基于崗位說明書實施管理規范的探索與實踐

于麗洋

【摘要】通過統一規范崗位說明書模板，將部門管理職能、業務授權、管理制度、業務流程、風險控制、考核指標等管理要素層層落實到崗位，對企業管控要求和管理職能、工作任務進行分解落實、優化固化和細化量化，實現崗位管理的標準化、規范化。本文以崗位說明書為抓手，闡述了崗位說明書模板設計，開展崗位分析及崗位梳理，組織編制崗位說明書及開展培訓，強化崗位說明書審核、發布及動態維護方面，對規范崗位管理的探索與實踐。

【關鍵詞】企業管理? ?崗位? 職能? 崗位說明書

目前不同崗位存在權責不明，責任缺失、崗位流程指向不明，崗位價值無法體現，無法有效匹配薪酬等問題，以崗位說明書為抓手，將企業的職能體系、授權體系、制度體系和監督體系分解落實到崗位，壓實崗位職責，規范崗位行為，加強崗位考核，崗位管理的規范化、標準化，加強崗位說明書的全生命周期管理，打破目前各類管理之間的壁壘，為科學制定總部編制及定員，實現人力資源和經營資源的和諧統一、優化配置奠定基礎。

一、崗位說明書模板設計

企業崗位說明書是通過工作分析過程，用規范的文件形式對組織各類崗位的工作性質、任務責任、權限、工作內容和方法、工作條件、崗位名稱、職種職級以及該崗位任職人員的資格條件、考核項目等做出統一的規定。將部門職能、任務、項目全面有效地分解落實到崗位，編制崗位說明書，對管理要素執行性文件的承接、細化、量化和匯總，作為各崗位管理要素的直接依據，以崗位職責有效支撐部門職能，促進崗位規范履職。

（1）崗位說明書模板設計總體思路。一是將部門管理職能、業務授權、管理制度和業務流程等管理要素層層落實到崗位，清晰界定崗位職責，明確工作任務和工作目標，壓實崗位職責，實現集團總部管理職能的全覆蓋。二是梳理業務運行的工作步驟、時間節點、工作標的等核心要素，細化明確業務運行過程中的關鍵節點和注意事項，為規范崗位履職、提高效率奠定基礎。三是將部門關鍵績效指標層層分解落實，細化、量化形成各崗位關鍵績效評價指標，切實提高集團總部整體執行力。四是圍繞崗位核心業務運行可能存在的風險事項進行梳理，開展風險辨識和分析，明確風險管理策略和重點監控指標，制訂防范措施，強化風險防范的全員性。

（2）崗位說明書模板設計。結合部門重點工作，制定《崗位說明書》標準，明確崗位職責權限、任職資格、工作方法、管理要求、風險控制、考核指標等基本管理要素，制定統一崗位說明書樣式，落實崗位職責，規范崗位行為，明確崗位標準，強化崗位考核，規范崗位行為，提高崗位執行力。提高業務指導性和可操作性，確保差異化管控體系文件落實到崗到人，實現管控體系有效落地

二、開展崗位分析及崗位梳理

（1）崗位分析。科學合理評價崗位，編制崗位說明書前進行工作分析。一是準確界定工作職責、權限;二是將崗位管理置于企業戰備分解體系與業務流程中考慮定位;三是教育程度、工作經驗、知識、技能與能力等任職條件要合理界定，避免盲目拔高和因人而定;四是合理確定各項任職資格的具體等級或水平;五是滿足國家和行業對崗位的特殊從業資格要求。

（2）崗位梳理。編制崗位說明書前，開展崗位進行梳理，一是要根據崗位目的、崗位職責、崗位權限、職責履行程序的調整，對崗位設置進行調整;二是對崗位工作負荷分布不均勻，專業性質、職責、任職要求、崗位價值等非常接近的崗位進行并崗處理，避免出現崗位設置過細。

三、組織編制崗位說明書及開展培訓

（1）組織編制。企業各業務部門是崗位說明書編制的責任部門，負責跟據本部門職能，按照崗位說明書統一標準，以崗位說明書為依托，承接分管集團差異化管理體系下的職能體系、授權體系、制度體系、監督體系落實到具體崗位人員。企業綜合管理部門是崗位說明書編制組織歸口管理部門，負責集團總部在編制崗位說明書過程中，統籌做好組織、協調管理工作。各部門要建立部門聯動機制，確保合理分工，并對于同一個標準涉及不同企業，要逐一進行確認論證，保證各崗位適用。

