檔案信息化建設(shè)在檔案管理中的意義探究

王仁國

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展以及信息的爆炸式增長，在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，為了實(shí)現(xiàn)信息更加高效迅速傳播，提高辦事效率，檔案信息化建設(shè)成為新時(shí)代信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在檔案管理過程中加快信息化建設(shè)，能夠更加快速的進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，提高工作效率;提供新的傳播途徑，保護(hù)紙質(zhì)媒介;同時(shí)還能夠不斷強(qiáng)化和完善信息的管理，使檔案管理體系更加規(guī)范。從而讓檔案管理更加高效便捷，有效推動(dòng)檔案信息化的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);檔案信息化

“檔案”在廣義上指的是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中所形成的各種具有保存價(jià)值的原始記錄，因此檔案中所涉及到的信息與內(nèi)容是相當(dāng)廣泛的。在檔案的管理過程中，隨著數(shù)據(jù)與信息的不斷增加，勢(shì)必會(huì)給其管理及相關(guān)工作帶來深刻的消極影響，不利于信息處理效率的提升，故隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)是檔案管理活動(dòng)中大勢(shì)所趨的一項(xiàng)改進(jìn)措施。檔案信息化建設(shè)能夠借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)工作效率的提升、有助于節(jié)省原材料以及保護(hù)原始載體以及形成更加規(guī)范化合理化的檔案信息管理體系，為檔案的保存與傳播提供了更加高效的途徑。

一、利用信息技術(shù)進(jìn)行整理，提高工作效率。

隨著檔案信息的不斷增加，越來越復(fù)雜龐大的數(shù)據(jù)信息只憑借人工進(jìn)行查找、收集與整理等工作，會(huì)花費(fèi)檔案管理人員大量的時(shí)間，并造成工作上的負(fù)擔(dān);同時(shí)也會(huì)降低工作的效率，導(dǎo)致出現(xiàn)一連串的連鎖反應(yīng)，影響檔案管理工作。在借助科技手段將檔案管理進(jìn)行信息化處理之后，檔案的管理人員能夠更加便捷高效地進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選與處理，從而有效減輕工作負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)工作效率的提升，為檔案的篩選與調(diào)取提供更加堅(jiān)實(shí)的保障。

在本單位的工作實(shí)踐中會(huì)涉及到較多的檔案收集與整理的內(nèi)容，面對(duì)不斷擴(kuò)充的檔案資料庫，如何更加有效地提升信息處理的效率成為檔案管理工作中首要解決的問題。在對(duì)檔案管理進(jìn)行了信息化建設(shè)之后，當(dāng)前的檔案管理由費(fèi)時(shí)費(fèi)力的人工的依次翻找，變成了更加高效地借助事先錄入的信息數(shù)據(jù)庫對(duì)檔案資料進(jìn)行查找與調(diào)取的形式。在現(xiàn)在的檔案管理過程中，工作人員只需借助電子設(shè)備就能完成信息的查找與篩選，極大地提高了辦事的效率，為實(shí)現(xiàn)高效辦公提供了有力的保障。

二、借助信息技術(shù)方便傳播，保護(hù)紙質(zhì)載體。

在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)媒介是最為常見的信息載體，與其他的實(shí)體載體相比，紙質(zhì)檔案有著便于攜帶與查找的優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也存在著一定的缺陷。紙質(zhì)載體容易受到來自外部的干擾與破壞，給檔案信息的完整性造成影響，同時(shí)隨著檔案信息的增加，對(duì)于紙質(zhì)材料的需求增加會(huì)對(duì)自然資源帶來一定程度的消耗，不利于長期的儲(chǔ)存與使用。與紙質(zhì)載體相比，信息化的數(shù)據(jù)會(huì)進(jìn)一步壓縮檔案信息所占用的空間并打破使用傳播上的限制，同時(shí)也減少了紙質(zhì)材料的消耗，有助于保護(hù)原始的紙質(zhì)信息材料，為檔案信息的管理與傳播創(chuàng)造了便利。

與紙質(zhì)載體相比，信息化的管理與承載設(shè)備所占用的空間更小，容量更大，信息更完善，同時(shí)還減少了對(duì)于紙張的浪費(fèi)，這不僅有助于保護(hù)環(huán)境，同時(shí)還有效地保持了原版紙質(zhì)資料的完整性，為信息數(shù)據(jù)的核實(shí)與驗(yàn)證提供了保證。因此在本單位的檔案資料管理過程中通過信息化建設(shè)能夠?yàn)閿?shù)據(jù)的傳播提供便利，在保護(hù)原始紙質(zhì)資料的同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的不斷提高。

三、通過信息技術(shù)加強(qiáng)管理，規(guī)范管理體系。

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，由于缺少相應(yīng)規(guī)范的管理制度和體系，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案信息更新不及時(shí)，內(nèi)容陳舊以及信息管理混亂等問題，給檔案信息數(shù)據(jù)的處理帶來消極的影響，阻礙信息處理效率的提升。檔案信息化建設(shè)應(yīng)用到檔案數(shù)據(jù)的管理與處置實(shí)踐中之后，傳統(tǒng)效率低下，缺乏明確分工的檔案管理體系被更加高效便捷的信息化數(shù)據(jù)處理手段所取代，因此新型的檔案管理手段能夠讓數(shù)據(jù)的調(diào)取的程序更加完善規(guī)范的同時(shí)保證了信息查找的效率，為實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)化制度化管理提供了堅(jiān)實(shí)的保障。

借助信息化建設(shè)進(jìn)行檔案管理能夠讓當(dāng)前的管理實(shí)踐更加規(guī)范化和制度化，為避免管理過程中出現(xiàn)各種各樣的問題提供必要的前提。我單位在實(shí)施檔案信息化管理之后，針對(duì)檔案信息的提取和使用制定了一系列的制度，將檔案的管理程序做出了更加細(xì)致化的要求，比如將檔案信息的管理及各項(xiàng)活動(dòng)統(tǒng)一委派給專人掌握，這樣避免了中間的繁瑣環(huán)節(jié)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升提供了保障。

四、總結(jié)

檔案信息化建設(shè)，能夠借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)對(duì)信息量龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行更加合理有效的整理與調(diào)整，為提高工作人員的工作效率創(chuàng)造條件;同時(shí)借助信息技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與整理能夠使傳播更加迅速，節(jié)省實(shí)體信息載體對(duì)資源的消耗，并在一定程度上起到保護(hù)紙質(zhì)載體的作用;并且通過檔案信息化建設(shè)，管理人員能夠更加有效地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與維護(hù)，從而使檔案管理的制度和體系更加規(guī)范，為信息的處理提供更加便利的環(huán)境。

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