學校檔案管理與工作效率的提高策略

張華

摘 要：在目前學校實際發展的過程當中需要進一步強化檔案管理工作，通過合理及科學檔案管理方式能夠充分的展現學校辦學理念、辦學特色、管理水平以及文化底蘊等等。當前學校發展過程當中強化檔案管理工作，這對于提高學校教學水平教學質量也具有重要價值和意義。本文主要是針對學校檔案管理的實際情況進行分析，同時提出了相關的提高檔案管理工作效率的策略，以供相關專業人士進行參考和借鑒。

關鍵詞：學校;檔案管理;工作效率;提高策略

隨著當前社會經濟及科學技術日益發展，目前社會對于教育領域加強了關注，在新的歷史時期需要進一步加強學校檔案管理工作，同時要對于學校檔案管理工作提出更多嚴格要求，在目前檔案管理工作實際開展的過程當中還存在著諸多的問題，這些問題直接影響到了學校的健康發展，所以需要進一步的強化檔案管理工作，要提高相關檔案人員的法制意識、管理意識，提升檔案管理工作人員整體能力和綜合素養，切實的保障檔案管理工作可以達到較高的層次。同時，通過合理及科學檔案管理也有利于促進學校教學質量和教學水平的提高。

1 學校檔案管理問題

1.1 重視程度不夠

在目前，依然存在著一部分的學校忽略了檔案管理工作的重要價值和重要意義，一部分學校管理人士片面的認為學校只需要做好教育工作，對于檔案管理工作沒有進行嚴格要求，這樣就造成了學校檔案管理工作嚴重缺失或者沒有做到位，直接影響檔案管理工作的整體質量，同時對學校建設工作埋下了一定的隱患[1]。

1.2 檔案管理制度以及條件落后

在當前，為了實現學校的健康、穩定及可持續的發展，需要學校進一步強化檔案管理工作，但是目前大多數學校檔案管理制度相對較為落后，其主要體現在管理流程、工作規范、發展計劃不夠到位。雖然存在著一部分的學校建立了相對完善的管理制度，但是，管理制度缺乏監督機制，進而導致檔案管理制度往往流于形式。最近幾年，我國政府日益重視國民教育，在學校教育領域也加大了資金投入，但是，如今還依然存在著一部分學校設備老化，缺乏相關檔案室或者檔案室空間嚴重不足，又或者是防水防火措施未能夠做到位，整體上管理條件相對落后，直接影響到檔案管理水平和管理質量的提高，很容易導致檔案破壞、丟失的問題。

1.3 人員素質不高

目前依然存在著一部分的學校檔案管理工作人員并非專業性的人員，甚至一部分的人員往往是其他部門人員所兼職，這樣就造成了從事檔案管理工作人員素質偏低，嚴重匱乏相關專業知識。另外，由于兼職人員本身要切實做好自身本職工作，所以在檔案管理方面往往沒有花過多精力和時間投入其中，另外由于兼職人員專業知識不足，工作任務繁忙以及嚴重缺失創新意識就造成了當前檔案管理工作效率普遍低下。與此同時，大部分的兼職檔案管理工作人員對于檔案管理工作沒有引起高度重視，在實際工作的過程當中缺乏主動性和積極性，同時工作態度不夠認真端正，嚴重缺失責任感，這都對于檔案管理工作順利開展和實施造成了不良影響[2]。

2 主要對策

2.1 建立完善以及健全管理制度

對于目前的學校來講，為了提高檔案管理工作水平和工作質量，需要建立完善、科學管理制度。我國教育行業在最近幾年得到了較為迅猛的發展，與此同時，在教育教學方式等方面也出現了較大的變革和創新，國內的學校檔案數量也正在日益增加，檔案種類逐漸多樣化，所以就需要加強檔案管理工作。為了切實保障國內學校檔案管理工作順利開展和實施，需要構建相對健全完善的管理制度。針對檔案工作當中所存在的問題也需要結合相關管理制度進行合理科學的解決，切實的保障檔案問題解決過程當中可以始終做到有據可依、有章可循，同時也可以對于相關檔案人員的工作行為進行嚴格的規范。另外，在檔案管理的過程當中需要構建獎懲制度，對于表現突出優秀的檔案人員要給予獎勵，對于工作失誤失職的行為要給予一定處罰[3]。

2.2 利用信息技術加強檔案管理

隨著當前社會經濟以及科學技術發展，在各大行業當中，信息技術都發揮了重要的作用，在目前學校檔案管理工作開展的過程當中，需要進一步的強化信息技術廣泛運用，加強信息化建設工作，促使檔案管理工作質量和工作效率得到有效的提高。信息化管理模式和傳統的管理模式相比更為方便快捷，通過利用計算機技術可以實現檔案合理及科學分類，同時也避免了紙質檔案保存的不便之處，相關的工作人員想要對于檔案進行查找也相對較為方便快捷，僅僅只需要通過利用計算機進行搜索即可查找到相應的資料，有利于提高管理質量同時實現檔案數字化管理。另外，為了實現數字化管理水平和管理質量的提高，需要目前學校進一步加大財力、人力和物力的投入，在檔案工作開展過程當中還需要適當的添加數字化設備，與此同時，進一步強化相關工作人員的技術指導和培訓工作，切實的保障所有工作人員都能夠通過利用數字化設備開展檔案管理工作，保障工作人員深入掌握互聯網技術以及計算機技術，進而實現對于檔案的規范、科學以及高效化的管理[4]。

2.3 提高工作人員綜合素質以及能力

目前學校針對檔案實施管理過程當中相關工作人員的能力和素養將會對于檔案管理工作質量和效果造成重大影響。對于當前檔案工作人員來講，不僅僅需要針對學校內部檔案實施合理及科學的管理，而且還需要當前檔案管理工作人員給學生和教師提供良好的服務，這就需要當前的檔案人員能夠進一步提高自身專業素養和專業能力，這樣才能夠在本職崗位上更好為人民群眾服務。另外，學校在選拔相關檔案人才的過程當中也需要加強考核，引進高素質的檔案人才[5]。

3 結語

綜上所述，目前需要進一步的強化學校檔案管理工作，提高學校檔案管理工作水平和工作質量，學校檔案管理工作質量和學校發展存在密切關系，這就需要進一步提高檔案管理工作人員素養和能力，要求加強檔案管理工作人員培訓，同時要明確目前檔案管理工作當中的不足，同時采取措施進行有效彌補和完善。

參考文獻

[1]吳冬梅.電子檔案管理在高職學校檔案管理中的實踐探索[J].信息記錄材料，2020，21（01）：102-103.

[2]楊婧.物聯網技術在高校檔案管理模式的轉變策略分析[J].城建檔案，2019（09）：28-29.

[3]張東升.互聯網時代有效提高中職學校檔案管理工作的策略[J].呂梁教育學院學報，2019，36（03）：43-44.

[4]蔣艷華.學校檔案管理工作中存在的問題及完善策略淺談[J].才智，2019（23）：208.

[5]賈俐研.高職院校檔案管理策略研究——以浙江安防職業技術學院為例[J].智庫時代，2019（28）：115-116.