關于辦公室文秘綜合管理工作的幾點思考

張偉偉

摘要：辦公室文秘主要負責的是文職工作，需要具備擬定相關公文、靈活使用office辦公軟件并具有較好的寫作能力幫助企業解決雜碎的事情，不僅可以推動企業的發展，也可以增強企業內部的協調性。本文將通過介紹文秘的工作內容，并做好各方面的管理工作，從而提高文秘的管理水平。

關鍵詞：辦公室文秘;綜合管理工作;思考

由于企業管理的過程較為復雜，各部門在協調工作中也無法提高他們的協調能力，如信息的傳達等，這些事情需要安排專員負責，從而提高企業的協調性。由于相關項目的負責人在處理這些繁瑣的事情中無法抽出更多的時間解決這些小事，需要設立文秘職務幫助企業解決繁瑣的小事，從而提高企業的效率。倘若文秘的管理水平有限，就很容易將企業的工作搞得一團糟，嚴重的會影響企業的項目談判等工作，使企業遭受到更大的風險。因此，提高辦公室文秘所具備的技能水平，并根據企業的要求來解決這些工作問題，從而提高企業工作質量。

1 辦公室文秘的綜合管理工作

1.1 明確工作原則

首先，辦公室文秘需要具備一定的職業道德，在實際的工作中也不能出現玩忽職守的情況出現，需要保持認真嚴謹的態度對待自己的工作。另外，文秘在處理任務的工作中也不能對某些工作或某些人產生偏見，倘若他們在工作中帶上了有色眼鏡，很容易影響工作效率和質量，最終會影響企業的成績。最后，只有提高他們的職業道德和專業水平，并通過不斷地對他們進行培訓，使他們可以學習到先進的管理經驗，從而提高他們管理工作的質量。

1.2 明確工作內容

文秘的工作內容是跟隨企業而變化的，需要隨著企業的不斷發展并提高文秘的工作水平來適應企業的發展節奏，同時也能夠及時的應對各種各樣的問題。因此，文秘需要主動學習先進的管理技術從而促進企業發展，并在工作中注意工作的細節，避免因馬虎而造成企業的經濟損失的情況出現，也要具備嚴謹的工作態度，對工作的細節要準確把握，從而提高工作質量。由于文秘的工作較為繁瑣，一項工作的完成可能需要多個部門之間的協調配合，需要文秘認真的對待本職工作。另外，在舉辦活動時也需要文秘提前規劃活動的內容，從而為活動有條不紊的開展提供保障。在活動開展的過程中所遇到的問題也要及時的整理和反饋，同時也需要具備一定的預防能力，從而保障活動的順利開展。例如，倘若企業領導需要外出開會，首先需要文秘將開會的流程進行總結并上報給企業領導，也需要為企業領導擬定一份公文，并規劃前往開會地點的路線，以防止因天氣變化、交通堵塞等情況影響開會進度。因此，文秘需要具備較強的專業能力，在面對突發的事情時要做到冷靜分析，并按照事情的重要程度進行排列，將重要性較高的事件排列在前面，從而提高工作效率。

2 提高辦公室文秘綜合管理工作質量的具體策略

2.1 加強辦公室文秘的培訓教育

隨著信息技術的不斷普及，文秘在工作過程中需要借助相關信息技術來完成，例如office辦公軟件等，掌握這些辦公軟件的使用技能不僅可以有效提高文秘工作的效率，也可以避免一些人為錯誤的出現。因此，一個合格的文秘需要具備較強的專業能力，不僅需要掌握一定的計算機操作技術，也需要熟練的掌握各項文件的書寫格式，并將公司的規章制度銘記于心，從而提高自身的工作素養。由于部分文秘缺乏遠見的目光，他們在日常工作中僅僅是完成本質的工作，而并不注重學習先進的綜合管理工作的經驗，也就無法有效提高他們的工作效率。因此，相關負責人要具備一定的遠見，需要通過培訓從而培養文秘的責任心與工作積極性，只有當他們真正的對本職工作充滿了興趣以后，才能夠產生團隊的奉獻精神，為提高文秘的工作素養有很大幫助。因此，企業要重視文秘的培訓工作，可以定期的請一些優秀培訓老師來對文秘進行培訓，并通過指點文秘工作中存在的問題，從而提高文秘的工作質量。最后，要通過考核的機制對文秘的工作態度和工作質量進行考核，使文秘可以通過考核加強自身的憂患意識，幫助他們彌補自身的不足。

2.2 完善企業獎懲制度

完善企業的獎懲制度是非常重要的，在文秘進行連續工作以后很容易產生疲憊感，對培養他們的奮斗精神有很大阻礙。因此。通過設立獎懲制度不僅可以提高文秘的競爭精神，也可以提高他們的工作效率。在獎懲制度中，相關負責不能出現舞弊的現象，只有指定公平合理的獎懲制度才可以讓企業成員信服和遵守。每當一個考核周期結束以后，利用獎懲制度可以對成績落后的文秘進行懲罰，使他們可以汲取落后的教訓，對表現優異的文秘可以進行適當獎勵，以提高他們的工作動力，從而利用獎懲制度來推動企業的發展。

2.3 提高辦公室文秘的辦事效率

提高辦公室文秘的辦事效率使他們在處理工作任務中可以更加的得心應手，也可以有效推動企業的發展。在實際的工作中，由于許多工作需要各部門之間的配合才能完成，需要辦公室文秘需要具備高效的辦事效率才能有效地串聯起每個部門之間的工作，倘若文秘在進行工作時由于他們的辦事效率較低，很容易影響某項工作的進度。另外，部分文秘在工作中也會存在敷衍了事的態度，這種態度只會導致工作質量降低。例如，企業領導開會前需要文秘擬定一份發言稿，倘若文秘的專業水平較低，就難以提高發言稿質量，使企業領導無法在發言中準確表達自己的意思，最終會影響開會的質量。因此，文秘需要不斷的學習來增強辦事能力，也需要提高自身的專業技術水平和信息技術的運用能力，從而提高自己的辦事效率。

2.4 制定全面的工作計劃

由于文秘的工作內容是繁瑣的，許多工作也具有較強的獨立性，使文秘在處理這些工作中需要制定全面的工作計劃，并根據這些工作的緊急性進行劃分，從而提高工作的效率。制定全面的工作計劃也可以將文秘的工作時間進行合理劃分，不僅可以有效的利用工作時間，也可以提高工作質量。另外，文秘要分析每種工作內容的價值，在處理工作時需要優先處理最重要的工作，同時也不能夾雜著私人情感，需要通過自身努力幫助企業發展。

3結語

提高辦公室文秘的綜合管理工作效率，需要企業負責人注重提高文秘的素質水平，不僅需要定期的對文秘進行培訓，也需要完善企業內部制度，從而推動企業發展。

參考文獻：

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