有關檔案智能管理的特點與智能服務模式探討

摘要：隨著智能化技術的發展，建立檔案智能管理和智能服務模式成為行政事業單位發展的一大特點，有利于單位日常的經營管理和后期的科學發展。本文就檔案智能管理的特點展開思考，探討智能服務模式，為行政事業單位檔案的發展管理提供了相關的指導意見，以此來供相關人士交流參考。

關鍵詞：檔案智能管理;智能服務模式;特點

現代社會的發展和科學技術水平的提高帶來的是智能化技術在各個領域的廣泛應用，各個行業的調整和革新都是為了在激烈競爭的現代經濟市場中能夠生存和發展的必然要求。因此，原先的檔案管理和服務模式遲早是要被現代社會所淘汰的，智能化時代下的單位檔案管理和服務模式在改善原先模式缺陷和不足的基礎上，融入了現代高新技術，創新了檔案智能管理和智能服務模式。

一、檔案智能管理的特點

利用計算機技術和數字化技術處理檔案管理的工作即為檔案智能管理，在檔案建立、處理、傳遞等多個環節當中都融入了智能化的新興技術，因此，其一般具有如下特點。

（一）數字化的特點。檔案管理是和信息數據處理相關的工作，在面對于來自于世界各地的不同信息時要根據各種客戶的實際需求來收集所需要的信息。因為所需要處理的信息數量過多、種類復雜，所以會應用到新興的數字化技術來更加有效和準確地處理信息，建設數據化的資源，因而具有數字化的特點[1]。

（二）即時性的特點。在互聯網大數據時代下，人們可以通過計算機或者智能設備及時收集和處理信息，檔案智能管理就是在這種發展趨勢下衍生的產物。這種管理模式在實際運作時，利用數字信息化技術和計算機技術將收集到的即時信息實時錄入到中心檔案，提高了信息收集和處理的效率，因此具有即時性的特點。

（三）安全性的特點。一般來說，不管對于一個國家或者單位來說所建立的檔案數據庫都是記錄著和國家、單位機密相關的信息，因此對于檔案管理工作來說，對于信息安全的保護十分關鍵。科學嚴密的安全防護系統必須在檔案數據管理庫之前被建立，從而可以有效強化對于檔案所管理信息的保護力度，因此具有安全性的特點。

（四）受眾廣泛化的特點。在智能化的幫助下用戶可以在不受空間和時間約束的情況下通過互聯網查看到檔案信息，并且由于檔案信息來源廣，可以滿足不同用戶的需要。檔案智能管理模式將原先書面文件化的信息檔案發展為電子信息檔案，信息的收集、傳播范圍廣，因此具有受眾廣泛化的特點[2]。

（五）便捷化的特點。傳統的檔案管理模式依靠于人工書寫和記錄檔案信息，這種方式流程繁瑣、花費時間長并且又不能保證檔案信息的準確度，而現今的智能檔案管理利用了新興的技術器材和高新人才，在各個工作環節中都能實現流程的自動化和智能化，簡化了流程，降低了管理工作的難易度和繁瑣程度，因此具有便捷化的特點。

（六）人性化的特點。智能檔案管理是為了滿足用戶的需求而衍生的產物，融入現代化數字技術的智能檔案管理提高了用戶接收信息的便捷性和即時性，從用戶需求角度出發建立智能檔案信息系統，因此具有人性化的特點。

二、智能服務模式的探析

近日，國家出臺相關政策規定各單位建立智能檔案管理系統和智能服務來適應現代經濟市場的發展趨勢，并且對于具體實踐做出了一定的規范標準，強調對于檔案信息管理方式的創新和用戶服務模式的優化。

（一）智能服務模式范圍的擴大。如今智能化技術在各個生產領域中都被廣泛應用和推崇，優化了不同行業的發展模式和經營理念，同時也擴大了智能服務模式所涉及的領域范圍。同時，隨著行業對于智能服務模式的深入應用，如今在智慧城市的建設之中，也隨處可見智能服務模式的身影，例如智慧教育以及智慧公共服務等場景。智能服務模式的擴大第一是使得檔案館與檔案信息服務可以在大范圍內進行互通，并且能夠共享資源。第二是加大檔案管理機制在大范圍內的優化程度，使得技術與資源可以相互配合[3]。第三是使得檔案管理人員與用戶可以在更大的范圍中進行流暢的溝通以及靈活的互動，使得人才資源可以共享，用戶的參與感也直線上升。

（二）智能服務模式的環境。在智慧檔案館與之智能信息服務模式的發展中，大數據、物聯網以及人工智能等高新科技的應用于發展為其奠定了堅實的技術與應用基礎。在不斷發展完善的智能服務模式的技術成熟與應用支持下，一些專家以往提出的“大檔案觀”與“大智慧觀”都已經逐漸成為了實際應用中的場景，得益于此，智能信息服務實現了將用戶需求作為中心的智能服務模式。檔案智能服務模式對于信息技術具有更強大的支撐性、更加迅速的需求響應、更加龐大的資源、更加靈活的交互方式。并且其可以將檔案智能模式的服務移動化、咨詢信息服務知識化、信息推送碎片化以及跟進用戶的持續化等優點以及特點。

（三）智能服務模式的途徑。智能檔案信息服務體系是將來檔案學發展研究的主要方向，構建智能服務模式可以從以下三方面來進行，一是增強智能檔案服務的資源體系建設，對檔案信息資源進行深入的挖掘，做好對信息資源的開發利用。二是提高智能檔案服務的綜合設計，將智能檔案服務的基礎設施、應用以及資源進行整合開發，建設成體系化的平臺。三是提高智能檔案服務的跨界融合能力，在智慧城市的發展中，檔案信息資源已經融入到了智慧城市的發展建設中。因此增強其跨界融合的能力可以使智能檔案服務更加優質高效，適應了時代的發展需要。

結束語

總而言之，在新時代互聯網智能檔案館的建設中，檔案的智能管理與智能信息服務模式是未來發展的大方向。檔案管理工作需要與當前智慧城市，智能社會進行深度的融合適應，滿足社會對于檔案管理工作范圍廣、信息多樣、途徑寬泛的需求。智能檔案服務體系的建設應當與時代發展同步，了解用戶需求。通過建設智能檔案服務模式來綜合檔案資源，盡可能滿足用戶的實際需要，使得檔案信息資源能夠最大化地發揮其價值。

參考文獻：

[1]楊智勇，周楓.智慧城市背景下檔案信息服務模式轉變的要素分析[J].檔案與建設，2018，（10）：19-23.

[2]李月娥，周曉林，賈玲，嚴悅，陸江. 物聯網環境下智慧檔案館的檔案實體管理與服務模式研究[J].北京檔案，2017，（1）：20-23.

[3]董秀銳.檔案智能化管理服務與物聯網平臺的對接模式研究[J].山西檔案，2018，No.241（05）：34-36.

作者簡介：

舒俊（1979年—），女，漢族，湖北宜昌人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。