有效承接部門職能。在對集團總部職能體系優化、細化、量化的基礎上，組織各部門所屬崗位人員對部門職能進行全面承接和細化，層層分解落實到各具體崗位，清晰界定崗位職責，明確工作任務和工作目標，并結合管理實際層層開展下級崗位確認、上級領導審核、部門主要領導審定，確保無遺漏、交叉和矛盾等現象，壓實了崗位職責，確保部門職能形成有效支撐，實現集團總部管理職能的全覆蓋。

清晰工作流程。各部門在對本部門職能分解落實的基礎上，組織全體員工清晰明確每個崗位的核心業務。針對具體核心業務，梳理業務運行的工作步驟、時間節點、工作標的等核心要素，細化明確業務運行過程中的關鍵節點和注意事項，并在崗位說明書中以流程示意圖的形式予以展示。工作流程要簡明扼要，關鍵環節重點突出，注意事項清晰明確，為規范崗位履職、提高效率奠定基礎。

量化工作指標。為突出績效考核的導向作用，強化責任落實與考核激勵，切實提高集團總部整體執行力，以崗位績效的完成保障部門績效的整體提升，各部門按照部門職能，結合職能規劃和部門三年滾動計劃，將部門關鍵績效指標層層分解落實，細化、量化形成各崗位關鍵績效評價指標，力求科學合理，便于考評，為實施精準崗位考核、有效激發總部員工的積極性和創造性奠定基礎。

規范工作標準。崗位說明書作為工作標準，是部門管理職能、業務授權、管理制度和業務流程等管理要素落實到崗位的重要載體。首先對崗位說明書模板進行設計和優化，增加崗位運行規范等核心管控要素，進一步規范填寫標準。圍繞部門和崗位核心業務，查找補充國家法律法規，明確各崗位關聯的規章制度，為促進各崗位規范履職奠定基礎。

強化風險防范的全員性。進一步強化業務部門風險管理第一道防線的職責，提高專業風險防范與內部控制水平，參照《企業內部風險事件庫》，組織企業全體員工圍繞本崗位核心業務運行可能存在的風險事項進行梳理，開展風險辨識和分析，確定風險管理策略和重點監控指標，有針對性的制訂防范措施，將集團風險事項層層進行分解和承接，強化風險防范的全員性。

（2）編制人員的選拔和培訓。企業綜合管理部門負責設計模板要素，制定集團總部崗位說明書統一樣式，明確編制崗位說明相關要求，制作崗位說明書宣傳模板和PPT培訓材料，組織各業務部門開展培訓，由于編制崗位說明書工作量大，參與人員多，編制人員水平直接影響編制質量，應選擇對崗位熟悉的專業人員進行編制，同時對編制人員進行編制規范培訓，保證編制質量。

四、崗位說明書審核、發布及動態維護

（1）專家審核。崗位說明書編制完成后，各部門分專業組織專家進行審核，一是堅持系統性原則，崗位說明書中描述的崗位職責、目標任務、工作規范（制度）、工作程序（流程）、績效指標、風險指標等各項要素是對本部門管控要素的承接分解、優化固化和細化量化，具有較強的系統性要求。二是堅持標準化原則。崗位說明書是各崗位執行的規范性文件，其要素結構設計和填寫規范均應按照統一標準執行。三是堅持實效性原則。崗位說明書是一段時間內對具體崗位的明確要求和操作規范，是各管理體系動態調整后的終極體現，應隨著各管理要素的變動而及時更新，具有嚴格的時效性。四是堅持強制性原則。崗位說明書是各崗位人員的工作規范，是各管理要素執行性文件的承接、細化、量化和匯總，是各崗位管理要素的直接依據，文件的執行具有強制性。確保崗位職責界定是合理、沒有交叉、遺漏現象，各業務流程職責要全部得到落實，任職資格條件要求合理，橫向平衡，符合相關規定。

（2）發布執行。崗位說明書審核通過后，各業務部門按審批權限，履行發布程序后執行。

（3）動態維護。各部門執行過程中根據部門管理職能、業務流程變化及時對崗位說明書進行修改，動態維護部門崗位說明書。

五、結束語

以崗位說明書為依托，強化崗位管理，明確崗位職責，指導操作，減少了職責不明確、交叉、空白、推諉扯皮等情況，實現崗位、制度與流程相融合，依據崗位規范用人，按照崗位標準評人的規范化崗位管理，為人力資源決策提供基礎依據，健全管理創新和持續改進的長效機制，加快管理理念和方式變革，提升集團管控效率和精益化管理水平，實現了崗位管理標準化、規范化。