淺談新時期辦公室行政事務管理

桑海寧

摘 要 新時期，辦公室行政事務管理工作顯得越來越重要。特別在當下辦公信息化、智能化、高效化的大背景下，辦公室人員如何更加高效地開展工作，是一個值得研究的大課題。本文筆者從新時期辦公室工作背景的變化談起，探討如何更加高效地完成辦公室職能使命，推動單位工作進一步做好做實。

關鍵詞 辦公室工作 行政事務 工作機制 載體

中圖分類號：F426文獻標識碼：A

對于一個單位來講，辦公室的職能非常關鍵。它既有承上啟下的一面，也有協調各方的一面。特別是當下快速信息化、智能化、高效化的今天，做好辦公室行政事務管理，對于單位正常業務開展顯得尤為重要。筆者認為，新時期做好辦公室行政事務管理，可以從進一步明確工作職責、創新工作思路、運用新的載體、建立新的工作制度等方面著手。

1進一步明確工作職責

辦公室行政事務管理所涉及的層面非常廣泛，它不僅局限于擬辦文件、召開會議、分配工作、推進工作等，還承擔著其他多層次、多方位的工作任務，但總體來說所追求的目標為科學、高效、暢通。它既需要圍繞中心、服務大局，還需要不斷提升工作新水平，促進各項工作的順利開展。因此，辦公室人員應進一步明確工作職責，對照工作職責開展行政事務管理。

當前，國家機關事業單位正大力推進責任清單制度，對于辦公室理順自己的職責責任、管理范疇等都是一個很好的契機。辦公室工作人員應把握住這一好的機會，立足單位實際，進一步理順工作職責，按照規定排定工作要點，這樣才能有章可依、有章可循，更好地開展工作。通常情況下，當前辦公室主要負責處理機關日常政務及綜合協調有關事項;負責對外協調和接待工作;負責文秘、督辦、會務、檔案、機要、保密、政務信息、目標管理及綜合服務工作;負責黨風廉政建設和工作作風建設等管理工作。

2進一步創新工作思路

辦公室的職責范圍中包含大量基礎性的工作，其外在的表現往往為繁瑣、雜亂，但實際上如果能夠創新工作思路，推進精細化行政管理，那么辦公室各項工作就能按部就班、科學高效。

在管理過程中，筆者結合自身實際工作經驗，在工作范圍內進行過工作方式的創新，即在“職責清單”中實行定人、定事兩種工作法。所謂定人，指的工作落實到人、責任落實到人，建立各自崗位服務目標。通過定人，單位內部能夠明確找到行政管理者，可以極大地提高辦事效率和溝通效率。所謂定事，指的單位內部相關工作的辦理流程需明確，既包括辦事流程、推進順序、責任落實等。如有關文件、政策的調研、起草、審核工作，需明確工作流程與責任落實，這樣才能更好把好文字關和政策關，從而更好完成工作任務。在定人、定事的過程中，其實也正是在走精細化管理之路，它強調以科學管理為基礎，實現行政管理管理的高效化和精細化，這樣可以有效降低行政管理成本，同時又能很大程度上優化行政管理質量。

3運用新的載體

當前，信息化、智能化突飛猛進，已經影響到我們生活、工作的方方面面。唯有與時俱進才能保證辦公室行政管理工作不落伍、不滯后。

智能時代，辦公室運用先進的信息技術，可以實現工作方法的多樣化，從而更好地提高工作效率。辦公室工作人員要不斷的學習新的知識，掌握新方法，應用新設備、新載體，創造出工作新效果、新途徑、新局面。另外，完成從管理模式向服務模式的轉變，單位要從細微處做起，將人文關懷落實到文職隊伍中，刺激他們的工作積極性。如，當前微信的普及，讓會議通知、工作安排、任務部署變得更加便捷和高效。在單位內部建立工作群，有工作任務時，可以先進行工作任務的微信部署，安排后讓成員進行回復。沒有回復的再進行單獨通知，這樣的辦公效率顯得更加高效。又如，當前學習強國平臺的使用，可以建立單位內部黨員學習群，在群里進行視頻、圖片、文字的共享，從而更好地進行學習，而且還能實現無紙化辦公、學習，符合當前環保、低碳的要求。

4建立新的工作制度

如今人們對辦公室的要求越來越高。辦公室工作人員可以借鑒企業汽車銷售4S店的模式，建構屬于機關事業單位的5S管理服務制度，從而更好地開展工作。以平常較為多見的5S工作制度為例，它是來自日文SEIRI（整理）、SEITON（整頓）、SEISO（清掃）、SEIKETSU（清潔）、SHITSUKE（修養）發音的第一個字母S，所以統稱為5S。通常情況下，5S活動主要適用于企業中，不僅能夠改善生產環境，還能提高生產效率、產品品質、員工士氣，是其他管理活動有效展開的基石之一。但，將5S引入機關事業單位同樣可以提高工作效率和管理服務質量。實行整理，是要排查工作的相關性，無用的東西搬走，將空間騰出來活用。實行整頓，是要有序放置物品，不浪費時間找東西。實行清掃、清潔，是要有效保持辦公環境，并形成制度化、規范化，維持其成果。實行素養，則是要培養良好的工作和生活習慣，嚴格遵守執行公司各項規章制度，按規定行事。這樣，引入5S的機關事業單位辦公室，實行5s管理就成了理順工作現場秩序和提高工作效率的重要管理手段。

總之，行政管理是黨和政府的一項重要工作，對于一個單位的辦公室而言，更是如此。特別是當下快速信息化、智能化、高效化的今天，從進一步明確工作職責、創新工作思路、運用新的載體、建立新的工作制度等方面著手，可以很好地提高辦公室工作效率、服務水平和管理效能。

參考文獻

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