管理的作用，沒有注重提升自身的職業素養，工作思想陳舊，對于工作任務總是草草了事，進而時常出現錯誤。就現在的社會狀況來看，檔案管理工作人員只掌握基本的檔案理論知識和專業技能是無法滿足發展的需要的，各個方面的問題開始踴躍而出，而對于檔案管理部門自身來講也沒有為員工提供一個能夠提升自身專業素養的機會，很多的檔案管理人員也沒有對檔案管理進行專門的學習，沒有堅實的基本知識和豐富的相關工作經驗，最終無法準確、及時的完成任務。

四、大數據背景下檔案信息服務創新研究進展

從大數據角度來看，大數據作為一種結構化的數據模式，其融合了結構化、半結構化和非結構化數據，但卻不能對數量大小進行定量性的描述，卻在一種種類繁多、數量龐大的多樣數據中進行信息的快速索取。大數據具有以下特點，如種類多、速度快、容量大、價值大，以上大數據的含義和特點決定了其具有“IT”架構，其將信息逐漸變革成由“T”（技術）轉向“I”（信息），以形態多樣且富有價值的數據為主體，借助一定的技術，來發展數據處理、深層次分析與價值挖掘等信息業務。

我國學者施永利從2012年開始引入大數據檔案服務領域，積極分析了該模式下的檔案服務，并指出數據挖掘時代下的檔案服務必須順應大數據形式，并積極提出檔案資源數據挖掘及智能應對措施。近幾年大數據背景下的檔案信息服務研究逐漸增多，相關檔案學案例逐漸的成為研究熱點。信息化時代依托信息技術能夠構建大數據流程，全面整合檔案信息數據平臺，只有更加精準的定位用戶需求，全面進行數據分析和個性化智能優質推送服務，才能迎接檔案管理和服務面臨的挑戰。大數據環境中的檔案信息化管理，更要從服務理念，技術，人才隊伍等方面進行全面的改革，改變傳統模式并進行新型創新型的改革，只有形成新型的體系和框架，才能使得檔案信息服務實現飛躍性的發展。

五、大數據背景下檔案信息服務創新思路

1.整合檔案數字資源，應用網絡媒體技術

大數據背景下的檔案信息服務，更要融合信息數字資源，應用網絡媒體技術實現有序化的檔案信息管理。檔案信息服務應更加健康持續性發展，必須強化內部宏觀調控，遵循政策規定的同時，注重合理規劃并實現檔案資源的全面整合。檔案信息服務應以改革創新為核心，從社會公眾需求為方向，實現宏觀和微觀的全面整合，全面實現電子化、數據化、現代化，注重積極的宏觀調控和組織協調工作，特別是在新型網絡技術的引領下，要積極構建網絡信息資源管理機構，全面深層次的強化信息資源保障體系，才能實現檔案信息資源的共建共享。

大數據背景下的檔案數據信息資源要充分利用群體智慧共建策略，全面吸納社會資金，實現新媒體技術的廣泛宣傳，充分利用新型的微博微信形式進行技術傳播，才能全面優化和整合相關檔案信息，充分發揮好檔案信息的作用，才能推動該服務事業的發展。

2.運用現代科學技術，提升信息服務創新能力

大數據背景下的檔案信息服務應運用現代科學技術，提升創新能力，并加強檔案數據分析，實施數據分析的全面開發和利用，只有更加精準準確的滿足社會公眾需求，才能將檔案信息服務的質量得到進一步提升。檔案信息服務部門應加強與數據分析工具開發企業之間的密切合作，建立高度緊密的聯系，實現具體問題具體分析，充分利用數據分析工具實現檔案數據分析，使檔案得到應有的價值，才能提高信息處理速度，提高信息管理效率。大數據技術拓展信息的檢索，使得檔案信息管理工作更加的便捷，特別是檢索方式從傳統單一轉變為多元化的形式，使得信息檢索服務更加的方便快捷。云技術是大數據時代的焦點，檔案工作以及服務領域要發揮其技術優勢，注重網絡技術的全面引入，使之得到充分的優越性，才能便于客戶利用檔案信息進行優質化服務。云計算技術能夠使得檔案信息管理更加優化，管理上通過運用其強大的存儲能力，實現數據信息的有效利用和充分的利用，盡可能避免信息堵塞的情況，及時滿足公眾需求，提高檔案服務水平。

3.建立檔案信息服務管理監管制度

大數據時代背景下的檔案數據信息化服務，更需要服務管理監管制度予以約束，更需要數字化管理，實現信息化管理。信息安全管理人員應注重建立檔案信息服務管理監管制度，從開放性和多樣性的特點出發，從制度上約束才能確保檔案管理的安全性。檔案安全監管制度十分必要，需要檔案管理人員做好相關工作，加大保護力度，只有從源頭上加大監管力度和保護力度，逐步降低相關風險，盡可能的加強監管，才能實現數據信息的安全性。政府層面應加強相關檔案信息安全監管，加大信息服務安全監管力度，注重籌集資金，建立安全保密管理系統才是促進檔案信息管理服務質量提升的關鍵。

4.開發檔案數據資源，全面拓展服務渠道

大數據信息時代下的信息需求日益多樣化，信息服務質量要求也越來越高，因此需要檔案信息管理人員注重檔案數據資源的開發，并注重全面拓展服務渠道，從各項事業服務增多的層面，積極拓展相關服務渠道，全面提升用戶信息的便捷性，開展特色的檔案信息服務渠道，如創辦服務實體、開展檔案產業、開展特色檔案信息產品，開展電子商務，通過創新檔案服務手段以促進服務水平。檔案信息管理服務更要注重檔案信息系統，建立檔案信息資源共享才能實現信息服務的科學性、合理性、系統性。

5.提高檔案管理工作人員的專業素養

為了使檔案管理工作的品質，就必須提升檔案管理工作人員的專業素養，明確把檔案管理工作進行分配，提升檔案管理工作人員的工作品質，從而創建一個高效率的檔案管理團隊。假如檔案管理過程中出現的調動情況，應該從大體上保障檔案管理工作部門的整體實力進行人員的調動，并且還要時常為檔案管理工作人員提供一些學習的機會，比如邀請專業人士進行演講、舉辦一些培訓活動等，進而使檔案管理工作人員提升自身對檔案管理的了解和認識，使檔案管理工作人員在培訓活動中有所收獲，在工作中能夠端正態度，認真的對待自己的工作，進而最終提升自身的職業素養，提升工作品質，為檔案管理的發展進步貢獻一份力量。

六、結束語

綜上所述，大數據背景下的檔案信息管理服務工作更要注重創新形式的融入，全面融入檔案信息用戶需求，全面融入多媒體形式的現代化手段，強化檔案部門高效率、高質量的檔案信息服務，才能順應時代的發展并迎接時代的新的挑戰。大數據形式的時代對于檔案信息服務來說是機遇也是挑戰，相關管理人員應抓住重大機遇，全面掌握信息需求，遵循檔案資源管理的規律，實現智能化、高價值的信息服務才能順應時代的發展。

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（作者單位：招商局重工（深圳）有限公司）