檔案信息化建設(shè)中對電子技術(shù)的運用分析

崔廣林

【摘? 要】近年來，電子檔案憑借著自身操作簡單、存儲空間小、能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享等優(yōu)點已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)中，從目前來看，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為社會的主流趨勢?；诖?，本文首先將分析電子技術(shù)對檔案信息化建設(shè)的意義，然后提出檔案信息化建設(shè)中對電子技術(shù)的運用策略。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化建設(shè);電子技術(shù);意義;運用策略

引言

在當(dāng)前信息化時代的背景下，檔案信息化建設(shè)與管理是檔案管理工作的主要發(fā)展方向，而在檔案信息化建設(shè)中，通過應(yīng)用電子技術(shù)能夠加快信息化進程，提高檔案信息化建設(shè)工作的效率等。因此，本文對檔案信息化建設(shè)中電子技術(shù)的運用的分析具有非常重要的意義。

1.電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的重要意義

1.1加快檔案信息化進程

從目前來看，雖然檔案信息化已經(jīng)成為檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，但是，我國的檔案信息化建設(shè)依舊處在起步階段，對于相關(guān)設(shè)備設(shè)施的引進和應(yīng)用，尚且存在很多的問題與不足之處，從而對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生了嚴重的阻礙作用。而通過運用電子技術(shù)，這些問題都能夠得到有效解決，檔案信息化建設(shè)的進程也隨之加快。具體來說，檔案信息化建設(shè)的核心就是技術(shù)，只有通過合理應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等先進技術(shù)，才可以實現(xiàn)檔案信息化，而這些技術(shù)都是電子技術(shù)的重要組成部分。所以，對于檔案信息化建設(shè)來說，電子技術(shù)是一種非常重要的技術(shù)，只要將這項技術(shù)合理應(yīng)用在檔案信息化建設(shè)和管理中，就能夠進一步加快檔案信息化建設(shè)的進程。

1.2提高檔案工作的效率

在檔案信息化建設(shè)過程中，對電子技術(shù)的運用主要依靠各種類型的電子設(shè)備和信息系統(tǒng)，這也就表明了檔案管理工作不需要再單純地依靠人工操作開展，不管是對檔案信息的錄入、存儲，還是對檔案資料的篩選與應(yīng)用，都能夠通過計算機和檔案管理信息系統(tǒng)完成，從而有效提高了檔案工作的效率。

1.3提高檔案信息的利用率

檔案管理工作并不單純包括整理和儲存檔案資料與檔案信息，最重要的是給檔案信息的使用提供有效支持。而電子檔案的產(chǎn)生，可以進一步提高檔案信息的利用率。具體表現(xiàn)在以下兩個方面：第一，電子檔案主要將網(wǎng)絡(luò)作為傳播媒體傳輸檔案信息，從而不但可以實現(xiàn)檔案資源的共享，而且可以突破傳統(tǒng)檔案工作在時空方面的約束，不同的人能夠在統(tǒng)一時間查找和使用同一份電子檔案，從而提高檔案的利用率。第二，電子檔案的主要存儲載體是光盤、硬盤等，體積相對較小，但是其中可以包含諸多信息，從而可以節(jié)省檔案的存儲空間，保證所有的檔案信息都可以得到有效應(yīng)用。

2.檔案信息化建設(shè)中對電子技術(shù)的運用策略

2.1增加電子技術(shù)研發(fā)投入

電子技術(shù)為檔案信息化建設(shè)提供了重要支持，但由于當(dāng)前電子技術(shù)仍存在很多不成熟之處，因此檔案工作對于電子技術(shù)的應(yīng)用也同樣存在著很多弊端，例如在檔案信息的安全上，雖然電子檔案在存儲期間能夠得到有效的保護，然而由于檔案信息的傳遞必須要依靠網(wǎng)絡(luò)，因此在檔案信息傳輸過程中，仍然存在著信息泄露的風(fēng)險，尤其是對于一些保密性較強的檔案資料來說，一旦被他人所獲取，其后果往往比較嚴重。因此，在檔案信息化的建設(shè)過程中，必須要對電子技術(shù)的相關(guān)科研工作給予足夠的重視，加大科研資金的投入，推動檔案信息安全防護等方面的電子技術(shù)能夠不斷進步，這樣才能夠為檔案信息化建設(shè)提供更為有利的技術(shù)支持。

2.2建立電子檔案管理制度

檔案管理作為國家檔案事業(yè)的重要組成部分，雖然在各方面均已制定了明確的管理制度，但隨著檔案信息化的不斷深入，電子技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日趨廣泛，檔案管理的工作內(nèi)容已經(jīng)發(fā)生了巨大改變，傳統(tǒng)檔案管理制度也已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作實際，因此，對于檔案管理制度進行創(chuàng)新，制定適用于電子檔案的檔案管理制度是非常必要的。例如在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案資料保管制度需要從檔案室的管理入手，對室內(nèi)采取防高溫、防水、防潮等相關(guān)措施，而在應(yīng)用電子技術(shù)后，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案取代，檔案室管理的相關(guān)制度措施自然也需要從檔案管理制度中刪除，并添加計算機管理、檔案管理系統(tǒng)操作規(guī)范等相關(guān)內(nèi)容。

2.3促進檔案資料信息共享

檔案管理工作的核心目的并非對檔案信息的存儲、整理，而是要為檔案信息的充分利用提供支持，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，由于紙質(zhì)檔案占用空間較大，無法復(fù)制多份，因此很難實現(xiàn)大范圍的檔案信息共享，極大地限制了檔案信息利用效率。而在電子檔案出現(xiàn)后，則使得檔案信息高效利用的實現(xiàn)成為了現(xiàn)實，只要用戶擁有訪問檔案信息系統(tǒng)的權(quán)限，就能夠隨時隨地的查詢檔案資料，獲取其中的檔案信息。為此，檔案信息化建設(shè)與管理必須要充分利用電子檔案的這一特點，在不影響部分檔案保密性的前提下，建立更多開放的檔案信息平臺，向社會共享各種檔案信息資料，從而使檔案信息得到更加廣泛的應(yīng)用。

2.4注重網(wǎng)絡(luò)資源開發(fā)利用

電子技術(shù)的應(yīng)用雖然擴大了檔案信息搜集范圍，使更多的網(wǎng)絡(luò)資源成為了電子檔案，但由于當(dāng)前電子檔案的管理尚未得到規(guī)范，因此各行業(yè)領(lǐng)域通常都不具備統(tǒng)一、權(quán)威的檔案信息平臺，各類電子檔案資源也都分別存儲于不同平臺內(nèi)，這就給用戶對檔案資源的查找與利用造成了很大的麻煩。因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，仍需要重視對網(wǎng)絡(luò)資源的開發(fā)利用，利用先進的電子信息技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)上的各種檔案資源進行整合，并進行集成化的電子檔案管理，為電子檔案的信息利用提供方便。

3.結(jié)束語

總而言之，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化管理已經(jīng)成為各行各業(yè)相關(guān)管理工作的主要發(fā)展方向。因此，檔案管理部門必須要加快檔案信息化建設(shè)，并在這個過程中合理有效地運用電子技術(shù)，以此來彌補傳統(tǒng)人工檔案管理模式的諸多不足之處，從而節(jié)省檔案管理的時間和空間，提高檔案工作的效率以及檔案信息的利用率，加快檔案信息化建設(shè)的進程。

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